Kelebihan Sistem Kantor

Tujuan utama dari sistem kantor adalah untuk menjamin pekerjaan kantor dapat dilaksanakan dengan efektif dan efisien. Pekerjaan kantor melibatkan tiga faktor yang saling berkaitan yaitu: sumber daya manusia, formulir, dan peralatan. Tidak mungkin pekerjaan kantor dapat mencapai efisiensi maksimum, kecuali bila ketiga faktor tersebut digunakan secara sinergi dan terencana. Oleh karena itu, perlu di rancang sebuah sistem kantor. Sistem kantor yang dirancang dengan baik akan memberikan manfaat berikut ini.


Kelancaran Aliran Kerja
Sistem kantor membantu karyawan untuk mengetahui pekerjaan yang harus dilakukan, bagaimana, dan kapan. Karyawan mengikuti metode yang baku untuk membantu menghindari gerakan yang tidak perlu, keterlambatan, dan kesalahan dalam melaksanakan instruksi pekerjaan. Dengan demikian pekerjaan kantor dapat dilaksanakan dengan tertib tanpa gangguan apapun.

Keseragaman Tindakan
Sistem juga membantu karyawan untuk mengikuti prosedur yang sama untuk pekerjaan yang sama. Hal ini membuat keseragaman tindakan dalam prosedur kantor. Karyawan tidak perlu mencari solusi untuk memecahkan masalah berulang. Sebuah prosedur standar dapat segera dimanfaatkan untuk menghemat waktu dan energi.

Ekonomis
Sistem mengakibatkan kegiatan kantor menjadi ekonomis, karena sistem menghilangkan: gerakan yang tiak perlu, duplikasi kegiatan, keterlambatan, dan kesalahan.

Penetapan Tanggung Jawab
Sistem membagikan dan mendistribusikan pekerjaan kantor secara sistematis kepada karyawan. Karyawan diminta untuk menangani tugas yang pasti dengan hasil yang pasti pula. Dengan demikian sistem memberikan kemudahan untuk menetapkan tanggung jawab atas pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan.

Pelatihan Karyawan
Sistem memungkinkan karyawan untuk mempelajari seluk-beluk pekerjaan mereka dengan cepat. Sistem menunjukkan langkah-langkah yang harus diikuti serta waktu dan urutan kerja yang diperlukan. Karyawan hanya tinggal mengikuti prosedur dan beralih  dari satu operasi ke operasi berikutnya dengan cepat. Karyawan, dengan demikian diberikan pelatihan yang sederhana namun efektif untuk melakukan berbagai kegiatan kantor.

Koordinasi Kegiatan
Sistem membantu untuk memvisualisasikan keterkaitan dari kegiatan yang berbeda di departemen lain. Koordinasi diperlukan agar tidak mengganggu pekerjaan di departemen lain.

Mengurangi Beban Manajemen Puncak
Sistem memungkinkan manajemen untuk berkonsentrasi pada hal-hal yang luar biasa ketimbang bergulat dengan urusan rutin. Mereka tidak perlu mengawasi semua pekerjaan. Sistem membantu dalam memastikan tindakan yang konsisten untuk pekerjaan rutin.

Berlangganan update artikel terbaru via email:

Iklan Atas Artikel

Iklan Tengah Artikel 1

Iklan Tengah Artikel 2

Iklan Bawah Artikel