Korespondensi dan Penataan Arsip

Written by
Korespondensi sering disebut sebagai kegiatan surat menyurat. Jadi, apabila seseorang menulis surat kepada orang lain dan yang menerima kemudian membalas atas surat yang diterimanya, maka kegiatan tersebut di namakan surat menyurat atau korespondensi (saling menulis surat).
Komunikasi yang di lakukan dengan menggunakan media surat sampai saat ini masih relevan dan lebih efektif dan ekonomis meskipun media yang lain dapat di gunakan misalnya hp, internet, telephone, email, dan sebagainya.


Dalam suatu organisasi atau lembaga atau instansi korespondensi dapat di lakukan baik intern maupun ekstern. Artinya dalam suatu lembaga antar bagian atau departemen dapat menggunakan media komunikasi dengan cara saling menulis surat. Demikian pula antar organisasi atau lembaga atau instansi dapat berkomunikasi dengan surat menyurat.

Dalam rangka mencapai tujuan organisasi, perusahaan, pendidikan atau lainnya, maka kerjasama baik ke dalam maupun ke luar sangat penting. agar kerjasama tersebut dapat dilaksanakan dengan baik perlu adanya komuniksi, dan salah satu cara berkomunikasi yang dipergunakan di dalam organisasi, lembaga, perusahaan ataupun perkantoran yaitu dengan cara tertulis, seperti surat.

Adapun penataan di dalam KBBI berarti suatu cara, perbuatan menata, pengaturan dan penyusunan. Sedangakan arsip dalam istilah bahasa Indonesia ada yang menyebutkan sebagai warkat, pada pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subjek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan.

Selain dari pengertian di atas, arsip dapat diartikan pula sebagai suatu badan yang melakukan segala kegiatan pencatatan, penyimpanan dan pemeliharaan surat-surat yang menyangkut soal-soal pemerintah ataupun non pemerintah seperti kantor dan lainnya dengan menerapkan kebijakan dan sistem tertentu yang dapat dipertanggung jawabkan.

Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa penataan arsip merupakan suatu kegiatan menyusun ataupun mengatur dalam perihal penyimpanan surat-surat penting lembaga, organisasi ataupun kantor dan lainnya. Sehingga jika suatu saat surat tersebut dibutuhkan dapat dengan mudah ditemukan.
Atas pengertian di atas, maka yang termasuk ke dalam pengertian arsip itu misalnya: surat-surat, kwitansi, faktur, pembukuan, daftar gaji, daftar harga, kartu penduduk, bagan organisasi, foto-foto dan lain sebagainya.

Pengurusan surat-surat kantor adalah suatu kegiatan yang terpenting di dalam kantor. Organisasi pengurusan surat-surat kantor sangat berbeda dari instansi ke instansi. Dalam suatu organisasi yang kecil, surat-surat masuk dan keluar dapat diurus oleh seorang petugas dengan merangkap tugas-tugas lain. Dalam suatu organisasi-organisasi yang besar pengurusan surat-surat dapat dikerjakan dalam bagian masing-masing, atau dapat juga dipusatkan di suatu bagian khusus, yaitu bagan atau seksi ekspedisi.
SHOW or HIDE COMMENT

No comments:

Post a Comment

close