Protected by Copyscape DMCA.com Protection Status DMCA.com Protection Status Korespondensi dan Penataan Arsip Pada Perkantoran - duniamanajemen.com Korespondensi dan Penataan Arsip Pada Perkantoran - DUNIA MANAJEMEN

Korespondensi dan Penataan Arsip Pada Perkantoran

A.    Korespondensi dan Penataan Arsip
Korespondensi sering disebut sebagai kegiatan surat menyurat. Jadi, apabila seseorang menulis surat kepada orang lain dan yang menerima kemudian membalas atas surat yang diterimanya, maka kegiatan tersebut di namakan surat menyurat atau korespondensi (saling menulis surat).


Komunikasi yang di lakukan dengan menggunakan media surat sampai saat ini masih relevan dan lebih efektif dan ekonomis meskipun media yang lain dapat di gunakan misalnya hp, internet, telephone, email, dan sebagainya.

Dalam suatu organisasi atau lembaga atau instansi korespondensi dapat di lakukan baik intern maupun ekstern. Artinya dalam suatu lembaga antar bagian atau departemen dapat menggunakan media komunikasi dengan cara saling menulis surat. Demikian pula antar organisasi atau lembaga atau instansi dapat berkomunikasi dengan surat menyurat.

Dalam rangka mencapai tujuan organisasi, perusahaan, pendidikan atau lainnya, maka kerjasama baik ke dalam maupun ke luar sangat penting. agar kerjasama tersebut dapat dilaksanakan dengan baik perlu adanya komuniksi, dan salah satu cara berkomunikasi yang dipergunakan di dalam organisasi, lembaga, perusahaan ataupun perkantoran yaitu dengan cara tertulis, seperti surat.

Adapun penataan di dalam KBBI berarti suatu cara, perbuatan menata, pengaturan dan penyusunan. Sedangakan arsip bahasa Indonesia merupakan warkat, catatan tertulis berupa keterangan-keterangan atau juga berupa gambar mengenai suatu subjek atau pokok persoalan ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan.

Selain pengertian yang telah disebutkan di atas, arsip dapat diartikan pula sebagai kegiatan pencatatan, penyimpanan dan pemeliharaan surat-surat yang menyangkut soal-soal pemerintah ataupun non pemerintah seperti kantor dan lainnya dengan menerapkan kebijakan dan sistem tertentu yang dapat dipertanggung jawabkan.

Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa penataan arsip merupakan suatu kegiatan menyusun ataupun mengatur dalam perihal penyimpanan surat-surat penting lembaga, organisasi ataupun kantor dan lainnya. Sehingga jika suatu saat surat tersebut dibutuhkan dapat dengan mudah ditemukan.
Atas pengertian di atas, maka yang termasuk ke dalam pengertian arsip itu misalnya: surat-surat, kwitansi, faktur, pembukuan, daftar gaji, daftar harga, kartu penduduk, bagan organisasi, foto-foto dan lain sebagainya.

Korespondensi dan Penataan Arsip Pada Perkantoran


•    Tata cara mengarsip surat (filing)
Filing adalah proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan secara sistematis, sehingga bahan-bahan tersebut dengan mudah dan tepat dapat ditemukan kembali setiap kali diperlukan. Filing dapat dianggap sebagai ingatan dari suatu organisasi, karena orang tidak mungkin bisa mengingat semua kejadian, maka dari itu filing merupakan bagian yang sangat penting dan oleh karenanya filing harus disusun dengan sempurna di dalam suatu organisasi.
a.    Sistem filing
Ada 5 dasar pokok sistem bagi penyelenggaraan filing yang dapat dipergunakan yaitu:
1.     Menurut abjad merupakan klasifikasi dimana dokumen-dokumen disimpan menurut huruf yang pertama, kemudian menurut urutan huruf-huruf yang kedua. Untuk menyusun arsip menurut abjad ini dapat dikategorikan dalam 4 golongan, yaitu nama perorangan, nama perusahaan, nama instansi atau pemerintah dan nama organisasi sosial atau perhimpunan-perhimpunan. 
Kelebihannya adalah:
  • Mudah menggolongkan surat-surat menurut nama perusahaan dan sebagainya.
  • Penyimpanan dapat dilakukan dengan cepat tanpa menggunakan indeks.
  • Sederhana dan mudah dimengerti.
  • Perlengkapan yang berguna untuk bermacam-macam surat (dokumen)

