Sistem Kantor

Sistem Kantor

Saturday, October 20, 2018

Tugas manajemen adalah menetapkan tujuan organisasi dan berupaya untuk mencapainya. Tugas ini merupakan tuntutan yang berat bagi manajemen karena perusahaan menghadapi persaingan yang ketat, sehingga biaya setiap kesalahan menjadi sangat tinggi.

Kondisi ini mengharuskan perusahaan mencari hubungan dan pola yang logis. Dengan kata lain, perusahaan harus memahami tujuan yang jelas dan harus membuat penyederhanaan dan keteraturan melalui sistem.

Istilah "system" berasal dari konsep "systematic" yang mengacu pada pendekatan yang terorganisasi dan teratur untuk memecahkan masalah. Dalam kajian manajemen perkantoran, "system", dapat dianggap sebagai pendekatan yang direncanakan untuk suatu kegiatan dalam upaya mencapai tujuan. Perusahaan bisnis memiliki sejumlah aktivitas seperti penjualan, produksi, pembelian, dan distribusi. Agar semua aktivitas tersebut dapat dilaksanakan secara efisien, diperlukan pendekatan yang sistematis. Sistem kantor membantu menyederhanakan prosedur yang terlibat dalam melaksanakan aktivitas tersebut. Sebagai contoh, sistem perdagangan secara kredit melibatkan prosedur seperti memeriksa referensi, memastikan kelayakan kredit, wawancara pelanggan dan akhirnya memutuskan jumlah kredit yang disetujui.

Sistem mengacu pada rencana penggunaan tenaga, formulir, dokumen, mesin dan peralatan untuk melakukan tahapan tertentu dari aktivitas kantor. Sebagai contoh, sistem pembelian melibatkan penggunaan formulir, pembuatan catatan dan melibatkan personil yang diperlukan untuk menyelesaikan transaksi pembelian.

Berikut ini dikemukakan beberapa pengertian sistem kantor menurut para ahli:

Neuschel
Sebuah prosedur yang dikembangkan secara terintegrasi untuk melakukan kegiatan bisnis utama.

P. W. Betts
Sekelompok prosedur yang saling berhubungan satu sama lain, dan masing-masing terdiri atas sejumlah kegiatan yang secara kolektif memberikan informasi yang memadai dalam berbagai bentuk yang cocok kepada staff untuk bekerja secara efisien dan kepada manajer untuk mengendalikan dan mengarahkan secara efektif.

Littlefield, et al.
Secara khusus, sistem dapat didefinisikan sebagai sekelompok bagian yang paling berhubungan dan saling mempengaruhi yang beroperasi secara berurutan, sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan untuk mencapai tujuan.

Terry, G.R.
Sebuah jaringan prosedur yang terintegrasi dan dirancang untuk melaksanakan kegiatan utama.

Definisi di atas menunjukkan karakteristik perkantoran berikut ini.
  • Sistem perkantoran terdiri atas subbagian yang saling berkaitan, yang beroperasi secara berurutan, tetapi tidak terpisah.
  • Sistem perkantoran berkaitan dengan pencapaian tujuan organisasi.
  • Sistem perkantoran memiliki prosedur yang baku untuk melakukan kegiatan.

Dapatkan Update Terbaru