Penerapan Sistem Manajemen Mutu Iso Terhadap Kinerja

International Organization for Standardization atau yang lebih dikenal dengan singkatan ISO berasal dari istilah standar yang berarti untuk menyatakan berbagai macam makna seperti metrik atau ukuran, spesifikasi, kategori, perilaku, atau pengelompokan.   Sehingga  pada umumnya standar atau ISO tersebut erat kaitannya dengan manajemen mutu.



ISO (International Organization for Standardization) merupakan salah satu model The Quality of Management System (Sistem Manajemen Mutu) yang bertujuan untuk menjalankan TQM (Total Quality Manajemen). Pada akhir-akhir ini TQM diperkenalkan dengan berbagai macam sistem manajemen yang akan memudahkan pengelolaan manajemen yang berintegrasi, berorientasi pada pelanggan dan jangka panjang, serta melakukan perbaikan terus menerus. Beberapa sistem manajemen tersebut antara lain adalah ISO 9000, ISO 14000, ISO 17025, BS5750, Malcom Baldridge, Balanced Scorecard, Six Sigma dan beberapa sistem manajemen versi masing-masing negara.  Sebagaimana dikatakan oleh Sallis (2007, 131) bahwa hubungan antara TQM dengan berbagai standarisasi sistem manajemen mutu merupakan hal yang khas bagi setiap institusi. Dari berbagai fenomena yang ada, ISO merupakan sistem manajemen  yang paling banyak digunakan terutama di negara-negara berkembang.

Rezi Erdiansyah dan Dede Nuary Sukmayuda dalam Westinghoouse  Non-Proprietary  Class  3  mengemukakan  yang dimaksud  dengan  Quality  Management  System  (QMS)    incorporates  quality planning, provides aframeworkformanagingthe activities hatenablethecompany to create items and services which consistently satisfy the customer and regulatory requirements, and is a tool for achieving enhanced customer satisfaction. The QMS also provides forcontinualimprovementbymonitoringprocesses based on their significance, measuring their effectiveness against objectives, and managing processes for improvement. Artinya Sistem Manajemen Mutu (SMM)  menggabungkan perencanaan mutu, menyediakan kerangka kerja untuk mengelola kegiatan yang memungkinkan perusahaan untuk menciptakan item dan pelayanan yang secara konsisten memenuhi persyaratan pelanggan dan peraturan, dan merupakan alat untuk mencapai dan meningkatkan kepuasan pelanggan. SMM juga menyediakan perbaikan berkesinambungan melalui proses pemantauan, mengukur efektivitas pencapaian tujuan, dan mengelola proses untuk perbaikan.

Dengan demikian sistem manajemen mutu dapat diartikan sebagai suatu pola pengelolaan organisasi dimana seluruh unsur-unsur yang terlibat terhubungkan satu sama lain secara terintegrasi . Hal terpenting dalam penerapan sistem manajemen adalah tersedianya kerangka kerja yang meliputi kebutuhan seluruh sistem organisasi mulai dari input, process, output dan feedback. Dengan fokus pada seluruh proses tersebut maka organisasi dapat bekerja dengan langkah-langkah yang sistematis, terencana dan berkelanjutan. ISO merupakan sistem manajemen mutu yang paling banyak digunakan, perusahaan industri menerapkan ISO terutama ISO 9001:2008 yang merupakan tuntutan konsumen, misalnya merupakan persyaratan ekspor produk ke luar negeri.

ISO 9001 : 2008 merupakan sistem manajemen mutu yang paling banyak digunakan di berbagai perusahaan industri. Versi ISO lainnya, seringkali dijalankan setelah perusahaan terlebih dahulu memperoleh sertifikasi ISO 9001:2008 yang merupakan  landasan  pengembangan  sistem  mutu  lainnya.  Beberapa  persyaratan penting dalam ISO 9001:2008 yaitu sebagai berikut:  Management Responbility meliputi komitmen manajemen, focus pada pelanggan, kebijakan mutu, perencanaan (sasaran mutu, perencanaan sistem manajemen mutu). Resource management meliputi penyediaan sumberdaya, kompetensi, kesadaran dan pelatihan, infrastruktur dan lingkungan kerja. Product realization meliputi perencanaan realisasi produk, penetapan persyaratan produk, komunikasi dengan pelanggan, desain dan pengembangan, pembelian, produksi dan pelayanan. Measurement, analysis and improvement meliputi pengendalian ketidaksesuaian produk, analisa data, peningkatan.

