Perancangan Proses Pengawasan

William H. Newman telah mengemukakan prosedur untuk penetapan sistem pengawasan. Pendekatannya terdiri dari lima langkah dasar yang dapat diterapkan untuk semua tipe kegiatan pengawasan.

  1. Merumuskan hasil yang diinginkan. Manajer harus merumuskan hasil yang akan dicapai sejelas mungkin. Tujuan yang dinyatakan secara umum atau kurang jelas seperti "pengurangan biaya overhead" atau "meningkatkan pelayanan pelanggan", perlu dirumuskan lebih jelas seperti "pengurangan biaya overhead dengan 12%" atau "menyelesaikan setiap keluhan konsumen dalam waktu paling lama tiga hari". Di samping itu, hasil yang di inginkan harus dihubungkan dengan individu yang bertanggung jawab atas pencapaiannya.
  2. Menetapkan penunjuk hasil. Tujuan pengawasan sebelum dan selama kegiatan dilaksanakan adalah agar manajer dapat mengatasi dan memperbaiki adanya penyimpangan sebelum kegiatan diselesaikan. Tugas penting manajer adalah merancang program pengawasan untuk menemukan sejumlah indikator-indikator yang terpercaya sebagai penunjuk apabila tindakan koreksi perlu diambil atau tidak.
  3. Menetapkan standar penunjuk dan hasil. Penetapan standar untuk penunjuk dan hasil akhir adalah bagian penting perancangan proses pengawasan. Tanpa penetapan standar, manajer mungkin memberikan perhatian yang lebih terhadap penyimpangan kecil atau tidak bereaksi terhadap penyimpangan besar. Standar harus sesuai dengan keadaan tertentu. Sebagai contoh, 200 keluhan langganan sebulan pada saat terjadi proses re-organisasi tidak terlalu memprihatinkan dibandingkan 50 keluhan sebulan pada saat organisasi berfungsi normal. Standar juga harus fleksibel untuk menyesuaikan dengan perubahan kondisi.
  4. Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik. Langkah keempat dalam perancangan suatu siklus pengawasan adalah menetapkan sarana untuk pengumpulan informasi penunjuk dan pembandingan penunjuk terhadap standar. Jaringan kerja komunikasi dianggap baik bila aliran tidak hanya ke atas tetapi juga ke bawah kepada siapa yang harus mengambil tindakan koreksi. Di samping itu, jaringan ini harus cukup efisien untuk menyediakan informasi balik yang relevan kepada personalia kunci yang memerlukannya.
  5. Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi. Langkah terakhir adalah pembandingan penunjuk dengan standar, penentuan apakah tindakan koreksi perlu di ambil, dan kemudian pengambilan tindakan.

Berlangganan update artikel terbaru via email:

Iklan Atas Artikel

Iklan Tengah Artikel 1

Iklan Tengah Artikel 2

Iklan Bawah Artikel