Adapun kekurangannya adalah:
  • Dalam sistem yang luas memerlukan waktu yang lama untuk menemukan surat.
  • Sulit bila ada nama-nama yang sama.
  • Surat mungkin lebih tepat apabila disimpan menurut perihalnya.
  • Sulit memperkirakan persyaratan ruang untuk huruf abjad yang berlainan.
2.    Menurut nomor merupakan klasifikasi dimana setiap dokumen atau map diberi nomor dan disimpan berturut-turut berdasarkan nomor.  Sistem nomor ini biasanya dipergunakan oleh organisasi-organisasi yang bergerak di bidang profresional tertentu, seperti misalnya kantor akuntan, kantor pengacara dan kantor kontraktor dan sebagainya. Pada sistem nomor ini merupakan sejumlah sistem filling yang tidak langsung karena sebelum menentukan nomor-nomor juru arsip terlebih dahulu harus membuat daftar kelompok sejumlah permasalahan baru kemudian dibelakangnya diberi nomor, sebagai contoh kepegawaian (12), cuti (12,1), kenaikan pangkat (12,3) dan sebagainya. Dan apabila file telah membuat daftar kelompok masalah yang akan sekaligus menunjukkan nomor dari masing-masing masalah dan pokok masalah, daftar ini di sebut kartu indeks, maka juru arsip selanjutnya memproses filling menurut nomor-nomor yang ditentukan oleh kartu indeks.
Kelebihannya adalah:
  • Penyimpanan lebih teliti.
  • Nomor dokumen dapat dipergunakan sebagai suatu referensi.

Kekurangannya adalah:
  • Biaya indeks dan ruangan yang dipergunakan.
  • Pemindahan angka-angka mengakibatkan kesalahan dalam penyimpanan.
3.     Menurut wilayah merupakan klasifikasi dimana surat-surat atau dokumen-dokumen menurut letak wilayah. System geografis dapat di pergunakan pada kegiatan-kegiatan organisasi yang di lakukan dalam organisasi dimana system geografis dapat di pergunakan. Biasanya adalah kegiatan yang meliputi daerah-daerah wilayah lebih dari satu tempat. Atau organisasi yang mempunyai beberapa kantor cabang dapat juga mempergunakan system geogarfis ini. Untuk melakukan system geografis ini juru arsip dapat mempergunakan nama daerah wilayah untuk pokok permasalahan, dan selanjutnya baru dapat di kembangkan lebih lanjut dengan nama-nama.  Contoh:
Indramayu         Jakarta
Ahmad            Irwan
Bahrun            Karna

Keuntungannya adalah:
  • Mudah mencari keterangan, apabila letak atau tempat telah diketahui.
  • Biasanya merupakan tindakan penyimpanan secara langsung.

Kekurangannya adalah:
  • Kemungkinan terdapat kesalahan apabila tidak mempunyai pengetahuan tentang wilayah ( ilmu bumi) yang cukup.
  • Letak geografis harus diketahui.
  • Mungkin diperlukan suatu indeks.
4.     Menurut perihal merupakan klasifikasi menurut perihalnya, bukan menurut nama perusahaan, penulis dokumen dan sebagainya. Contoh perihal keuangan, perihal kenaikan pangkat dan lain-lain.
Kelebihannya adalah:
  • Mudah mencari keterangan, apabila hanya perihal yang diketahui.
  • Dapat diperluas secara tidak terbatas.

Kekurangannya adalah:
  • Sulit mengadakan klasifikasi.
  • Tidak begitu cocok untuk bermacam-macam surat.
  • Mungkin diperlukan suatu indeks.
Menurut urutan waktu merupakan klasifikasi dimana dokumen-dokumen disimpan menurut urutan tanggalnya. System ini jarang dipergunakan secara mutlak. Tetapi merupakan metode penyimpanan surat dalam masing-masing map yang sudah lazim.
Kelebihannya:
  • Bermanfaat apabila tanggal-tanggal telah diketahui.

