Protected by Copyscape DMCA.com Protection Status DMCA.com Protection Status Prosedur Perkantoran - duniamanajemen.com Prosedur Perkantoran - DUNIA MANAJEMEN

Prosedur Perkantoran

A.    Definisi Prosedur Perkatoran
Sebelum kita mengetahui lebih dalam apa yang dimaksud prosedur perkantoran, maka patutlah kiranya kita mengetahui pengertian dari penggalan kata yang ada. Disini penulis mengutip dari buku Moekijat yang berjudul Administrasi perkantoran yang menyebutkan bahwa Prosedur adalah urutan langkah-langkah (pelaksanaan pekerjaan) dimana pekerjaan tersebut dilakukan, berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana melakukan, dan siapa yang melakukan, dengan demikian prosedur banyak disebut sebagai pedoman. 

Adapun perkantoran adalah berasal dari kata kantor yang mana dimana yang berarti sebagai setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tatausaha (pekerjaan kantor, pekerjaan tulis-menulis), dengan nama apapun juga tempat tersebut mungkin diberikan.

Adapun prosedur perkantoran adalah tata laksana, atau langkah-langkah pelaksanaan pekerjaan yang mana pekerjaan tersebut dilakukan dan hal tersebut berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya, dan siapa yang melakukannya atau juga bisa diartikan sebagai metode yang dibutuhkan dimasa yang akan datang untuk melakukan tata kerja dalam perkantoran yang mana hal tersebut berupa urutan aktivitas-aktivitas dan yang pada dasarnya dijadikan sebagai pedoman untuk bertindak yang mana hal tersebut di maksudkan untuk mencapai tujuan dari sebuah perkantoran.

Didalam buku Sedarmayanti yang berjudul Manajemen Perkantoran juga mendefinisikan tentang pengertian prosedur perkantoran, yang mana didefinisikan sebagai  rangkaian tata laksana perkantoran yang berkaitan satu sama lain sehingga menunjukkan adanya suatu urutan tahap demi setahap serta jalan yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian sesuatu bidang tugas.

Jadi bisa disimpulkan menurut analisis dari penulis bahwa prosedur perkantoran adalah sebuah pedoman tata laksana  setiap kegiatan perkantoran yang berjalan yang mengenai siapa pelaku aktivitas tersebut, apa, bagaimana serta dimana aktivitas tersebut dilakukan yang hal tersebut bertujuan untuk mencapai tujuan tertentu.

Namun, adapula literatur yang menyamakan pengertian prosedur dengan sistem. Adapun setelah penulis meninjau ulang lebih jauh tentang kedua suku kata tersebut maka penulis menemukan titik terang yang mana penulis bisa tarik kesimpulan bahwa prosedur itu berbeda dengan sistem.

Adapun kata sistem itu sendiri dalam buku Sistem Informasi Manajemen karangan Kumorotomo dan Margono yang mengutip dari Lucas mendefinisikan bahwa sistem adalah dapat diartikan sebagai suatu atau himpunan dari komponen, unsur, atau variable-variabel yang saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain, terorganisasi, dan terpadu. 

Haudar Nawawi juga mengutip dari pendapat beberapa tokoh seperti Gabriel A yang mana mengatakan bahwa sistem adalah:”suatu konsep ekologis yang menunjukkan adanya suatu organisme yang berinteraksi dengan suatu lingkungan yang mempengaruhinya dan yang dipengaruhinya”.

Sedangkan yang dikutip dari Schoderbek mengatakan bahwa: “seperangkat atribut-atributnya yang dihubungkan satu sama lainnya, dan dihubungkan dengan lingkungannya sedemikian rupa sehingga membentuk dengan lingkungannya sedemikian rupa sehingga membentuk satu keseluruhan”.

Didalam buku Sedarmayanti yang berjudul Manajemen Perkantoran mnyebutkan bahwa sistem adalah suatu rangkaian kegiatan tata laksana pekerjaan dan prosedur yang kemudian  membentuk suatu kebulatan pola tertentu dalam rangka melaksanakan sesuatu bidang pekerjaan.

Jadi bisa disimpulkan dari dua literatur diatas bisa disimpulkan bahwa sistem adalah  sesuatu yang terdiri dari unsur-unsur atau elemen-elemen atau bagian-bagian yang saling berhubungan atau ketergantungan, sehingga menjadi suatu keseluruhan atau kebulatan.