Manfaat dengan mendapatkan sertifikasi ISO 90000 yaitu untuk dapat  mengakses kepasar internasional, kecocokan dengan pemasok asing, meningkatnya mutu dan keseragaman kerja, dan meningkatnya produktivitas.

Sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 merupakan standar mutu yang didasarkan pada delapan asas manajemen mutu yang dapat diterapkan manajemen senior (manajer) untuk meningkatkan mutu organisasinya khususnya organisasi perkantoran, yaitu sebagai berikut:

1)    Fokus pada pelanggan

Pelanggan adalah kunci untuk meraih keuntungan. Kelangsungan hidup perusahaan sangat ditentukan oleh bagaimana pandangan pelanggan terhadap perusahaan tersebut. Oleh karena itu, perusahaan harus mengerti kebutuhan pelanggan pada saat ini dan nanti dengan berusaha memenuhi persyaratan pelanggan dan berusaha melebihi harapan pelanggan. Dalam pola maajemen mutu terpadu, mutu ditentukan pelanggan. Karena pelanggan adalah orang-orang yang akan menggunakan produk atau jasa yang dihasilkan maka hanya mereka yang dapat menetapkan apa mutu itu, hanya mereka yang dapat mengatakan kepada perusahaan apa yang mereka inginkan dan bagaimana mereka menginginkannya. Cara yang dapat dilakukan supaya selalu berhubungan dengna pelanggan adalah dengan kontak aktual secara personal maupun telepon atau melalui peninjauan dan pembahasan terhadap data yang diberikan oleh pelanggan dan lain sebagainya.
Manfaat penting yang diperoleh pada perusahaan dengan menerapkan prinsip fokus pada pelanggan dapat disebutkan sebagai berikut :

a.    Meningkatkan keuntungan dan mendapatkan perolehan pangsa pasar yang cepat.
b.    Meningkatkan penggunaan sumber daya organisasi yang efektif untuk mempertinggi kepuasan.
c.    Meningkatkan loyalitas pelanggan

Penerapan prinsip (asas) pertama ini nantinya mengarah pada hal berikut :
a.    Menyelidiki dan memahami kebutuhan pelanggan.
b.    Memastikan bahwa sasaran organisasi berhubungan dengan kebutuhan pelanggan.
c.    Mengkomunikasikan pelanggan dengan organisasi secara keseluruhan.
d.    Menyelaraskan pendekatan dalam memuaskan pelanggan dan pihak yang berkepentingan.
e.    Memastikan keseimbangan antara kepuasan  pelanggan dan pihak lain yang berkepentingan. Seperti pemilik, karyawan, dan pemasok.

2)    Kepemimpinan

Kinerja pemimpin adalah memiliki kemampuan untuk menciptakan visi yang mengandung kewajiban untuk mewujudkannya. Asas ini juga mengharuskan para pemimpin perusahaan untuk menyadari bahwa keberhasilan perusahaan tergantung pada seberapa besar komitmen manajemen untuk menciptakan lingkungan kerja yang kondusif bagi perbaikan kinerja segenap karyawan perusahaan. Disamping itu semangat dan moral kerja karyawan tergantung pada kemampuan memotivasi dari segenap manajemen perusahaan.  Sehingga hal tersebut akan membuat semua personel terlibat dalam pencapaian sasaran perusahaan.

Penerapan prinsip kepemimpinan ini nantinya akan mengarah pada :
a. Pertimbangan semua kebutuhan pihak terkait sebagai suatu kesatuan.
b. Menciptakan visi yang jelas untuk masa depan organisasi.
c. Menetapkan target, tujuan, atau sasaran yang menentang.
d. Menyediakan sumber daya dan pelatihan.
e. Kebebasan untuk bertindak dengan tanggungjawab dan akuntanbilitas.
f. Menjadi contoh dalam hal kejujuran, moral, dan penciptaan budaya.
g. Penciptaan kepercayaan.
h. Mengilangkan kekawatiran antar sesama karyawan.