Kekurangannya adalah:
  • Tidak selalu cocok.
  • Surat-surat yang masuk dapat menjadi terpisah dari surat-surat yang keluar.
Diantara semua sistem yang telah disebutkan, maka sistem abjad selalu dipergunakan sebagai kelengkapan system yang dipilih kecuali system urutan waktu. Artinya bahwa sekalipun juru arsip memilih system perihal, maka dalam penyusunannya juru arsip selalu harus menyusunnya lagi menurut urutan abjadnya.

Dalam penataan arsip juga mencakup masalah pemeliharaan oleh karena itu, juru arsip sebelum melakukan filing harus mengetahui terlebih dahulu penyebab-penyebab kerusakan arsip baik yang bersifat internal seperti kertas, dan eksternal seperti kelembapan dan lainnya.

Untuk menghindari hal tersebut diperlukan pemeliharaan seperti selalu dibersihkan jadi terkontrol keamanan arsip tersebut. Bahkan terkadang terjadi hal yang tak terduga seperti hujan angin, maka  juru arsip dapat mencegah kerusakannya dengan menutup jendela ruang penyimpanan arsip. Contoh lain pemeliharaan adalah dengan menggunakan rak yang tidak berbahan kayu karena rentan dimakan rayap. Dan contoh-contoh kondisional yang lainnya.

B.    Pengertian dan Fungsi Surat
Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta atau informasi.

Surat juga dapat di artikan sebagai secarik kertas atau lebih yang berisi percakapan atau bahan komunikasi yang di sampaikan oleh seseorang kepada orang lain baik atas nama pribadi ataupun organisasi, lembaga, dan instansi. Adapun percakapan dalam surat harus sesuai dengan tatacara bahasa tulis. Isi atau maksud surat dapat berupa suatu pemberitahuan, permohonan, pernyataan.

Dalam rangka mencapai tujuan organisasi, perusahaan, pendidikan atau lainnya maka kerjasama baik ke dalam maupun ke luar sangat penting. agar kerjasama tersebut dapat dilaksanakan dengan baik perlu adanya komuniksi, dan salah satu cara berkomunikasi yang yang dipergunakan di dalam organisasi, lembaga, perusahaan ataupun perkantoran yaitu dengan cara tertulis, seperti surat.

Dengan demikian dapat ditarik kesimpulan bahwa surat sangat penting dalam membantu memperlancar tercapaiya tujuan organisasi, lembaga, dan perkantoran guna menciptakan kerjasama yang baik  dengan pihak luar ataupun pihak dalam untuk membantu tercapainya tujuan rganisasi, lembaga ataupun kantor.

Adapun beberapa fungsi surat adalah sebagai berikut:
1.    Wakil dari pengirim atau penulis.
2.    Bahan pembukti.
3.    Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjt.
4.    Alat pengukur kegiatan dalam organisasi.
5.    Sarana memperpendek jarak (fungsi abstrak).

Selain fungsi diatas juga ada fungsi lain surat yaitu surat menunjukkan adanya hubungan atau komunikasi.   Semisal dalam kantor atau perusahaan, surat berfungsi sebagai penunjuk adanya hubungan atau komunikasi antara perusahaan dan para langganannya ataupun masyarakat dan  hubungan antar lembaga atau perusahaan.

C.    Macam-Macam Surat dan Bahasa Surat
Ada banyak macam surat. oleh karena itu, untuk mempermudah mengetahui macam atau jenis surat kita dapat meninjau dari berbagai segi seperti di bawah ini:
a.    Menurut wujudnya.
  • Kartu pos.
  • Warkat pos.
  • Surat bersampul.
  • Memorandum dan nota.
  • Telegram.
  • Surat pengantar.
b.    Menurut tujuannya.
  • Surat pemberitahuan.
  • Surat perintah.
  • Surat permintaan.
  • Surat peringatan.
  • Surat panggilan.
  • Surat susulan.
  • Surat keputusan.
  • Surat laporan.
  • Surat perjanjian.
  • Surat penawaran, pesananan, dan lain-lain.

c.    Menurut sifat, isi, dan asalnya.
  • Surat dinas.
  • Surat niaga.
  • Surat pribadi.
  • Surat yang isinya masalah sosial.

d.    Menurut jumlah penerima.
  • Surat biasa                   - untuk satu orang (pejabat/organisasi).
  • Surat edaran                   - untuk beberapa orang/pejabat/organisasi.
  • Surat pengumuman        -  untuk sekelompok masyarakat.

e.    Menurut keamanan isinya.

