Protected by Copyscape DMCA.com Protection Status DMCA.com Protection Status Tata Ruang Kantor yang Baik - duniamanajemen.com Tata Ruang Kantor yang Baik - DUNIA MANAJEMEN

Tata Ruang Kantor yang Baik

Pengertian Tata Ruang Kantor
Dalam setiap melaksanakan kegiatan di dalam ruang lingkup tata usaha, suatu faktor yang teramat penting juga menentukan kelancarannya ialah penyusunan tempat kerja dan alat perlengkapan  kantor dengan sebaik-baiknya.  Menurut The Liang Gie, penyusunan  alat-alat kantor pada letak yang tepat serta pengaturan tempat kerja yang menimbulkan kepuasan bekerja bagi para pegawai disebut tata ruang perkantoran.

Tata ruang kantor menurut George R. Terry, merupakan penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang penggunaan secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak.

Littlefield, Frank M. Rachel and Donald L. Caruth, mengemukakan tentang definisi tata ruang kantor, dimana susunan perlengkapan atau peralatan dalam lantai yang luas.

Jadi dapat disimpulkan bahwa Tata ruang kantor dapat pula didefinisikan sebagai penempatan alat-alat dan mesin-mesin serta pengaturan tempat kerja bagi para pegawai sehingga diperoleh efisiensi.

Manfaat Tata Ruang Kantor
Tata ruang kantor yang baik akan menimbulkan keuntungan-keuntungan bagi organsasi yang bersangkutan dalam menyelesaikan pekerjaan. Pada pokoknya akan diperoleh manfaat-manfaat sebagai berikut.
  1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena berjalan mondar-mandir yang sebenarnya tidak perlu.
  2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
  3. Dapat memungkinkan pemakaian terhadap ruang kerja lebih efisien, yaitu suatu luas lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya.
  4. Dapat membantu untuk mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui suatu bagian tertentu.
Ada beberapa tujuan yang perlu dicapai tentang penataan ruang kantor. Tujuan tersebut adalah beberapa syarat yang hendaknya dipenuhi dalam setiap tata ruang kantor yang baik. Tujuan itu antara lain:
  1. Pekerjaan di kantor itu dalam proses pelaksanaannya dapat menempuh jarak yang sependak mungkin.
  2. Rangkaian aktivtas tata usaha dapat mengalir secara lancar.
  3. Pada setiap ruangan kantor dapat dipergunakan secara efisien untuk keperluan pekerjaan.
  4. Kesehatan dan kepuasan bekerja para pegawai dapat terpelihara.
  5. Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan.
  6. Ketika ada pihak luar yang mengunjungi kantor yang bersangkutan, maka akan mendapat kesan yang baik tentang organisasi itu.
  7. Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah diubah sewaktu-waktu diperlukan. 
makalah tata ruang kantor yang baik
Asas-Asas Tata Ruang Kantor
Sebagai seorang yang ahli dalam tata ruang pabrik Richard Muther merumuskan ada 6 asas pokok tata ruang pabrik yang terbaik. Walaupun asas-asas itu diperuntukkan bagi tempat kerja yang tugasnya menghasilkan sutau barang, namun dengan penyesuaian seperlunya dapat dijadikan sebagai dasar bagi tata runag kantor. Asas-asas tersebut antara lain:
1.    Asas mengenai jarak terpendek
Dengan tidak mengabaikan hal-hal yang khusus, suatu tata ruang yang terbaik ialah yang memungkinkan proses penyelesaian suatu pekerjaan menempuh jarak yang sependek-pendeknya. Dalam menyusun tempat kerja dan menempatkan alat-alat, hendaknya asas ini dijalankan sejauh mungkin.

2.     Asas mengenai rangkaian kerja
Suatu tata rung kantor yang terbaik ialah yang menempatkan para pegawai dan alat-alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urut-urutan penyelesaian pekerjaan kantor yang bersangkutan. Asas ini merupakan sebuah kelengkapan dari asas-asas tentang jarak terpendek. Jarak terpendek disini tercapai apabila semua pekerja atau alat-alat ditaruh berderet-deret menurut urutan proses penyelesaian pekerjaan. Menurut asas ini suatu pekerjaan harus senantiasa bergerak maju dari permulaan dikerjakan sampai selesainya, tidak ada gerak mundur atau menyilang. Hali ini tidak berarti bahwa jalan yang ditempuh harus selalu berbentuk garis lurus. Yang terpenting adalah proses itu harus selalu mengarah maju ke muka menuju penyelesaian. Bentuknya dapat berupa garis bersiku-siku atau lingkaran ataupun berwujud huruf L atau U.

3.     Asas mengenai penggunaan segenap ruang
Tata ruang yang terbaik ialah yangmempergunakan sepenuhnya semua ruang yang ada. Ruan gitu tidak hanya yang berupa luas lantai saja (ruang datar), melainkan juga ruang yang vertical ke atas maupun ke bawah. Jadi diusahakan tidak ada ruang yang dibiarkan tidak terpakai.