Bisa ditarik kesimpulan  bahwa sistem dan prosedur itu berbeda. Prosedur lebih kepada metode atau tata laksana yang akan ditempuh sedangkan sistem itu menjadi sebuah garis besar yang melingkupi prosedur. jadi segala yang berjalan atau prosedur yang berjalan dalam kegiatan perkantoran itu berupa sistem yang mana dalam rincian detailnya terdapat prosedur yang secara khusus menganai mengenai metode berjalannya kegiatan perkantoran.

prosedur perkantoran

B.    Sistem, Prinsip dan Prosedur Perkantoran 
1.    Sistem Perkantoran
Adapun pengertian dari sistem itu sendiri sudah di jelaskan dimuka. Adapun pentingnya sistem perkantoran adalah: 
  • Mengakibatkan pekerjaan kantor menjadi lebih lancar (artinya arus pekerjaan yang lebih baik)
  • Memberikan pengawasan yang lebih baik mengenai apa yang dilakukan dan bagaimana pekerjaan tersebut dilakukan.
  • Mengakibatkan penghematan dalam biaya tetap dan biaya tambahan.
  • Mengakibatkan ko-ordinasi yang lebih baik di antara bagian-bagian yang berlainan.
  • Membantu dalam latihan pegawai-pegawai baru.

Adapun teknik membuat dan memperbaiki sistem perkantoran adalah sebagai berikut:
  • Pelajari dan analisis secara terinci pekerjaan yang akan dilakukan (menggunakan bahan-bahan yang sesuai).
  • Tentukan bagian-bagian pekerjaan manakah yang penting dengan mengingat tujuan kantor.
  • Hapuskan pekerjaan-pekerjaan yang tidak perlu.
  • Pertimbangkan semua metode alternative untuk pekerjaan lainnya.
  • Pilihlah metode yang tebaik untuk tiap pekerjaan dengan memperhatikan pengawasan, biaya, dan penyusunan tenaga kerja.
  • Tentukan standard pekerjaan yang adil bagi tiap pekerjaan untuk tujuan pengawasan dan penyusunan tenaga kerja.
  • Hitung pegawai yang diperlukan dan usahakan mendapatkan urutan pekerjaan yang tepat untuk memberikan arus pekerjaan yang sebaik-baiknya.
  • Rencanakan tata-ruang kantor dengan memperhatikan arus pekerjaan.
  • Latih pegawai-pegawai dan pergunakan prosedur baru.
2.    Prinsip Perkantoran
Adapun  prinsip itu juga sering diartikan sebagai dasar berfikir atau bertindak dalam melakukan sesuatu atau juga bisa disederhankan menjadi pedoman untuk melakukan sesuatu pekerjaan, dan adapun disini ranah perkantoran maka tidak sah kiranya bila mana penulis tidak menyambungkan dua kata ini, maka pengertian dari prinsip perkantoran adalah asas atau landasan berfikir yang digunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha (Pedoman Perkantoran).

Adapun prinsip-prinsip dalam penyusunan prosedur perkantoran dan sistem perkantoran, agar ada kejelasan dalam penyusunannya maka menurut Sedarmayanti ada 5 yakni sebagai berikut:
  • Harus dinyatakan secara tertulis dan disusun secara sistematis, serta dituangkan dalam bentuk manual atau pedoman kerja pelaksanaannya.
  • Harus dikomunikasikan atau diinformasikan secara sistematis kepada semua petugas atau pihak yang bersangkutan atau yang berkepentingan.
  • Harus selaras dengan kebijaksanaan pimpinan yang berlaku dan dengan kebijaksanaan umum yang ditentukan pada tingkat yang lebih tinggi.
  • Harus dapat mendorong pelaksanaan kegiatan secara efisien serta menciptakanjaminan yang memadai bagi terjaganya sumber-sumber yang berada dibawah pengendalian organisasi.
  • Secara periodik harus ditinjau dan dievaluasi kembali serta bila perlu direvisi dan disesuaikan dengan keadaan.
Adapun prinsip-prinsip yang tedapat dalam buku Sedarmayanti juga terdapat beberapa prinsip yakni:
  • Sistem tata kerja, prosedur kerja, dan tata kerja harus disusun dengan memperhatikan segi-segi fasilitas, peralatan, tujuan, biaya, material, dan waktu yang tersedia serta segi luas, macam, dan sifat dari tugas atau pekerjaan.
  • Untuk mempersiapkan segala sesuatunya dengan tepat maka terlebih dahulu dipersiapkan segala sesuatunya dengan tepat maka terlebih dahulu  dipersiapkan penjelasan tentang tujuan pokok organisasi, skema organisasi betrikut klasifikasi jabatan dan analisis jabatannya, unsur-unsur kegiatan didalam organisasi dan lainnya.
  • Hendaknya ditentukan satu pokok bidang tugas yang akan di buat bagan prosedurnya.
  • Perlu didaftar secara rinci tentang pekerjaan yang harus dilakukan berikut lamanya waktu yang diperlukan  untuk melaksanakan bidang tugas termaksud.
  • Setiap tahap harus merupakan suatu kerja nyata dan perlu untuk pelaksanaan dan penyelesaian seluruh tugas atau pekerjaan yang dimaksud.
  • Perlu ditetapkan tentang kecakapan dan keteram[piloan tenaga kerja yang diperlukan untuk penyelesaian bidang tugas termaksud.
  • Tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja harus disusun secara tepat sehingga memiliki stabilitas dan fleksibilitas.
  • Penyusunan tata kerja, proedur kerja, dan sistem kerja, harus selalu disesuaikan dengan perkembangan.
  • Untuk pengambaran tentang penerapan suatu prosedur tertentu sebaiknya dipergunakan symbol dan skema atau bagan prosedur dengan setepat-tepatnya. Bagan semacam ini sering disebut skema arus kerja.
  • Untuk menjamin penerapan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja dengan setepat-tepatnya, maka perlu dipakai buku pedoman. 
Adapun  prinsip-prinsip perkantoran menurut Moekijat adalah:
  • Sistem perkantoran hendaknya sederhana, sehingga dapat mempermudah pengawasan.
  • Spesialisasi hendaknya dipergunakan sebaik-baiknya.
  • Pencegahan penulisan, gerakan atau kegiatan yang tidak perlu.
  • Berusaha mendapatkan arus pekerjaan yang sebaik-baiknya dan mencegah adanya rintangan-rintangan.
  • Mencegah kekembaran (duplikasi) pekerjaan (terutama formulir-formulir).
  • Hendaknya ada pengecualian yang seminimum-minimumnya terhadap peraturan.
  • Cegah pemeriksaan yang tidak baik.
  • Sistem hendaknya fleksibel dan dapat disesuaikan dengan kondisi yang berubah.
  • Pembagian tugas yang tepat.
  • Penggunaan mesin kantor yang sebaik-baiknya.
  • Gunakan urutan pelaksanaan yang sebaik-baiknya.
  • Tiap pekerjaan yang diselesaikan harus memajukan pekerjaan dengan memperhatikan tujuan.
  • Pekerjaan yang diselesaikan sampai yang seminimum-minimumnya.
  • Penggunaan sebaik-baiknya prinsip pengecualian.  
3.    Prosedur Perkantoran
Seperti yang sudah dijelaskan diatas mengenai pengertian prosedur perkantoran maka penulis tidak lagi menjelaskan apa itu pengertian prosedur perkantoran. Adapun pedoman prosedur perkantoran yang biasanya berupa sebuah buku kecil (biasanya lembaran lepas) yang memuat:
a)    Garis besar organisasi (tugas-tugas tiap jabatan tanpa nama)
b)    Sistem atau metode yang berhubungan dengan pekerjaan.
c)    Formulir-formulir yang dipergunakan dan bagaimana menggunaknnya.
d)    Tanggal dikeluarkannya dan dibawah otoritas siapa buku pedoman tersebut diterbitkan.
e)    Intruksi tentang bagaimana menggunakan buku pedoman tersebut.