  • Surat sangat rahasia.
  • Surat rahasia.
  • Surat biasa.

f.    Menurut urgensi penyelesaiannya.
  • Surat sangat rahasia.
  • Surat rahasia.
  • Surat biasa.

g.    Menurut prosedur pengurusannya.

  • Surat masuk.
  • Surat keluar.

h.    Menurut jangkauannya.
  • Surat intern.
  • Surat ekstern.
Dari beberapa macam-macam surat di atas kami membatasi hanya dalam surat dinas atau surat resmi saja, oleh karena itu merupakan suatu keharusan untuk dapat membuat surat dengan baik. Sebab penilaian negatif tehadap surat akan mempengaruhi pula terhadap penilaian negatif kepada penulis maupun orgnaisasinya.

Salah satu yang berkaitan dengan penulisan surat yang baik dan sopan adalah pengguanaan bahasa yang baik di dalam surat. Hal itu dapat dicapai jika menggunakan bahasa praktis. Yang dimaksud dengan bahasa praktis yaitu:
a.    Menggunakan kata-kata, yang minimum, dapat dimengerti artinya oleh penulis surat.
b.    Penulis mampu menggunakan kata-kata tersebut.
c.    Bukan kata-kata daerah, asing dan lain-lain.

Di samping keharusan mempergunakan bahasa praktis keberhasilan suatu surat juga dipengaruhi dua faktor yaitu:
a.    Faktor kedudukan penulis surat terhadap yang dikirimi surat.
b.    Faktor persoalan yang akan dikemukakan di dalam surat, misalnya instruksi, pemberitahuan, permohonan dan sebagainya.

Ada juga beberapa faktor yang perlu diperhatikan dalam penggunaan bahasa dalam menulis surat:
a.    Pendek. Artinya menggunakan kalimat-kalimat yang singkat dan jelas.
b.    Sopan. Artinya tidak menggunakan bahasa yang terlalu bebas.
c.    Jujur. Artinya tidak terlalu banyak tambahan.
d.    Positif. Artinya tidak merugikan.
e.    Bijaksana. Artinya bahasa yang digunakan tidak menyinggung perasaan si penerima surat.

Dari beberapa penjelasan mengenai bahasa surat maka dapat ditarik kesimpulan bahwa bahasa surat dipengaruhi oleh faktor penerima dan pembuat surat. Artinya bahasa yang digunakan harus disesuaikan oleh siapa dan untuk siapa surat tersebut. jika pimpinan menulis surat kepada bawahan bahasa yang digunakan bisa berupa instruksi, pemberitahuan ataupun yang lainnya. Contoh surat peringatan dari atasan terhadap bawahan dimana di dalam hal tersebut pemimpin dan bawahan harus menandatangani surat peringatan tersebut. Di mana di dalam surat peringatan tersebut harus menjelaskan segala sesuatu yang harus dilakukan oleh karyawan agar tidak melakukan pelanggaran lagi . Dan karena disini penulis hanya membatasi pembahasan kepada surat dinas bahasa yang digunakan harus bahasa formal, sopan, singkat dan jelas.

D.    Langkah-Langkah Menyusun Surat
Untuk menghindari pemborosan waktu, biaya dan tenaga atau dengan kata lain agar kegiatan menyusun surat dapat berjalan lancar dan efektif, maka sebaiknya dilakukan melalui tahap-tahap sebagai berikut:
  • Menentukan tujuan.
  • Mengadakan pencatatan (inventarisasi) terhadap masalah-masalah yang akan dikemukakan di dalam surat, termasuk mengumpulkan referensinya.
  • Menyusun masalah-masalah pada ad. a. secara sitematis sesuai dengan kaitan dan urutan-urutan masalahnya.
  • Menguraikan atau menjabarkan ad. c. ke dalam kalimat atau konsep surat.

