Protected by Copyscape DMCA.com Protection Status DMCA.com Protection Status Organisasi Perkantoran - duniamanajemen.com Organisasi Perkantoran - DUNIA MANAJEMEN

Organisasi Perkantoran

A.    Pengertian Organisasi
Pengertian organisasi dapat dilihat dari beberapa pendapat para ahli. Menurut Cheser I. Barnard, sebagaimana dikutip oleh Sutarto,  mengemukakan bahwa organisasi adalah suatu sistem tentang aktivitas-aktivitas kerja sama dari dua orang atau lebih sesuatu yang tak berujud dan tak bersifat pribadi, sebagian besar mengenai hal-hal hubungan.

Menurut William G. Scott, organisasi adalah suatu sistem mengenai aktivitas-aktivitas yang dikoordinasikan dari sekelompok orang yang bekerja sama ke arah suatu tujuan bersama dibawah wewenang dan kepemimpinan.  Michael J. Jucius, mengemukakan bahwa istilah organisasi dipakai untuk menunjukkan pada suatu kelompok orang yang bekerja dalam hubungan yang saling bergantung ke arah tujuan atau tujuan-tujuan bersama.

Dari beberapa pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa organisasi adalah suatu wadah atau sistem yang terdiri dari sekelompok orang yang saling bekerja sama dan sama kerja untuk mencapai tujuan bersama. Dari definisi mengenai organisasi diatas, dapat ditemukan adanya tiga faktor yang saling mempengaruhi, yaitu orang-orang atau sumber daya manusia, kerja sama, serta tujuan. Ketiga faktor tersebut tidak dapat dipisahkan. Itu mengapa organisasi dikatakan sebuah sistem karena faktor tersebut memang saling berkaitan dan tidak dapat berdiri sendiri.

Sedangkan pengertian organisasi perkantoran adalah suatu proses yang menjadi tempat orang-orang berinteraksi untuk mencapai tujuan kantor. Organisasi perkantoran merupakan sebuah rangka dasar yang menjadi tempat orang-orang melangsungkan kegiatannya perkantoran baik itu berupa menyimpan, mengelola, menyajikan informasi serta menjaga aktiva. Organisasi perkantoran mencakup susunan staf dan alokasi tugas dan tanggung jawab dalam mengolah data, memasok informasi untuk pembuatan keputusan, dan merawat aktiva.

Jadi, organisasi perkantoran adalah suatu wadah atau sistem yang terdiri dari beberapa orang yang saling bekerja sama untuk mencapai tujuan yang berkaitan dengan kantor. 

organisasi perkantoran


B.    Ciri-ciri Organisasi Perkantoran
Ada beberapa hal yang menjadi ciri-ciri organisasi yang baik, adalah sebagai berikut:
1.    Terdapat tujuan yang jelas
Tanpa adanya tujuan yang jelas, maka pelaksanaan tugas tidak mempunyai arah. Timbulnya organisasi karena ada tujuan. Dengan adanya tujuan inilah organisasi akan berjalan secara efektif dan berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Tujuan akan menentukan hasil yang maksimal.

2.    Tujuan organisasi difahami oleh seluruh anggota
Apabila anggota organisasi tidak tahu atau tidak paham terhadap tujuan organisasi, maka partisipasi anggota akan sulit diperoleh. Tujuan yang direncanakan harus diketahui oleh seluruh anggota, agar para anggota dapat terkoordinasi dan dapat melaksanakan tugas dengan baik sesuai dengan fungssi yang telah ditetapkan.

3.    Tujuan organisasi harus dapat diterima oleh organisasi
Apabila tujuan organisasi tidak atau kurang dapat diterima oleh anggota organsasi maka rasa keterikatan anggota organisasi akan hilang, sehingga akibatnya anggota akan sulit digerakkan. Dalam menentukan tujuan organisasi, manajer harus melakukan koordinasi dengan para bawahan dan tidak bersifat otoriter dalam setiap pengambilan keputusan. Hal ini akan berpengaruh pada komunikasi yang terjadi antara atasan dengan bawahan yang akan menentukan keberhasilan tujuan organisasi.