4.    Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja
Tata ruang yang terbaik ialah yang dapat diubah atau disusun kembali dengan tidak terlampau sukar atau tidak memakan biaya yang besar.

Menyiapkan Tata ruang Kantor
Pada dasarnya, dalam merencanakan tata ruang kantor hendaknya memperhatikan hal-hal berikut ini :
1.    Hubungan satuan yang melaksanakan tata usaha itu dengan satuan-satuan lainnya.
2.    Sifat pekerjaan.

Elemen-elemen tersebut digunakan untuk menentukan letak yang tepat bagi satuan kerja dalam suatu kantor. Untuk dapat menentukan letak tata kantor yang tepat bagi satuan itu ada beberapa pedoman sebagai berikut :
  1. Satuan-satuan yang tugas pekerjaannya memang khusus melayani publik hendaknya ditaruh di tempat yang mudah didatangi orang-orang luar tanpa mengganggu satuan-satuan lainnya. Tempat yang mudah didatangi itu biasanya di ruang terdepan gedung yang bersangkutan. Apabila tidak memungkinkan, maka dapat dibuat alternatif dengan membuatkan papan petunjuk yang akan membawa publik ke bagian itu. Hal itu akan mengurangi gangguan publik terhadap pegawai-pegawai lain yang sering-sering harus memberi petunjuk.
  2. Satuan-satuan yang pekerjaannya berhubungan erat satu sama lain hendaknya dikelompokkan pada satu tempat. Pada sebuah gedung yang memiliki tingkat, penempatan pada lantai yang sama haruslah dilakukan. Dengan demikian, kelancaran dalam hal bekerja dan juga terhadap jarak terpendek dapat terjamin. Bagi publik keuntungan yang dapat diambil yaitu mereka tidak perlu mondar-mandir atau naik-turun tangga jika harus pergi dari satu bagian ke bagian lain.
  3. Satuan pusat yang mengerjakan semua kerja ketatausahaan dari organisasi itu hendaknya diberi tempat di tengah-tengah sehingga satuan-satuan lain mudah menghubunginya.
  4. Satuan yang pekerjaannya bersifat sangat gaduh hendaknya dijauhkan dari satuan-satuan lainnya.
Standar Ruang Kantor
Agar dapat tercipta kenyamanan pegawai, keindahan dan kerapian kantor, ada beberapa teknik yang dapat digunakan untuk mencapai tata ruang kantor yang terbaik adalah sebagai berikut:
  1. Meja-meja kerja disusun menurut garis lurus dan menghadap ke jurusan yang sama. Hal ini dapat mengurangi kemungkinan pegawai yang sering ngobrol.
  2. Pada tata ruang terbuka, susunan meja-meja dapat terdiri atas beberapa baris.
  3. Diantara baris-baris meja itu disediakan loprong untuk keperluan lalu lintas para pegawai. Sebaiknya di tengah ruangan terdapat sebuah lorong utama yang lebarnya 120 cm. Lorong-lorong lainnya cukup selebar 80 cm. Lebar 120 cm itu dibuat berdasar4kana perhitungan bahwa lebar badan seseorang yang normal kira-kira 60 cm sehingga lorong tersebut dapat dijalani 2 orang tanpa bersinggungan waktu berpapasan, sedangkan perhitungan pada lorong yang yang memiliki panjang 80 cm didasarkan pada tebal tubuh seseorang yang rata-rata 40 cm panjangnya. Dengan demikian kalau lorong itu dipakai untuk berpapasan 2 orang, masing-masing dapat lewat dengan memiringkan dirinya.
  4. Jarak antara sesuatu meja dengan meja yang dimuka atau di belakangnya (ruang untuk duduk pegawai) selebar 80 cm. Berdasarkan jarak ini, maka bagi setiap pegawai yang memakai meja ukuran 70 x 120 cm hendaknya disediakan ;luas lantai sekitar 3½ m2. jadi ruang seluas 5 x 5 m (25 m2) dapat dipakai oleh maksimum l7 pegawai.
  5. Pejabat pimpinan bagian yang bersangkuatan ditempatkan di belakang para pegawainya. Di satu pihak ini akan memudahkan pengawasan, di pihak lain akan mencegah para pegawai mengangkat kepala untuk melihat siapa yang menemui pejabat pimpinan.
Macam Tata Ruang Perkantoran
Ada beberapa dari macam tata ruang kantor, salah satunya adalah sebagai berikut:
1.    Tata Ruang Kantor Berkamar (Cubicle Type Offices)/ Tata Ruang yang Terpisah-pisah.
Disini yang dimaksud dengan tata ruang kantor berkamar merupakan ruang kantor untuk bekerja yang dipisahkan atau dibagi dalam kamar-kamar kerja / dibagi dalam beberapa satuan. Pembagian tersebut dilakukan karena keadaan gedungnya yang terdiri atas kamar-kamar maupun karena memang sengaja dibuat pemisahan buatan.