Manfaat penting dalam penerapan kedua prinsip tersebut adalah :
a. Karyawan akan paham dan termotivasi terhadap pentingnya tujuan dan sasaran perusahaan.
b. Pengevaluasian, pembetulan, dan penerapan aktivitas dilakuakn dalam satu kesatuan.
c. Salah komunikasi antar tingkatan perusahaan dapat dikurangi.
d. Karyawan dapat diandalkan kinerjanya.
e. Timbulnya keinginan untuk berpartisipasi dan berkontribusi untuk perbaikan yang berkelanjutan.

3)    Keterlibatan karyawan
Keterlibatan karyawan adalah dasar yang dipentingkan dalam prinsip manajemen mutu. Hal ini dapat dilakukan dengan cara memberikan kesempatan kepada karyawan untuk merencanakan, menerapkan rencana, dan mengendalikannya. Hal ini akan memicu karyawan untuk aktif dalam melihat peluang untuk peningkatan kompetensi, pengetahuan dan pengalaman.  Keterlibatan ini dapat dimulai dengan perekrutan SDM yang tepat, memberikan pelatihan, dan memberikan mereka tingkat tanggung jawab dan wewenang yang sesuai.

Keterliban karyawan, proses, dan situasi perlu juga dipertimbangkan. Dalam beberapa situasi perusahaan yang sangat menekankan inisiatif individu, orang biasa menjadi cemas dikarenakan mereka tidak dipersiapkan secara baik untuk menghadapi situasi atau mereka merasa tidak nyaman tanpa adanya peraturan dan prosedur yang harus diikuti.

4)    Pendekatan proses

Proses dalam ISO didefinisikan sebagai kumpulan aktifitas yang saling berhubungan atau mempengaruhi, di mana berubahnya input (material, persyaratan, peralatan, instruksi) menjadi output (barang, jasa). Sehingga dengan adanya pendekatan ini diharapkan dapat meninbulkan kesadaran karyawan abhwa hasil yang baiak hanya dapat dicapai melalui proses yang baik.

Berdasarkan definisi tersebut maka ada hal yang harus diperhatikan. Pertama, apakah input memadai untuk dilanjutkan. Kedua, apakah proses yang dilakukan efektif dan efisien dan adakah langkah-langkah penambahan nilai dari input. Ketiga, pada output yang harus diperhatikan adalah siapa pelanggan kita sehingga kita dapat memastikan apakah output yang dihasilkan sesuai dengan yang diinginkan pelanggan.

Dalam konteks ISO pendekatan proses mensyaratkan perusahaan untuk melakukan identifikasi, penerapan, pengelolaan, dan melakukan peningkatan berkesinambungan proses yang dibutuhkan untuk sistem manajemen mutu dan mengelola interaksi masing-masing proses yang bertujuan untuk mencapai sasaran perusahaan. Proses-proses tersebut mencakup tiga hal yaitu:

a.    Proses inti, yang berfungsi sebagai  increase invalue  pada organisasi yang dimulai dari pelanggan eksternal dan kembali pada pelanggan. Proses ini memiliki hubungan langsung dengan pelanggan dan mendapat efek langsung dari pelanggan. Contoh pembelian, pengiriman, dan desain pengembangan.
b.    Proses pendukung, berfungsi sebagai pendukung pada perusahaan untuk menghasilkan data, informasi, atau mengatur administrasi dengan prosedur yang telah ditetapkan. Contoh keuangan, akuntansi, dan manajemen pengelolaan pemasok.
c.    Proses maajemen, karakteristik ini adalah untuk melakukan pengendalian dan pembuatan keputusan. Contoh tinjauan manajemen, perencanaan organisasi, dan perencanaan personel.