4.     Pembagian tugas yang baik dan benar sesuai kemampuan agar tidak frustasi.
Dalam setiap organisasi, terdapat struktur yang berfungsi untuk melakukan pengorganisasian. Pembagian tugas, wewenang, maupun tanggung jawab harus dilakukan secara seimbang agar tidak terjadi tumpang tindih. Pembagian tugas ini harus disesuaikan dengan fungsi masing-masing berdasarkan struktur yang ada.

5.    Struktur organisasi disederhanakan sesuai dengan beban tugas yang ada.
Struktur organisasi yang dibentuk disesuaikan dengan besar kecilnya organisasi. Semakin besar ruang lingkup organisasi maka akan semakin kompleks pula pembagian tugas yang akan di organizing. Sebaliknya semakin kecil ruang lingkup organisasi, maka semakin kecil pula susunan organisasinya.

Dari beberapa pendapat diatas, dapat disimpulkan bahwa karakteristik atau cirri-ciri organisasi, sebagaimana mengutip dari Amirullah dan Budiyono, setidaknya ada empat karakteristik atau ciri-ciri organisasi. 

Pertama, bahwa masing-masing organisasi memiliki tujuan-tujuan tertentu. Cerminan dari tujuan organisasi biasanya tergambar pada sasaran-sasaran, baik jangka pendek maupun jangka panjang. Secara umum tujuan organisasi mencakup tiga bidang utama. Pertama, mencapai tingkat keuntungan (profitability); kedua, mengejar pertumbuhan (growth); ketiga bertahan hidup (survive).

Kedua, masing-masing organisasi memiliki orang-orang. Seseorang yang berusaha mencapai tujuannya sendiri bukanlah dikatakan berorganisasi. Karena hakikat organisasi adalah saling bekerja sama dalam mencapai tujuan.

Ketiga, organisasi perlu mengembangkan suatu struktur agar anggota dapat melaksanakan pekerjaannya dengan mudah. Struktur mencerminkan rantai komando dan perintah kepada siapa melapor dan kepadda siapa tugas itu diberikan.

Keempat, organisasi memiliki sistem dan prosedur. Karakteristik  ini menggambarkan bahwa sebuah organisasi di atur berdasarkan aturan-aturan yang ditetapkan bersama dan harus dijalankan dengan penuh komitmen. Sistem dan prosedur dalam organisasi tercermin dari ketetapan tentang cara kerja, system rekrut, dan bentuk laporan (birokrasi).

C.    Prinsip-prinsip Organisasi Perkantoran
Menurut Louis A. Allen, asas atau prinsip organisasi meliputi :1) Tujuan, 2) pembagian fungsi, 3) tanggung jawab wewenang, 4) pelimpahan, 5) pengawasan, 6) kontrol.  Menurut Moekijat, Prinsip organisasi perkantoran yang baik adalah, sebagai berikut:
1.    Harus ada garis otoritas yang jelas dari bagian puncak sampai bagian terbawah.
2.    Otoritas harus dihubungkan dengan tanggung jawab.
3.    Jenjang pengawasan harus tepat.
4.    Pengawasan pusat dengan desentralisasi yang maksimum.
5.    Jangan ada terlalu banyak tingkatan manajemen.
6.    Menjamin adanya garis komunikasi yang baik, baik secara mendatar maupun vertikal.
7.    Otoritas dan tanggung jawab harus dirumuskan.
8.    Menggunakan prinsip spesialisasi dengan sebaik-baiknya.

Sedangkan menurut J.J Neuner dan L.B. Keeling dalam bukunya Modern Office Management, sebagaimana dikutip oleh Hendi Haryadi, prinsip-prinsip perkantoran adalah sebagai berikut:
1.    Prinsip tujuan
Tujuan organisasi perkantoran atau kelompok fungsi dalam organisasi perkantoran harus dirumuskan dan dimengerti oleh setiap pegawai itu sendiri. Tujuan yang dimengerti akan berubah menjadi motivasi untuk mencapainya.

2.    Prinsip kesatuan fungsi
Setiap organisasi perkantoran terdiri dari sejumlah fungsi yang harus bekerja sama untuk mencapai tujuan utama organisasi. Organisasi perkantoran merupakan sebuah sistem yang terdiri dari sejumlah fungsi yang saling berhubungan dan saling mempengaruhi dalam mencapai tujuan.

3.    Prinsip hubungan individual
Organisasi yang efektif terbentuk oleh pribadi-pribadi yang harus melaksanakan pekerjaan. Walaupun organisasi perkantoran merupakan sebuah sistem, orang peroranglah yang menyelesaikan pekerjaan masing-masing.

