Protected by Copyscape DMCA.com Protection Status DMCA.com Protection Status Komunikasi Perkantoran - duniamanajemen.com Komunikasi Perkantoran - DUNIA MANAJEMEN

Komunikasi Perkantoran

A.    Pengertian Komunikasi Kantor
Komunikasi  merupakan sebuah proses penyampaian dan penerimaan informasi dari seseorang kepada orang lainnya. Komunikasi yang tepat akan terjadi apabila disampaikan secara patut dan penerima berita menerimanya tanpa adanya distorsi.

Istilah komunikasi scara bebas dipergunakan oleh setiap orang dalam bermasyarakat. Menurut Webster istilah komunikasi berasal dari istilah latin Communicare, bentuk past Participle dari Communicatio dan Communicatus yang artinya suatu alat untuk berkomunikasi terutama dalam sistem penyampaian dan penerimaaan berita, seperti misalnya telepone, telegraf, radio, dan lain sebagainya.

Gatewood dan Taylor sebagaimaan dikutip oleh Amirullah,  mendefinisikan komunikasi sebagai suatu proses memindahkan informasi dan pengertian (maksud) dari satu orang ke orang lain. Informasi dan pengertian itu dapat dipindahkan dalam berbagai macam bentuk (seperti tulisan atau lisan), dan metode-metode yang digunakan untuk memindahkan informasi dan pengertian dapat berupa; berhadap-hadap, telepon, memo, atau laporan.  

Sedangkan menurut Stoner, Freeman dan Gilbert sebagaimana dikutip  oleh Amirullah, mengartikan komunikasi sebagai proses yang dipergunakan oleh manusia untuk mencari kesamaan arti lewat transmisi pesan simbolik. Definisi tersebut mengandung arti; a) bahwa komunikasi melibatkan orang, b) kesamaan arti berarti bahwa untuk dapat berkomunikasi manusia harus menyetujui definisi istilah yang mereka gunakan, c) simbol, berupa gerak badan, suara, huruf, angka, dan kata hanya dapat mewakili atau mendekati ide yang mereka maksudkan untuk dikomunikasikan.

Sedangkan pengertian kantor adalah setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tatausaha  (pekerjan kantor, pekerjaan tulis menulis), dengan nama apa pun juga tempat tersebut mungkin diberikan.

Dari pengertian komunikasi dan kantor diatas maka dapat disimpulkan bahwa komunikasi kantor adalah    proses penyampaian dan penerimaan pesan atau informasi diantara dua orang atau lebih dengan harapan memberikan pengaruh atau pengertian positif sesuai dengan yang diharapkan yang terjadi dalam suatu organisasi kantor.  

komunikasi perkantoran


B.    Faktor Penghambat  Komunikasi
Komunikasi menjadi gagal karena sering timbul hambatan dalam proses komunikasi.

Cruden dan Sherman mengklasifisikan hambatan komunikasi kedalam tiga aspek, yakni hambatan tekknis, hambatan sematik, dan hambatan manusiawi.
1.    Hambatan Teknis
a.    Keindahan rencana dan prosedur kurang
b.    Penerangan atau penjelasan
c.    Kurang terampil membaca kesalahan komunikasi

2.    Hambatan Semantik
a.    Miskin pembendaharaan kata yang banyak arti
b.    Terlalu banyak akronim

3.    Hambatan Manusiawi
a.    Perbedaan individu
b.    Iklim sikologik organisasi

Jenis klasifikasi hambatan komunikasi yang lain, seperti dikemukakan Ernesto Franco (1988) sebagaimana dikutip oleh Amirullah adalah;
1.    Hambatan fisik
a.    Jarak antara pengirim-penerima
b.    Pengaruh Lingkungan
c.    Kesalahan fisik
d.    Kondisi tempat
 
2.    Hambatan Perilaku
a.    Sikap pengirim-penerima
b.    Sifat keterbukaan
c.    Distorsi pada kesan
d.    Kesalahan Komunikasi

3.    Lain-lain
a.    Batasan waktu
b.    Jumlah informasi
c.    Kata yang banyak arti
d.    Perbedaan budaya dan lain-lain.

Untuk menanggulangi akibat dari hambatan komunikasi adalah selama komunikasi berlangsung periksalah secara terus-menerus apa sesungguhnya isi dari berita yang diterima.