Keuntungan tata ruang kantor berkamar adalah :
  • Konsentrasi kerja lebih terjamin
  • Pekerjaan yang bersifat rahasia, dapat lebih terjamin atau terlindungi.
  • Untuk menambah kewibawaan, status pejabat sehingga selalu terpelihara adanya kewibawaan pejabat/pimpinan.
  • Untuk menjamin keberhasilan kerja dan merasa ikut bertanggung jawab atas ruangan dan merasa ikut memiliki.

Kerugian tata ruang kantor berkamar adalah:
  • Komunikasi langsung antar pegawai tidak dapat lancar, sehingga kesempatan untuk mengadakan komunikasi menjadi berkurang.
  • Diperlukan biaya yang lebih besar untuk biaya pemeliharaan ruangan, pengaturan penerangan dan biaya peralatan lainnya.
  • Pemakaian ruangan kurang luwes apabila ada perubahan dan perkembangan organisasi.
  • Mempersulit pengawasan.
  • Memerlukan ruangan yang luas.
2.    Tata Ruang Kantor Terbuka (Open Plan Offices)
Yang dimaksud dengan tata ruang kantor terbuka adalah ruangan besar untuk bekerja yang ditempati  oleh beberapa pegawai yang bekerja bersama-sama diruangan tersebut tanpa dipisahkan oleh penyekat. Ruang besar terbuka adalah lebih baik daripada ruang yang sama luasnya tetapi terbagi dalam satuan-satuan kecil. Tata ruang kantor yang terbuka disini lebih memuaskan daripada tata ruang kantor yang terpisah-pisah, karena :
  • Memungkinkan pengawasan yang lebih efektif terhadap segenap pegawai.
  • Lebih memudahkan hubungan diantara para pegawai, menumbuhkan rasa persatuan yang lebih erat.
  • Lebih memudahkan tersebarnya cahaya dan peredaran cahaya.
  • Jika terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantor, tata ruang terbuka lebih mudah menampungnya.
Keuntungan tata ruang kantor terbuka :
  • Lebih mudah dalam hal pengawasan, udara, pengaturan cahaya, pengaturan warna dan dekorasi.
  • Luwes atau fleksibel apabila diperlukan perubahan ruangan dan tidak memerlukan biaya tinggi.
  • Mudah untuk mengadakan hubungan langsung, pengawasan, penyeragaman kerja dan pembagian peralatan kerja.
  • Biaya lebih hemat atau murah untuk pemeliharaan : ruangan kerja, penggunaan kelengkapan ruangan dan peralatan, penggunaan telepon dan lain-lainnya. 
Kerugian tata ruang kantor terbuka :
  • Kemungkinan timbul atau terjadi kegaduhan atau kebisingan
  • Pegawai sulit untuk melakukan pekerjaan dengan penuh konsentrasi
  • Batas kedudukan antara pimpinan dan bawahan tidak nampak jelas
  • Pekerjaan yang bersifat rahasia sulit dilakukan
  • Akan berdampak pada adanya tumpukan-tumpukan berkas atau kertas dan peralatan kerja yang lain, sehingga mengakibatkan pemandangan yang kurang enak.
3.    Tata Ruang Kantor Berhias
Tata kantor berpanorama (berhias) adalah ruangan untuk bekerja yang di dalamnya dihiasi oleh taman-taman, dekorasi dan lainnya. Bentuk ruangan kantor berhias ini mengusahakan agar lingkungan ruangan perkantoran nampak seperti pemandangan alam terbuka dan benar-benar merupakan lingkungan yang nyaman dan menyenangkan.

Keuntungan tata ruang kantor berhias atau berpanorama :
  • Para pegawai akan merasa nyaman dan betah bekerja
  • Ketegangan syaraf dapat berkurang atau dihindarkan
  • Kebisingan dan kegaduhan dapat berkurang atau dihindarkan
  • Produktivitas kerja dapat meningkat, pekerjaan dilaksanakan dengan efesien  sehingga tujuan organisasi dapat mudah dicapai

Kerugian tata ruang kantor berhias atau bertaman/berpanorama :
  • Biaya cukup tinggi untuk mengadakan taman dan dekorasi lainnya.
  • Biaya pemeliharaan tinggi
  • Memerlukan tenaga ahli yang tidak mudah dan tidak murah
  • Tata ruang kantor ini merupakan sebuah gabungan dari tata kantor yang telah disebutkan sebelumnya yakni gabungan antara bentuk tata ruang kantor berkamar, tata ruang kantor terbuka dan tata ruang kantor berhias.
Sumber Rujukan:
  • Atmosudirdjo, Prajudi. Kesekretarisan dan Administrasi Perkantoran.  Jakarta: Ghalia Indonesia. 1982
  • Gie, The Liang. Administrasi Perkantoran Modern, Edisi Ke-empat. Yogyakarta: Liberty. 2006
  • Tjandra, Sheddy. Manajemen Perkantoran Modern. Jakarta: Ghalia Indonesia. 2008

0 Response to "Tata Ruang Kantor yang Baik"

Post a Comment

Iklan Atas Artikel

Iklan Tengah Artikel 1

Iklan Tengah Artikel 2

Iklan Bawah Artikel