5)    Pendekatan sistem untuk pengelolaan

Pendekatan ini dapat dilakukan jika pendekatan proses telah diterapkan. Dalam hal ini menuntut tim manajemen perusahaan menyadari perlunya kerja sama lintas fungsi, sehingga seluruh kebijakan dan keputusan yang diambil senantiasa memakai pendekatan sistem. Keserasian langkah serta kesatuan penghayatan akan menjamin terwujudnya proses pencapaian tujuan yang efektif dan efisien.Keuntungan yang diperoleh dari pendekatan ini sebagai berikut:


a.    Integrasi dan penjajaran proses akan mencapai hasil terbaik dari yang diinginkan
b.    Kemampuan untuk memfokuskan usaha dalam proses kunci
c.    Memberikan kepercayaan kepada interested parties, seperti konsistensi, keefektifan, dan efesiensi organisasi

Penggunaan prinsip ini akan mengarah pada:
a) Menstrukturkan sistem menuju pencapaian sasaran dengan lebih efektif dan efisien.
b)  Memahami keterkaitan proses dan sistem.
c)  Pendekatan struktur yang dapat mengharmoniskan dan mengintegrasikan proses-proses.
d) Memahami kapabilitas organisasi dan terlebih dahulu membuat sumber daya terbatas untuk ditindaklanjuti.
e)  Menargetkan dan mendefinisikan bagaimana aktivitas yang sesuai dengan sistem yang harus di operasikan.
f)     Peningkatan berkelanjutan secara terus-menerus melalui pengukuran dan evaluasi.

6)    Peningkatan berkesinambungan

Peningkatan ini harus menjadi sasaran utama sebuah perusahaan. Dengan peningkatan berkesinambungan sebuah perusahaan akan meningkatkan kinerja mereka, tetapi terlebih dahulu dilakukan stabilitas. Bila stabilitas sudah berjalan, kemudian dilanjutkan peningkatan tahap berikutnya. Keuntungan dari prinsip ini adalah sebagai berikut :

a.    Adanya kinerja yang menguntungkan dalam peningkatan kapabilitas organisasi.
b.    Fleksibel dan cepat merespon hubungan untuk mengubah pasar atau kebutuhan dan harapan pelanggan.
c.    Mengoptimalkan biaya dan sumber data.

Penggunaan prinsip ini mengarah pada hal-hal sebagai berikut :
a.    Mengkaryakan pendekatan organisasi secara konsisten.
b.    Menyediakan pelatihan dan pendidikan.
c.    Membuat peningkatan berkesinambungan pada produk.
d.    Membuat tujuan sebagai pedoman dan pengukuran.
e.    Memberikan penghargaan pada improvement.

7)    Pembuatan keputusan berdasarkan fakta

Keputusan harus diambil berdasarkan informasi yang terkini, lengkap dan relevan. Cara tersebut akan membuat keputusan yang diambil selalu objektif, proporsional dan rasional sehingga memiliki peluang untuk didukung oleh semua pihak.

Langkah-langkah yang digunakan dalam prinsip ini adalah :
a.    Melakukan pengujian serta pengumpulan data dari informasi.
b.    Memastikan data informasi tersebut akurat, dapat dipercaya, dan mudah diakses.
c.    Menganalisis data dan informasi.
d.    Memahami penggunaan teknik statistic.
e.    Membuat keputusan dan menindaklanjutinya.

8)    Hubungan saling menguntungkan dengan pemasok

Asas hubungan dengan penyalur yang saling menguntungkan mengisyaratkan bahwa kesinambungan suatu operasi sangat tergantung pada loyalitas pemasok (supplier). Perusahaan dan pemasok saling membutuhkan dan saling melengkapi. Oleh karena itu perusahaaan harus mampu merumuskan kebijakan yang saling menguntungkan.

Langkah-langkah yang dilakukan untuk implementasi prinsip ini adalah :
a.    Mengidentifikasi dan menyeleksi pemasok yang penting
b.    Melibatkan pemasok dalam mengidentifikasi kebutuhan perusahaan
c.    Melibatkan pemasok dalam proses pengembangan strategi perusahaan
d.    Membina hubungan dengan pemasok dan memperlakukan pemasok sebagai mitra kerja
e.    Menetapkan hubungan jangka pendek dan jangka panjang
f.    Berkomunikasi dan berbagi informasi dengan pemasok
g.    Memastikan bahwa output dari pemasok sesuai dengan persyaratan perusahaan
h.    Membuat aktivitas bersama dalam pengembangan dan peningkatan
i.    Mengilhami, menganjurkan, dan menghargai peningkatan dan suatu prestasi oleh pemasok.

Berlangganan update artikel terbaru via email:

Iklan Atas Artikel

Iklan Tengah Artikel 1

Iklan Tengah Artikel 2

Iklan Bawah Artikel