C.    Jenis-jenis Komunikasi
Ada beberapa jenis komunikasi dalam organisasi kantor yaitu;
1.    Komunikasi kebawah (Downward communication)
Komunikasi kebawah adalah komunikasi yang mengalir dari wewenang yang lebih tinggi ke wewenang yang lebih rendah. Komunikasi ini berasal dari seseorang yang mempunyai posisi yang lebih tinggi kepada seseorang yang mempunyai status yang lebih rendah. Komunikasi kebawah ini biasanya berupa policy/kebijakan, perintah, petunjuk, dan inormasi yang bersifat umum. Komunikasi ini bisa dilakukan dengan tatap muka, melalui telepone, papan buletin, pengumuman, buku pedoman, edaran tertulis, dan sebagainya.  Sedangkan menurut Amirullah dalam buku Pengantar Manajemen, bentuk yang paling umum adalah intruksi, memo resmi, pernyataan tentang kebijakan peruasahaan, prosedur, pedoman kerja, dan pengumuman perusahaan.  Tetapi komunikasi kebawah sering kali kurang tepat dan kurang teliti. Hal ini terlihat dari pernyataan yang sering terdengar di antara para anggota organisasi bahwa mereka kurang memahami apa yang sebenarnya terjadi.

2.    Komunikasi ke Atas  (Upward Communication)
Komunikasi ini merupakan kebalikan dari komunikasi ke bawah. Komunikasi ke atas yang efektif sulit untuk tercapai, terutama dalam organisasi besar. Alat komunikasi ke atas yang sering diguanakan secara luas terdiri dari kotak saran, rapat kelompok, laporan, dan prosedur permohonan atau keluhan. Jika ini tidak ada maka orang akan mencari suatu cara apapun juga untuk menyesuaikan diri dengan saluran komunikasi keatas yang tidak ada. Saluran komunikasi keatas yang efektif sangat penting karena saluran itu memberikan kesempatan bagi pegawai untuk berbicara.     

Komunikasi ke atas dapat dilakukan lewat tatap muka, demonstrasi, surat terbuka, surat kaleng, dan sebagainya. Seorang pemimpin harus memperhatikan komunikasi ke atas, agar dapat mengetahui apa yang dilakukan bawahan dan dapat mengecek komunikasi ke bawahnya dapat dilaksanakan dengan baik. Namun, pemimpin harus mengendalikan komunikasi keatas dengan jalur yang benar.

3.    Komunikasi Horizontal (Horizontal Communication)
Komunikasi horizontal adalah komunikasi antar-status yang sama dalam organisasi. Komunikasi horizontal mempunyai dua tujuan, yaitu mempercepat jalannya komunikasi antar-bagian yang memiliki status yang sama, dan dapat menyatukan organisasi secara sosial. Sebagai contoh, bagian pemasaran dapat berhubungan langsung dengan bagian keungan untuk meminta biaya transport tanpa harus melewati Direktur. Jika lewat Direktur, maka jalur komunkasi yang ditempuh akan panjang dan akan menghambat jalannya organisasi secara keseluruhan. Jalu kontro yang ditempuh Direktur bisa meminta pertanggung jawaban bagian pemasaran dan bagian keuangan.

4.    Komunikasi Diagonal
Jenis komunikasi ini jarang sekali dipergunankan, namun komunikasi diagonal penting ketika di mana para anggota tidak dapat berkomunikasi secara efektif lewat jaur lain. Misanya, seorang pengawas keuangan dari sebuah organisasi besar mungkin melibatkan tenaga penjualan yang mengirim laporan khusus langsung kepada pengawas keuangan, dan tidak melewati jalur trandisional dalam departemen pemasaran.  berikut gambaran komunikasi kebawah, ke atas, horizontal dan diagonal.

Disamping jenis komunikasi di atas, ada komunikasi verbal yang menggunakan kata-kata baik lisan maupun tertulis, dan komunikasi nonverbal yaitu komunikasi yang menggunakan bahasa badan atau tubuh, seperti gerakan tangan, jari, mata, kepala dan lain-lain atau dengan cara mengirim bunga kepada rekan kerja, memberikan cindera mata kepada pemimpin dan lain sebagainya. Alasan penggunaan jenis komunikasi ini biasanya berkaitan dengan  waktu dan situasi saat komunikasi terjadi.

Ada jenis komunikasi yang lain yang disebut komunikasi langsung dan tidak langsung. Teknik komunikasi tersebut meliputi pertemuan individual dan massal, media cetak dan media elektronik. Pertemuan massal bisa berupa rapat anggota, seminar, diskusi, panel, lokakarya, simposium, dan rapat umum/kampanye. Media cetak bisa berupa surat, edaran, surat kabar, majalah, jurnal, pamflet, buku, pengumuman, foto, dan gambar. Media eletronik bisa berupa telepon, radio, televisi, E-mail, Internet, dan komputer serta faximile.