Dalam hal menyusun surat satu anjuran atau saran yang sebaiknya selalu diingat:
  • Penyusun surat menempatkan diri sebagai pihak penerima  agar dapat membayangkan apa sekiranya yang akan terjadi seandainya penyusun menerima surat tersebut.
  • Hentikan untuk sementara waktu kegiatan menyusun surat, jika penulis surat dalam keadaan tidak normal, seperti sedang marah, tidak konsen dan lain sebagainya.
E.    Hal-Hal yang Perlu Diperhatikan dalam Membuat Surat
Kegiatan surat menyurat bukanlah kegiatan yang mudah, artinya diperlukan pengetahuan yang luas tentang surat menyurat serta pengalaman yang cukup. Untuk dapat menulis surat dengan benar-benar baik dan sempurna disamping faktor bahasa juga hal-hal berikut perlu diperhatiakn:
a.    Bagian-bagian surat. Hal ini penting diketahui sebab setiap bagian surat mempunyai arti dan fungusi yang berbeda.
•    Kepala surat berfungsi:
  •  Sebagai alat pengenal atau identitas.
  • Sebagai alat pemberian informasi.
  • Sebagai iklan, pada kantor-kantor tertentu.
•     Tanggal  surat berfungsi:
  • Sebagai referensi.
  • Sebagai pemberian informasi.
  • Sebagai iklan, pada kantor-kantor tertentu.
•    Nomor surat berfungsi.

  • Sebagai alat penunjuk  filing atau mengarsip surat.
  • Sebagai alat pengukur kegiatan kantor yang berhubungan dengan surat pada suatu periode tertentu.
  • Menunjukkan unit asal surat.
  • Sebagai referensi.
•    Lampiran berfungsi:

  • Sebagai petunjuk tentang dokumen yang harus disertakan bersama surat yang bersangkutan.
•    Perihal berfungsi:

  • Sebagai referensi.
  • Petunjuk tentng intisari dari surat secara keseluruhan.
  • Sebagai petunjuk pada petugas filing atau pengarsip surat.
•    Alamat dalam berfungsi:

  • Sebagai petunjuk bagi petugas filing atau pegarsip surat.
  • Sebagai petunjuk kemana surat harus disampaikan.
  • Sebagai alamat luar, kalau menggunkan amplop berjendela.
•    Salam pembuka berfungsi:

  • Sebagai tanda pembicaraan dimulai. Tidak digunakan dalam surat resmi.
•    Isi surat berfungsi:

  • Memberikan uraian materi pokok dan subjek-subjek lainnya.
•    Salam penutup berfungsi:

  • Sebagai tanda bahwa pembicaraan telah selesai. Tidak digunakan daam surat resmi.
•    Nama jabatan berfungsi:

  • Sebagai identitas penanggung jawab.
  • Sebagai petunjuk bagi petugas filing atau pengarsip surat.
•    Inisial berfungsi:
  • Untuk memudahkan pemeriksaan kembali apabila terjadi kekeliruan.
•    Tembusan berfungsi:
  • Digunakan apabila ada pihak lain yang dianggap perlu mengetahui isi surat.
b.    Bentuk surat dan teknik pengetikannya.
c.    Penyusunan isi surat, yang merupakan bagian terpenting sebuah surat. Ini menyangkut bagaimana kita menyusun bahasa bagaimana yang sebaiknya kita gunakan.

Sumber Rujukan:
Barthos, Basir. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara, 1997.
Manning, Marilyn dan Patricia Haddock. Manajemen Kantor.  Jakarta: Permata Puri Media, 2010.
Moekijat. Administrasi Perkantora. Bandung: Mandar Maju, 1989.
Suryani, Nanik dkk. Korespondensi Bahasa Indonesia, Yogyakarta: Graha Ilmu, 2014.

0 Response to "Korespondensi dan Penataan Arsip Pada Perkantoran"

Post a Comment

Iklan Atas Artikel

Iklan Tengah Artikel 1

Iklan Tengah Artikel 2

Iklan Bawah Artikel