Monitoring, Pemeriksaan, Evaluasi, Pelaporan Penggunaan Anggaran Pendidikan.

Proses pengawasan terdiri dari monitoring, pemeriksaan, evaluasi, pelaporan penggunaan anggaran pendidikan yang dapat dijelaskan sebagai berikut: 

Monitoring Penggunaan Anggaran Pendidikan. 
Monitoring penggunaan anggaran pendidikan dimaksudkan sebagai segala upaya untuk mengikuti perkembangan proses pelaksanaan kegiatan yang melibatkan penggunaan anggaran pendidikan. Kegiatan ini meliputi pengumpulan, pencatatan, pengolahan, dan penelaahan data dan informasi tentang penggunaan anggaran yang diwujudkan dalam bentuk perkembangan dan hasil pelaksanaan rencana dan program pendidikan agar pelaksanaan rencana dan program tersebut berjalan sesuai dengan rencana.


Tujuan utama monitoring adalah untuk mencatat, menelaah, dan mengolah data dan informasi tentang penggunaan anggaran pendidikan agar dapat diketahui perkembangan penggunaan anggaran pendidikan dalam bentuk perkembangan pelaksanaan rencana dan program, hambatan-hambatannya, dan usaha-usaha yang dapat dilakukan untuk mengatasi hambatan-hambatan tersebut. Tujuan monitoring lainnya adalah agar dapat membandingkan hasil pelaksanaan rencana dan program tersebut. Apakah hasil pelaksanaan sudah sesuai dengan tujuan perencanaan.
Sasaran monitoring penggunaan anggaran pendidikan adalah agar dapat diungkap secara meyakinkan tingkat daya serap biaya dalam pelaksanaan pendidikan, tingkat daya serap fisik dalam pelaksanaan kegiatan pendidikan, dan masalah-masalah yang menghambat daya serap penggunaan biaya untuk pelaksanaan program pendidikan. Selain itu, monitoring ini juga memiliki sasaran agar dapat mengungkap berbagai alternatif pemecahan masalah penggunaan anggaran pendidikan yang efektif.
Monitoring jika dipandang dari perspektif waktu pelaksanaannya dapat dibedakan menjadi monitoring periodik dan monitoring insidental. Monitoring periodik adalah monitoring yang dilaksanakan secara rutin pada kurun waktu tertentu seperti bulanan, triwulanan, tengah tahunan, dan tahunan. Penentuan waktu monitoring tersebut disesuaikan dengan ketentuan yang berlaku dan kebutuhan pimpinan dalam rangka mengikuti proses pelaksanaan rencana dan program mengalami hambatan yang memerlukan penanganan segera. Pelaksanaan monitoring insidental dapat dilakukan dengan cara monitoring langsung dengan melakukan wawancara maupun dengan cara tidak langsung penggunaan format isian atau angket.
Hasil kegiatan monitoring adalah berupa data dan informasi yang dibutuhkan untuk bahan pengambilan keputusan. Karena baru berupa bahan baku, maka data dan informasi tersebut harus diolah agar menghasilkan informasi yang sangat penting bagi pembuatan kebijaksanaan.

