Protected by Copyscape DMCA.com Protection Status DMCA.com Protection Status Perencanaan Perkantoran - duniamanajemen.com Perencanaan Perkantoran - DUNIA MANAJEMEN

Perencanaan Perkantoran

A.    Pengertian Perencanaan
Masing masing orang memberikan pemahaman yang berbeda sesuai dengai bidang yang mereka kaji dan diamati dalam perencanaan. Namun, dalam konteks ini perencanaa diartikan sebagai suatu proses menetapkan tujuan dan saasaran, menetukan pilihan-pilihan tindakan yang akan dilakukan yang mengkaji cara-cara terbaik untuk mecapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya . Dengan demikian, perencanaan mengandung beberapa arti antara lain:
  1. Proses: yaitu suatu konsep dasar yang menjelaskan bahwa kegiatan  yang dilakukan akan berjalan sesuai dengan tahap-tahap yang ditentukan. Dalam hal ini kegiatan dilakukan  menurut proses yang berlaku.
  2. Penetapan tujuan dan sasaran: yaitu kegiatan merencanakan ke arah ma na organisasi dapat menetapkan tujuannya secara khusus ataupun umum, tujuan jangka panjang maupun tujuan jangka pendek.
  3. Pemilihan tindakan: yaitu organisasi harusmengoptimalkan pada beberapa tindakan yang efektif ketimbang harus menggunakan semua tindakan yang kadang kala tidak efektif.
  4. Mengkaji cara terbaik: walaupun pilihan tindakan itu sudah dianggap baik namun bisa saja tetap tidak efektif kalau dilakukan dengan cara kurang baik. Sebaliknya, sesuatu yang baik apabiladilakukan dengan cara yang baik pula maka akan menghasilkan suatu yang efektif
  5. Tujuan: hal ini menyangkut hasil akhir atau sasaran khusus yang di inginkan oleh organisasi. Keinginan itu bisa dinyatakan dalam suatu standar-standar yang berlaku baik kualitatif maupun kuantitatif. 

Perencanaan dapat di artikan seluas-luasnya, adalah suatu peroses mempersiapkan secara sistematis kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang telah ditentukan sebelumnya. Oleh sebab itu pada hakikatnya perencanaan hendaknya selalu ada dalam setiap kegiatan usaha manusia.

Aktivitas-aktivitas pengumpulan data dan informasi beserta pemikiran untuk menentukan apa yang hendak dicapai, apa saja yang harus di jalankan, bagaimana urutannya, fasilitas-fasiitas apa yang diperlukan, mengapa harus dicapai atau dijalankan, bila mana waktunya dan atau masanya, oleh siapa harus dijalankan dan terakhir ditentukan bagaimana cara menjalankannya.


perencanaan perkantoran

Perencanaan kerja adalah kegiatan menggambarkan dimuka tentang pekerjaan yang harus dilaksanakan, berikut cara pelaksanaan kerjanya. Unsur-unsur pelaksanaan kerja adalah: pemikiran rasional, fakta, atau perkiraan yang mendekati (estimate), sebagai persiapan (preparasi), perencanaan hendaknya dibuat secara:
1.    Masuk akal
2.    Sederhana
3.    Jelas
4.    Mencakup kegiatan yang menyeluruh
5.    Terus menerus



Perencanaan dapat di artikan sebagai suatu proses untuk menentukan tujuan serta sasaran yang ingin di capai dan mengambil langkah-langkah strategis guna mencapai tujuan tersebut. Melalui perencanaan seorang manajer akan dapat mengetahui apa saja yang harus dilakukan dan bagaimana cara melakukannya. Menentukan tingkat penjualan pda priode yang akan datang, berapa tingkat kebutuhan tenaga kerja, berapa modal yang dibutuhkan dan bagaimana cara memperolehnya, seberapa tingkat persediaan yang harus ada digudang serta keputusan apakah oerlu dilakukan suatu ekspansi merupakan bagian dari kegiatan perencanaan.

B.    Proses perencanaan
Seringkali terjadi kesalah pahaman bahwa perencanaan seakan-akan berarti kegiatan menyusun rencana saja. Padahal perencanaan sebenarnya adalah suatu proses kegiatan yang terus menerus dan menyeluruh mulai dari penyusunan suatu rencana, evaluasi pelaksanaan dan hasil yang dicapai dari tujuan yang sudah di tetapkan. Secara umum tahap-tahap proses perencanaan dapat di kemukakan sebagai berikut:
1.    Menyusun Rencana
Langkah-langkah menyusun rencana:   
  • Meninjau keadaan
  • Memperkirakan keadaan waktu yang akan dilalui atau sering juga disebut forcasting.
  • Mengidentifikasi kebijaksanaan atau usaha-usaha yang perlu dilakukan bagi rencana. Dalam mana suatu kebijaksanaan mungkin perlu di dukung oleh program-program tertentu atau dihindari (seperti kebijaksanaan perijinan, larangan, kewajiban dan sebagainya).
  • Menyusun pengesahan rencana. Pengesahan rencana adalah merupakan suatu kegiatan penutupan dari rangkaian perumusan perencanaan dan sering kali disertai dengan suatu flowcharts, operations, network, planning dan sebagainya.
2.    Menyusun Program Rencana
Dalam menyusun suatu program rencana, dilakukan penjabaran dari rincian kegiatan, jumlah pembiayaan dan penentuan bagian atau sub bagian yang akan di ikut sertakan menurut urutan skala perioritas sesuai dengan apa yang telah derencanakan.