Dalam dunia organisasi kantor dikenal adanya susunan organisasi formal dan informal, maka komunikasinya pun dikenal dengan komunikasi formal dan informal. Komunikasi formal mengikuti jalur hubungan formal yang tergambar dalam susunan struktur organisasi. Adapun komunikasi informal adalah sebuah komunikasi yang arus informasinya sesuai dengan kepentingan dan kehendak masing-masing pribadi yang ada didalam organisasi tersebut. proses hubungan komunikasi informal tidak mengikuti jalur struktur formal.

Dari beberapa jenis komunikasi diatas, maka komunikasi yang berlangsung dalam organisasi kantor hendaknya menggunakan jenis komunikasi yang sesuai dengan situasi dan kondisi yang dibutuhkan. Komunikasi kantor bisa berupa komunikasi antar kelompok organisasi dan komunikasi antar pribadi. Komunikasi antar anggota organisasi merupakan sumber kehidupan dan kedinamisan organisasi. Sebagaimana dikatakan oleh Chester Barnard sebagaiaman dikutip oleh Miftah Thoha bahwa “setiap teori organisasi yang tuntas, komunikasi akan menduduki suatu tempat yang utama, karena susunan, keluasan, dan cakupan organisasi secara keseluruhannya ditentukan oleh teknik komunikasi”. 

D.    Proses Komunikasi
Komunikasi merupakan suatu proses yang terdiri dari suatu rangkaian yang saling berhubungan dengan tujuan akhir mempengaruhi perilaku, sikap, dan kepercayaan. Proses komunikasi merupakan proses penyampaian pesan dari pengirim kepada penerima, menggunakan isyarat tangan, atau menggunakan sarana komunikasi tertentu lainnya.

Proses komunikasi  meliputi;
  1. Pengirim (sender), proses komunikasi diawali oleh pengirim sebagai sumber pesan. Pengirim, dalam kerangka keorganisasian dapat berupa karyawan biasa, manajer atau pihak luar yang memberikan gagasan, maksud, informasi dan bertujuan mengadakan komunikasi.
  2. Penyandian (encoding), proses selanjutnya adalah penyandian. Penyandian itu perlu karena inforamasi hanya dapat dikirimkan dari seorang kepada orang lain lewat perwakilan atau sandi. Bentuk utama dari sandi adalah bahasa. Misalnya, informasi keuangan, laporan penjualan, dan data komputer diterjemahkan ke dalam sebuah pesan.
  3. Saluran komunikasi (communication chanef), pesan yang telah dibuat melalui sandi-sandi kemudian dikirim kepada penerima. Fungsi saluran komunikasi disini adalah sebagai alat menyampaikan pesan bisa menggunakan berbagai macam cara yaitu tatap muka, pertemuan kelompok  dan lain sebagainya.
  4. Pengartian sandi (decoding), pesan yang diterima kemuadian diinterpretasikan dan diterjemahkan kedalam informasi yang mempunyai arti.
  5. Penerima (receiver), bila pesan tidak sampai pada penerima, maka komunikasi itu belum terjadi. Artinya, pesan yang dikirimkan harus diterima baik (dipahami) oleh penerima. Oleh karena itu pesan yang diterima harus jelas kepada siapa pesan itu ditujukan.
  6. Umpan balik (feedback), sebuah rangkaian umpan balik memberi saluran bagi tanggapan penerima yang memungkinkan sender untuk menentukan apakah pesan telah diterima dan menghasilkan tanggapan yang dimaksudkan.
  7. Kegaduhan (noise), dalam setiap proses komunikasi, kegaduhan atau kendala-kendala dalam berkomunikasi akan selalu ada. Gangguan dapat timbul dari saluran komunikasi, atau metode pengiriman seperti udara dan kertas. 
Dengan berbagai proses komunikasi yang dijelaskan diatas diharapkan proses komunikasi tersebut mencapai hasil yang efektif. Komunikasi efektif sangat penting dalam sebuah kantor. Kemampuan komunikasi yang efektif akan menimbulkan:
1). Rasa percaya diri, kredibilitas, dan kompetensi
2). Mengurangi kesalah pahaman dan kebingungan
3). Menghemat waktu semua orang
4). Membantu menegosiasikan posisi dalam hal proyek dan anggaran.