Pemeriksaan Penggunaan Anggaran Pendidikan
 
Pemeriksaan atau audit penggunaan anggaran pendidikan adalah merupakan kegiatan melihat dengan teliti, menyelidiki, mempelajari, menelaah dan mengusut penggunaan anggaran pendidikan, termasuk mengusut tata cara pembukuannya, salah benarnya suatu hal, peristiwa yang telah dicatat, ditempatkan pada pos-posnya, serta proses arus penerimaan uang dan barang yang dimiliki oleh suatu sekolah atau suatu unit kerja lainnya baik yang diselenggarakan oleh pemerintah maupun oleh masyarakat. Dalam hal ini, termasuk pula kegiatan meneliti dokumen-dokumen asli sebagai akibat dari timbulnya transaksi yang dicatat, penyelidikan mengenai utang piutang, saldo yang harus diterima atau yang harus dibayar, memverifikasi nilai aktiva fisik, serta tugas-tugas lain dengan tujuan untuk mencari/menemukan kemungkinan adanya kesalahan pencatatan atau kecurangan, dan memberikan penilaian tentang ketetapan daftar keuangan, serta melaporkan keadaan sekolah atau unit kerja lainnya.
Pemeriksaan pelaksanaan anggaran pendidikan berfungsi sebagai sarana untuk mengecek dan meneliti kebenaran, keaslian, dan keabsahan dokumen-dokumen yang ada sebagai akibat telah terjadinya transaksi antara pihak-pihak yang terlibat, dan menelusuri setiap pencatatan terhadap semua buku yang digunakan dalam melakukan transaksi-transaksi tersebut, baik penerimaan maupun pengeluaran uang, termasuk penerimaan dan pengeluaran barang. Tujuannya adalah untuk:
  1. Memberikan laporan penggunaan anggaran pendidikan setelah diperiksa oleh akuntan (pemeriksa) kepada pengelola, pemilik, dan pihak lain secara independen.
  2. Menghindari kesalahan pencatatan atas penerimaan dan pengeluaran uang, dan arus penerimaan dan pengeluaran barang.
  3. Menghindari adanya penyimpangan atas proses pengelolaan keuangan dan barang.
  4. Membetulkan/mengoreksi kesalahan dan atau penyimpangan dalam proses pembukuan.
  5. Menghindari terulangnya kesalahan dan atau penyimpangan dalam proses pembukuan.
  6. Menciptakan kondisi penggunaan sumber daya pendidikan yang efektif dan efisien.
Evaluasi Penggunaan Anggaran Pendidikan
Evaluasi penggunaan anggaran pendidikan adalah aktivitas melakukan pengukuran untuk menilai perkembangan atau tingkat keberhasilan pelaksanaan rencana dan program berdasarkan kriteria tertentu. Kegiatan ini merupakan tindak lanjut dari kegiatan monitoring yang hasilnya sangat diperlukan oleh pimpinan dalam rangka melakukan perumusan kebijaksanaan, termasuk di dalamnya untuk mengantisipasi keadaan dimasa yang akan datang, menyempurnakan rencana dan program tahunan, dan penyempurnaan pelaksanaan suatu kegiatan. Kriteria yang digunakan dalam melakukan penilaian adalah efisiensi dan efektivitas penggunaan sumber daya dan pencapaian tujuan.
Tutjuan evaluasi penggunaan anggaran pendidikan adalah untuk mengukur dan menilai perkembangan dan tingkat keberhasilan peleksanaan rencana dan program pendidikan; menetapkan kriteria sebagai dasar pengambilan kebijaksanaan, mengantisipasi masa yang akan datang, menyempurnakan rencana dan program tahunan, serta melaksanakan perbaikan pelaksanaan kegiatan; dan menilai tingkat efisiensi dan efektivitas penggunaan sumber daya pendidikan dalam pencapaian tujuan. Fungsinya adalah untuk mengetahui:
  1. Sebab-sebab pekerjaan tidak dilakukan menurut kriteria tertentu.
  2. Komponen sistem yang bekerja secara tepat dan dibutuhkan bagi pengembangan.
  3. Alternatif  kegiatan yang paling efektif dalam penyelesaian persoalan atau pemecahan masalah.
  4. Sumber daya yang dapat digunakan sesuai dengan kebutuhan untuk menyelesaikan kegiatan.
  5. Apakah suatu kegiatan bisa di lanjutkan atau dihentikan.
Secara gratis besar, pelaksanaan evaluasi penggunan anggaran pendidikan hampir sama dengan pelaksanaan monitoring yaitu:
  1. Menetapkan tujuan evaluasi.
  2. Menetapkan kriteria keberhasilan pencapaian rencana dan program.
  3. Menyusun istrumen.
  4. Melaksanakan uji coba instrumen.
  5. Menetapkan sampel dan metodologi evaluasi.
  6. Mengumpulkan data.
  7. Menyusun istrumen pengolahan data.
  8. Mengelompokkan data.
  9. Melakukan koding dan editing.
  10. Mentabulasi data.
  11. Merangkum data dan informasi ke dalam bentuk tabel, matrik, diagram, dan lain sebagainya.
  12. Menganalisis dan menginterpretasikan hasil analisis data.
  13. Menyusun laporan.
Pelaporan Penggunaan Anggaran Pendidikan 
Pelaporan penggunaan anggaran pendidikan merupakan bagian dari sistem pengawasan yang memuat hasil-hasil pelaksanaan rencana program pendidikan, masalah-masalah ataau hambatan-hambatan yang dihadapi, dan alterntif-alternatif yang digunakan untuk mengatasi permasalahan. Tujuannya adalah untuk:
  1. Menginformasikan kemajuan, perkembangan nyata atau realisasi fisik dan keuangan baik rutin maupun pembangunan dalam suatu periode tertentu.
  2. Mengidentifikasi kesenjangan antara rencana dan program kerja rutin dan pembangunan dengan realisasinya hingga kurun waktu tertentu.
  3. Mengidentifikasi masalah yang timbul dan mengupayakan alternatif pemecahnnya.
  4. Memberikan informasi yang dibutuhkan pimpinan dan menjadi masukan bagi pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan yang lebih tepat.