3.    Pelaksanaan rencana
Dalam pelaksanaan rencana, dilakukan kegiatan-kegiatan operasi yang sepadan dengan apa yang telah direncanakan dan diprogramkan. Selagi berlangsungnya pelaksanaan, sekaligus dilakukan pula penilaian, penyempurnaan dan pemeliharaan.

4.    Evaluasi Terhadap Proses perencanaan
Tujuan dari pengawasan adalah:
  • Mengusahakan supaya pelaksanaan rencana berjalan sesuai dengan apa yang telah direncanakan semula.
  • Untuk melihat adanya deviasi dalam pelaksanaan. Jika ada deviasi segera dapat diadakan tindakan-tindakan korektif. Sebelum mengadakan tindakan korektif perlu terlabih dahulu diketahui seberapa jauh deviasi itu telah terjadi dan apa penyebabnya, kemudian baru dikembalikan pada kedudukan sebenarnya.
C.    Jenis perencanaan
Berikut ini ada beberapa macam jenis perencanaan yang ditinjau dari beberapa sisi, yaitu:

a.    Jenis perencanaan  menurut prosesnya:
  • Policy planing, suatu  rencana yang memuat kebijakan kebijakan saja, tentang garis besar atau pokok dan bersifat umum. Mengenai apa dan bagaimana melaksanakan kebijakan itu tidak dirumuskan.
  • Program planing, merupakan perincian dan penjelasan dari policy planing, dalam  perencanaan  ini biasanya memuat hal-hal berikut: a.ikhtisar tugas-tugas yang harus dikerjakan. b. Sumber-sumber dan bahan-bahan yang dapat digunakan. c. Biaya, personalia, situasi dan kondisi pekerjaan. d. Prosedur kerja yang harus dipatuhi. e. Struktur organisasi yang harus dipenuhi.
  • Operational planing (perencanaan kerja) yakni suatu perencanaan yang memuat hal hal yang bersifat teknissperti cara-cara pelaksanaan tugas agar berhasil mencapai tujuan yang lebih tinggi.
b.    Jenis  perencanaan menurut jangka waktunya:
  • Long range planing, yaitu perencanaan jangka panjang yang dalam pelaksanaannya membutuhkan waktu lebih dari tiga tahun.
  • Intermidiate planning, yaitu perencanaan jangka menengah yang waktu pelaksanaannya membutuhkan waktu antara 1 sampai 3 tahun.
  • Short range planning, yaitu perencanaan jangka pendek yang pelaksanaannya membutuhkan waktu kurang dari satu tahun.
c.    Jenis perencanaan menurut wilayah pelaksanaannya:
  • National planning, yakni rencana yang diperuntukkan bagi seluruh wilayah negara.
  • Regional planning, yakni rencana untuk suatu daerah.
  • Local planning, yakni rencana untuk suatu daerah yang sangat terbatas.

d.    Jenis perencanaan menurut penggunaannya:
  • Single use planning, yaitu suatu perencanaan hanya untuk sekali pakai saja.
  • Repeats planning, yaitu perencanaan yang dipakai secara berulang-ulang, walaupun sudah dilaksanakan berkali-kali.
D.    Fungsi perencanaan
Sejalan dengan apa yang telah dikemukakan diatas, maka perlu diketahui fungsi-fungsi planning itu sendiri, yaitu:
  1. Menentukan titik tolak dan tujuan usaha.
  2. Memberikan pedoman, pegangan dan arah suatu perusahaan harus mengadakan perencanaan apabila hendak mencapai suatu tunjuan.
  3. Mencegah pemborosan waktu, tenaga dan material.
  4. Memudahkan pengawasan.
  5. Kemampuan evaluasi yang teratur. Dengan adanya planning ,kita dapat mengetahui apakah usaha yang kita lakukansudah sesuaai dengan tujuan yang ingin kita capai sehingga tidak terjadi under planning dan over planning.
  6. Sebagai  alat koordinasi.
Sumber Rujukan:
  • Amirullah, Pengantar Manajemen, Yogyakarta; Graha Ilmu, 2004.
  • Atmo sudirjo prayudi, Dasar-Dasar Administrasi Manajemendan Office Management, Jakarta:ghalia indonesia, 1987.
  • Drucker peter F, Pengantar Manajemen, Jakarta; jaya pirusa, 1982.
  • Gibson Donelly ivancevich, Manajamen Edisi Kesembilan, Jakarta:Airlangga, 1997.
  • Moekiyat, administrasi kantor, Bandung:Alumni, 1985.
  • Sedarmayanti,Manajemen Perkantoran, Bandung: mandar maju, 2001.

0 Response to "Perencanaan Perkantoran"

Post a Comment

Iklan Atas Artikel

Iklan Tengah Artikel 1

Iklan Tengah Artikel 2

Iklan Bawah Artikel