4.    Prinsip kesederhanaan
Organisasi perkantoran yang efektif bekerja berdasarkan kesederhanaan dan interaksi yang jelas. Kesederhanaan memudahkan para pelaksana untuk memahaminya dan interelasi yang jelas akan mengurangi keraguan.

5.    Prinsip wewenang sepadan dengan tanggung jawab
Setiap individu dalam ruang lingkup perkantoran harus diberikan wewenang yang sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya masing-masing, sehingga dapat bertanggung jawab atas pelaksanaan tersebut.

6.    Prinsip laporan kepada atasan tunggal
Agar setiap laporan itu jelas tujuannya kepada siapa, tiap petugas diberi tugas dan tanggung jawab untuk menyampaikan laporannya kepada satu atasan saja.

7.     Prinsip kepengawasan dan kepemimpinan
Kepemimpinan dan pengwasan yang efektif harus ditegakkan, sehingga tujuan organisasi perkantoran dapat tercapai. Pengawasan yang efektif akan mencegah perubahan arah dalam mencapai tujuan. Sementara itu, pengawasan yang efektif pun merupakan proses belajar bagi organisasi pada waktu yang akan datang.

8.    Prinsip jangkauan pengawasan
Agar pengawasan dalam perkantoran efektif, jangkauan pengawasan yang dibawah pengawasan langsung oleh manajer kantor atau seorang pengawas alangkah baiknya untuk dibatasi. Semakin jauh pengawasan manajer kantor, maka semakin besar kemungkinan menurunnya pertambahan kemampuan pengawasan.

Dari beberapa pendapat di atas, penulis dapat menyimpulkan bahwa prinsip-prinsip organisasi perkantoran adalah sebagai berikut:
1.    Rumusan tujuan yang jelas
Tujuan adalah kebutuhan manusia baik jasmani maupun rohani yang di usahakan untuk dicapai dengan kerja sama sekelompok orang.  Pada dasarnya, organisasi didirikan untuk mencapai hasil tertentu. Dalam suatu organisasi, perumusan tujuan yang jelas merupakan hal yang urgen. Hal ini akan memudahkan untuk dijadikan pedoman dalam menetapkan arah organisasi, menentukan macam pekerjaan yang akan dilakukan, dan kebutuhan yang diperlukan. Tujuan yang jelas harus diketahui dan diyakini oleh seluruh pihak organisasi kantor dari tingkat kedudukan tertinggi (manajer) sampai tingkat kedudukaan terendah (staf).

Adanya tujuan yang efekktif akan menambah semangat kerja semua anggota organisasi perkantoran untuk bekerja ke arah tujuan yang sama.  Tujuan yang efektif juga dapat menjadi tolak ukur, membandingkan dan menilai pelaksanaan atau pekerjaan anggota organisasi perkantoran.

2.    Pembagian otoritas dan tanggung jawab yang jelas 
Pembagian kerja atau otoritas adalah rincian serta pengelompokkan aktivitas-aktivitas yang semacam atau erat hubungannnya satu sama lain untuk dilakukan oleh satuan organisasi tertentu. Misalnya Biro keuangan, Biro Humas, Biro Kepegawaian, dan lain-lain. Ada beberapa alasan pentingnya pembagian kerja (otoritas) menurut Luther Gullick:
  • Karena orang berbeda pembawaan, kemampuan serta kecakapan dan mencapai ketangkasan yang besar dengan spesialisasi.
  • Karena orang yang sama tidak dapat berada di dua tempat pada saat yang sama.
  • Karena seorang tidak dapat mengerjakan dua hal pada saat yang sama.
  • Karena bidang pengetahuan dan keahlian begitu luas sehingga seseorang dalam rentang hidupnya tidak mungkin dapat mengetahui lebih banyak dari pada sebagian sangat kecil dari padanya.
Seorang manajer, harus membagi pekerjaan-pekerjaan sesuai dengan bidang masing-masing sehingga dapat mengembangkan sebuah kelompok yang efektif dan terkoordinasi. Pembagian pekerjaan ini disebut juga dengan istilah ”departemenisasi”.