E.    Prinsip Komunikasi 

Menurut Hendyat Soetopo dalam bukunya, ada sembilan prinsip komunikasi yaitu;
  1. Seluruh perilaku manusia mengomunikasikan sesuatu, baik sengaja maupun tidak sengaja. Pada saat orang tidak bermaksud untuk mengomunikasikan sesuatu tetapi dimaknai oleh orang lain maka orang tersebut sudah terlibat dalam proses komunikasi.
  2. Komunikasi non-verbal sangat berpengaruh terhadap persepsi.
  3. Konteks sangat berpenaruh terhadap komunikasi
  4. Makna terdapat pada orang-orang, bukan pada kata-kata.
  5. Komunikasi tidak dapat diubah
  6. Komunikasi sirkuler, bukan linier
  7. Kemufakatan menjamin keberhasilan komunikasi
  8. Komunikasi memiliki efek. 
Ketika melakukan komunikasi, maka untuk mencapai hasil yang efektif ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan dalam memilih komunikasi, yaitu:
a.    Kecepatan
Bagaimana kecepatannya dan kecepatan yang bagaimana yang dibutuhkan.
b.    Ketelitian
Apabila berita penting makakomunikasi harus diteliti dn sebaiknya dipergunakan komunikasi tertulis.
c.    Keamanan
d.    Kerahasiaan
Apakah isi berita mengandung rahasia dan  tidak boleh diumumkan?
e.    Dokumen
Kadang dibutuhkan dokumen tertulis sebagai bahan bukti.
f.    Kesan
Misalnya beberapa alat komunikasi dengan para langganan memberikan kesan yang lebih besar dibandingkan alat-alat komunikasi yang lain.
g.    Biaya
Biaya tidak hanya meliputi harga mesin, tetapi juga meliputi biaya pemeliharaan dan biaya tambahan.
h.    Mudah
i.    Penyusunan tenaga kerja
j.    Jarak.

F.    Fungsi Komunikasi
Scott dan Mitchell  mengemukakan bahwa komunikasi memiliki empat fungsi penting:
1.    Fungsi Kontrol;
Bahwa setiap organisasi mempunyai hierarki dengan wewenang yang menyertainya. Komunikasi formal dapat dilakukan untuk mengontrol karyawan dengan menanyakan ulang deskripsi pekerjaannya. Kepada siapa melaporkan hasil pekerjaannya, dan hal-hal lain yang membutuhkan komunikasi dengan atasan mereka. Dalam hal ini, komunikasi informal juga bisa mengontrol perilaku sejumlah karyawan.

2.    Fungsi Motivasi
Fungsi ini biasanya dilakukan melalui pemberian feedback kepada bawahan mengenai apa yang  telah mereka lakukan, Sebaik  apa mereka mengerjakannya, Dan apa yang sebaiknya dilakukan untuk meningkatkan kinerjanya di masa depan.

3.    Fungsi Emosi
Pada dasarnya salah satu tujuan bekerja adalah melakukan interaksi social, Interaksi social melalui komunikasi (formal maupun informal), Masing-masing anggota organisasi dapat mengekspresikan emosi negative, misalnya frustrasi atau tidak puas dengan pekerjaan yang dikerjakannya selama ini kepada teman sekerja.

4.       Fungsi Informasi;
Fungsi ini berhubungan dengan memperlancar pengambilan keputusan yang dapat dilakukan oleh pihak (pemimpin) manajemen. Dengan mentransfer data dan alternative pilihan  yang ada, individu atau organisasi akan dengan mudah mengambil keputusan.

Sumber Rujukan:
Amirullah, Pengantar Manajemen,(Yogyakarta: Graha Ilmu, 2004).
Manning, Marilyn & Patricia Haddock, Manajemen Kantor,(Jakarta: Permata Putri Media, 2010).
Moekijat, Administrasi Perkantoran,(Bandung: Mandar Maju, 1989).
Soetopo,Hedyat, Perilaku Organisasi, (Bandung: Remaja Rosdakarya, 2010).
Thoha , Miftah, Perilaku Organisasi,(Jakarta: Raja Grafindo Persada, 2011).
http://sugengrusmiwari.blogspot.co.id/2012/11/fungsi-komunikasi-dalam-administrasi.html

0 Response to "Komunikasi Perkantoran"

Post a Comment

Iklan Atas Artikel

Iklan Tengah Artikel 1

Iklan Tengah Artikel 2

Iklan Bawah Artikel