Adapun keuntungan pedoman prosedur adalah:
a)    Menulis prosedur mengakibatkan penelitian kembali sistem-sistem.
b)    Sebagai buku pedoman kantor untuk  dapat membantu pembagian pekerjaan secara adil.
c)    Buku pedoman kantor meringankan (membantu. Mempermudah).
d)    Buku pedoman kantor membantu dalam latihan pegawai.

Adapun kerugian pedoman prosedur adalah:
a)    Prosedur-prosedur tidak lebih baik ketimbang cara prosedur-prosedur tersebut ditulis (dicatat).
b)    Isi pekerjaan jabatan tidak selalu tetap (statis).
c)    Menyiapkan suatu buku pedoman memakan waktu yang lama dan sering menjadi tidak berlaku lagi (out of date).
d)    Buku pedoman kantor dapat mematikan inisiatif pegawai.
e)    Banyak kantor berjalan lancer tanpa adanya buku prosedur tertulis.

Didalam buku Manning dan Hadsdock yang berjudul Manajemen Kantor. Terdapat pedoman dan prosedur yang efektif yang mana hal tersebut digunakan untuk mendukung organisasi. Antara lain adalah:
a)    Bersifat realistis dan mudah dimengerti
b)    Bisa dikembangkan dengan masukan karyawan
c)    Harus fleksibel terhadap revisi ketika alasan bisnis membutuhkan perubahan.

Adapun beberapa contoh-contoh pedoman standard kantor meliputi:
a)    Papan pengumuman bulletin wajib (peraturan pemerintah pusat pemerintah daerah)
b)    Laporan belanja kantor dan aturan kepatuhan.
c)    Aturan berpakaian.
d)    Kehadiran.
e)    Pencegahan pelecehan seksual.

Sumber Rujukan:
  • Hidar Nawawi, Ilmu Administrasi .Jakarta:Ghalia Indonesia,1994.
  • Manning, Marilyn dan Patricia Haddock. Manajemen Kantor,Jakarta:Indeks,2010.
  • Moekijat. Administrasi Perkantoran. Bandung:Mandar Maju,1975
  • Sedarmayanti, Manajemen Perkantoran. Bandung:Mandar Maju,2001.
  • Wahyudi Kumorotomo dan Subando Agus Margono. Sistem Informasi Manajemen Jogjakarta:Gadjah Mada University Press,1998.

0 Response to "Prosedur Perkantoran"

Post a Comment

Iklan Atas Artikel

Iklan Tengah Artikel 1

Iklan Tengah Artikel 2

Iklan Bawah Artikel