Departemenisasi merupakan sebuah aktivitas untuk menyusun satuan-satuan organisasi yang akan diserahi bidang kerja tertentu atau fungsi-fungsi tertentu. Adanya departemenisasi ini akan memudahkan garis otoritas dan tanggung jawab anggota organisasi. Hal ini juga akan berpengaruh pada tingkat produktivitas kerja para anggota. Manajer mengorganisasi dengan jalan membagi pekerjaan dalam tingkat-tingkat (levels) dan fungsi-fungsi (fungtions) dan kemudian mempekerjaan orang serta sumber-sumber daya pada pekerjaan yang ada.

Jadi dapat disimpulkan bahwa seorang manajer harus mengetahui tingkat kemampuan para anggota organisasi sehingga hal ini akan memudahkan pembagian kerja, maupun tanggung jawab terhadap para pegawai. Pembagian kerja harus disesuaikan dengan kemapuan, sifat, dan fungsi dari pekerjaan itu sendiri. Pembagian kerja dari masing-masing unit harus jelas agar tidak terjadi tumpang tindih aktivitas yang dapat menghambat tujuan organisasi kantor.

3.    Delegasi (pelimpahan) wewenang
Wewenang adalah hak seorang pejabat untuk mengambil tindakan yang diperlukan agar tugas serta tanggung jawabnya dapat dilaksanakan dengan baik. Pelimpahan sama dengan penyerahan. Jadi, pelimpahan wewenang berarti penyerahan sebagian hak untuk mengambil tindakan yang diperlukan agar tugas dan tanggung jawabnya dapat dilaksanakan dengan baik dari pejabat yang satu kepada pejabat yang lain. 

Pelimpahan wewenang ini dapat dilakukan dengan dua cara, yakni secara vertikal dan horizontal. Pelimpahan wewenang vertikal  yaitu dari pejabat yang berkedudukan lebih tinggi kepada pejabat yang berkedudukan lebih rendah. Contoh dari Menteri Kepada Direktur Jenderal, dari Bupati kepada Camat, dari Rektor kepada Dekan, dan lain-lain. Sedangkan Pelimpahan wewenang horizontal adalah pelimpahan yang dilakukan antara pejabat yang berkedudukan sama atau sederajat. Misalnya dari Menteri kepada Menteri, dari Kepala Biro kepada Kepala Biro, dari Lurah kepada Lurah, dan lain-lain.

Setiap pejabat atau anggota organisasi kantor yang diserahi tugas mempunyai tanggung jawab agar tugasnya itu dapat dilaksanakan dengan baik. Tanggung jawab adalah keharusan bagi seseorang untuk melaksanakan segala sesuatu yang telah dibebankan kepadanya.

4.    Pengawasan 
Pengawasan merupakan prinsip yang harus dimiliki setiap organisasi. Hal ini akan menjadi bahan evaluasi bagi para manajer kantor dalam menilai kinerja para anggotanya. Sehingga dengan adanya pengawasan dari manajer terhadap  bawahan, akan menambah motivasi kepada para anggota organisasi. Penggambaran tingkat pengawasan yang timbul antar atasan dengan sub (unit) bawahannya harus lah terlihat dalam struktur organisasi tersebut.

Sumber Rujukan:

  • Amirullah & Haris Budiyono.  Pengantar Manajemen. Yogyakarta: Graha Ilmu, 2004
  • Haryadi, Hendi.  Administrasi Perkantoran Untuk Manajer Dan Staf.  Jakarta: Visimedia, 2009
  • Moekijat. Administrasi Perkantoran. Bandung: Mandar Maju, 1989
  • Rivai, Veithzal & Deddy Mulyadi, Kepemimpinan dan Perilaku Organisasi.   Jakarta: Rajawali Press, 2012
  • Sedarmayanti. Manajemen Perkantoran. Bandung: Mandar Maju, 2001
  • Sutarto, Dasar-dasar Organisasi. Yogyakarta: Gajah Mada University, 1995
  • Trisnawati, Ernie & Kurniawan Saefullah. Pengantar Manajemen. Jakarta: Prenada Media, 2005
  • Winardi, J. Manajemen Perilaku Organisasi. Jakarta: Prenada Media, 2004

0 Response to "Organisasi Perkantoran"

Post a Comment

Iklan Atas Artikel

Iklan Tengah Artikel 1

Iklan Tengah Artikel 2

Iklan Bawah Artikel