Isi laporan harus dapat memberikan data dan informasi yang dibutuhkan dalam pembuatan kebijaksanaan. Oleh karena itu, materi laporan harus akurat sesuai dengan keadaan yang sebenarnya, dan disampaikan tepat waktu. Agar laporan yang disampaikan efektif, maka laporan tersebut harus disampaikan secara tertulis, disusun dan disajikan dalam bentuk format yang baku. Format laporan dapat dirancang sesuai dengan kebutuhan, mudah digunakan, dan dapat menampung data dan informasi yang penting.
Terdapat banyak jenis laporan penggunaan anggaran pendidikan. Setiap laporan mempunyai format, isi, waktu penyampaian, sistem dan mekasnisme penyusunan yang berbeda-beda. Secara garis besar, laporan penggunaan anggaran pendidikan dapat dikelompokkan menjadi dua, yaitu: laporan pelaksanaan proyek pembangunan, dan laporan pelaksanaan tugas dan fungsi. Laporan pelaksanaan proyek pembangunan terdiri atas laporan bulanan dan laporan triwulan. Laporan pelaksanaan tugas dan fungsi terdiri atas laporan tengah tahunan dan laporan tahunan.
Selain dua jenis laporan penggunaan anggaran pendidikan di atas, ada pula laporan khusus keuangan rutin dana SPP/DPP yaitu: laporan daya serap anggaran rutin pertriwulan, laporan daya serap DPP pertriwulan, laporan penerimaan dan penyetoran SPP setiap bulan, dan laporan bulanan data fisik pendidikan.
Penggunaan Standart Keberhasilan dalam Pengawasan Anggaran Pendidikan 
Standart adalah suatu kriteria yang ditetapkan dan digunakan untuk mengukur keberhasilan pencapaian tujuan. Standart keberhasilan adalah suatu ukuran yang dipakai untuk menentukan tingkat keberhasilan pencapaian tujuan. Tingkat keberhasilan pencapaian tujuan bisa minimal dan maksimal. Tingkat pencapaian tujuan dikatakan efektif jika tujuan tersebut mencapai maksimal, misalnya mencapai 100%.
Ada bermacam-macam standar yang digunakan untuk mengukur keberhasilan pelaksanaan rancana dan program pendidikan. Standar yang sering dipakai adalah performance standart (standar hasil kerja) yaitu berupa kualitas, kuantitas, waktu, dan biaya. Standar ini sering sukar dispesifikasikan untuk mengukur bidang-bidang tertentu, sehingga untuk mengukur keberhasilan lainnya digunakan standar lain seperti standar metode, standar fungsi, standar personalia, dan standar faktor fisik.
Dalam kaitannya dengan metode dan fungsi, kita juga mengenal istilah standart operating prosedures (SOP). Jika standar hasil kerja dan SOP tidak dapat digunakan, pimpinan harus mempertimbangkan penggunaan standar lainnya seperti standar personalia, dan standar fisik. Standar personalia adalah kriteria yang berhubungan dengan sejumlah orang yang memiliki kemampuan tinggi. Standar faktor fisik juga perlu dipakai dengan cara menyediakan kondisi fisik yang baik, misalnya penyediaan alat-alat, mesin-mesin, dan lingkungan kerja.
Penggunaan berbagai standar dalam pelaksanaan rencana dan program pendidikan bertujuan agar dapat menghasilkan suatu proses kerja yang baik sehingga tujuan dapat dicapai efektif dan efisien. Hal ini sejalan dengan aktivitas pengawasan yang mengatakan bahwa penetapan standar bertujuan untuk memudahkan dalam melakukan pengawasan. Seperti telah dijelaskan bahwa salah satu tujuan pengawasan adalah untuk melihat apakah antara antara perencanaan dengan pelaksanaannya ada kecocokan. Untuk melihat kecocokan ini harus ada standar/kriteria.
Jika pimpinan menghendaki hasil kerja suatu organisasi yang dipimpinnya efektif, maka perlu dipikirkan tentang metode kerja yang baik, isi jabatan, standar pengisian personalia, pemanfaatan alat-alat, dan penciptaan lingkungan kerja yang baik. Dengan demikian, pengawasan juga akan dapat dilaksanakan efektif dan efisien.
Fungsi pengawasan pada intinya terdiri atas tiga hal, yaitu pembinaan (supervisi), pembandingan (analisis), dan tindakan korektif. Pembinaan merupakan fungsi yang dijamin agar kegiatan dilaksanakan dengan sungguh-sungguh sesuai rencana dan perintah. Biasanya hal ini dilaksanakan dengan cara mengobservasi dan melakukan wawancara. Analisis adalah aktivitas menentukan derajat kesamaan antara hasil kerja yang dicapai dengan hasil kerja yang dijadikan standar. Analisis dapat dilaksanakan berdasarkan laporan hasil kegiatan supervisi. Tujuan analisis adalah untuk mendapatkan informasi apakah terjadi deviasi antara hasil kerja yang direncanakan dengan hasil kerja yang dicapai. Jika ada penyimpangan, apa saja yang menjadi kendalanya.
Tindakan korektif adalah tindakan yang diperlukan jika terjadi penyimpangan antara hasil kerja yang direncanakan dengan hasil kerja yang dicapai. Jika tidak ditemukan adanya penyimpangan maka tindakan korektif tidak perlu dilakukan. Tindakan korektif merupakan usaha menyesuaikan pelaksanaan rencana dan program agar pulih kembali ke jalur yang diinginkan semula, sehingga kegiatan dapat dilaksanakan efektif dan efisien. Tindakan korektif pada umumnya berusaha untuk menghilangkan sebab-sebab yang menimbulkan kesukaran agar pelaksanaan pekerjaan menjadi mudah dan berjalan lancar.

Berlangganan update artikel terbaru via email:

Iklan Atas Artikel

Iklan Tengah Artikel 1

Iklan Tengah Artikel 2

Iklan Bawah Artikel