DUNIA MANAJEMEN

Breaking News

Tuesday, October 23, 2018

Keuntungan Menerapkan TQM (Total Quality Management)

Pengendalian mutu terpadu (TQM) merupakan suatu sistem manajemen yang melibatkan semua unsur kepegawaian di lingkungan perusahaan, baik sektor barang atau good product maupun sektor jasa atau service. Tujuan dari penerapan sistem TQM adalah untuk meningkatkan mutu, efisiensi dan efektivitas produksi, baik di lingkungan industri maupun institusi lainnya. Dalam mengantisipasi pasar global AFTA yang telah berlaku sejak awal 2003 salah satu program strategis dalam peningkatan penerapan standar di Indonesia. Sebagian besar lembaga pendidikan telah membentuk kelompok kerja di lingkungan sekolah masing-masing yang disebut  sebagai gugus kendali mutu (TQM ). Gugus kendali mutu merupakan salah satu elemen dari penerapan sistem TQM, dengan tugas dan fungsi menganalisis semua permasalahan yang terjadi pada saat berjalan selama satu hari dan mencari penyelesaian masalahnya.


Sistem TQM merupakan dasar manajemen dalam penerapan sistem manajemen mutu ISO 9000 series tahun 1994 dan ISO 9001 versi tahun 2000 serta dasar untuk penerapan sistem manajemen lingkungan ISO 14001 tahun 1996. Oleh karena itu, bagi perusahaan atau lembaga pendidikan yang telah menerapkan sistem TQM bila ingin disertifikasi untuk sistem manajemen mutu ISO 9001 atau sistem manajemen lingkungan ISO 14001 lebih cepat dalam proses penyiapan dokumentasinya dan sertifikasinya, apabila dibandingkan dengan perusahaan yang tidak pernah menerapkan sistem TQM, sehingga hal ini merupakan suatu keuntungan yang positif karena terjadi penghematan biaya untuk kegiatan konsultasi dan penulisan dokumentasi.
Prinsip dari pada pengendalian mutu terpadu (TQM) adalah bahwa sistem manajemen mutu terpadu TQM melibatkan semua elemen karyawan mulai dari top pimpinan atau “Top Management” sampai dengan pelaksana teknis /operator “Button Up Management.” Sistem TQM harus dimengerti, dipahami dan diterapkan secara sinergis, efisien dan efektif dalam semua aktivitas di lingkungan lembaga pendidikan demi tercapainya tujuan, sasaran dan target produktivitas sesuai dengan kebijakan pimpinan puncak.

Prinsip-prinsip Total Quality Management (TQM)

Selanjutnya TQM (Total Quality Manajemen) terdapat prinsip umum manajemen mutu terpadu yang harus diwujudkan secara konsisten yang sungguh-sungguh meliputi:


  1. Organisasi yang memfokuskan pada ketercapaian kepuasan pelanggan (Custumer Focus Organization). Organisasi dalam hal ini menejemen harus dapar mengoptimalkan seluruh potensi dan sumber daya organisasi dan sistem yang ada untuk menciptakan aktivitas terhadap tercapainya kepuasan pelanggan. Tercapainya kepuasan pelanggan meliputi seluruh stakeholders, baik yang berada di dalam organisasi (untuk perguruan tinggi, dosen, dan karyawan) dan yang berada di luar organisasi misalnya mahasiswa, pemerintah, dunia usaha sebagai pemakai produk (lulusan), dan pemasok serta masyarakat pada umumnya.
  2. Kepemimpinan (Leadership). Kepemimpinan merupakan proses untuk mempengaruhi pihak lain untuk mencapai tujuan organisasi. Oleh karenanya pemimpin harus memiliki visi dan misi yang jelas, sehingga kedua dapat dituangkan dalam kebijakan yang akan diambil. 
  3. Keterlibatan seluruh partisipan organisasi (People Organization). Seluruh komponen organisasi tak terkecuali dalam lembaga pendidikan tinggi harus dilibatkan. Artinya seluruh setivitas pendidikan tinggi harus selalu berusaha untuk melakukan perbaikan secara terus menerus. Perbaikan bukan hanya dari pihak pimpinan, dosen, karyawan, tatapi dosen juga harus memiliki komitmen untuk melakukan perbaikan. Dengan kata lain semua sitivitas pendidikan tinggi harus dilibatkan dalam upaya membarikan pelayanan yang sebaik-baiknya kepada para pelanggan.
  4. Pendekatan yang melakukan pada perbaikan proses (Process Approach). Kurangnya dukungan sistem informasi dan alat ukur keberhasilan TQM berasumsi bahwa output akhir suatu organisasi tidak semata-mata dilihat secara persial, tetapi suatu proses yang panjang. Proses tersebut dilakukan secara sadar oleh setiap individu. Kegiatan tersebut juga dilakukan saling terkait satu dengan lainnya sehingga menghasilkan output organisasi.
  5. Penerapan manajemen dengan pendekatan sistem (System Approach). Pendekatan sistem dalam konteks organisasi, upaya menyempurnakan proses tertentu harus dikaitkan dengan proses lainnya. Oleh karena pihak-pihak yang terkait dengan proses tersebut merupakan rangkaian yang tidak dapat dipishakan.
  6. Penerapan pengambilan keputusan yang didasarkan fakta (Factual Approach Improach to Decision Making). Manajemen mutu terpadu berdasarkan kepuasan pelanggan. Oleh karenanya maka orientasi menajemen mutu terpadu harus mendasarkan pada fakta yang diinginkan oleh pelanggan. Pada sisi lain kepuasan berkaitan dengan kualitas. Implikasinya kualitas kepuasan tersebut harus dapat diukur dan dapat dilakukan monitoring setiap saat.
  7. Hubungan dengan supplier yang saling menguntungkan (Mutually Beneficial Relationship). Filosofis manajemen mutu terpadu di perguruan tinggi: pertama, pemenuhan kebutuhan pelanggan yang sebaik-baiknya atau kepuasan pelanggan, serta kedua, menciptakan budaya kerja dan budaya akademik dalam diri karyawan maupun tenaga kependidikan dalam layanan pendidikan.
  8. Langkah perbaikan yang dilakukan secara terus menerus (Continual Improvement / Kaizen). Inti perbaikan yang dilakukan secara terus menerus oleh pimpinan adalah adanya human resources emprovement baik bagi tenaga edukatif maupun administratif. Realitas menunjukkan belum seluruhnya pemimpim organisasi menyadari arti pentinya pemberdayaan tenaga akademik dan administratif. Para pemimpin sering lebih mementingkan pengembangan fasilitas atau pembangunan fasilitas.
  9. Menentukan standar mutu (quality assurance). Konsep ini menentukan standar-standar mutu dari semua komponen yang bekerja dalam proses produksi atau transformasi lulusan lembaga pendidikan.
  10. Prinsip perubahan kultur (change of culture). Konsep ini bertujuan untuk membentuk budaya organisasi yang menghargai mutu dan menjadikan mutu sebagai orientasi semua komponen organisasi. Jika manajemen ini diterapkan dilembaga pendidikan, maka pihak pimpinan harus berusaha membangun kesadaran anggotanya. 
  11. Prinsip perubahan organisasi (upside down organization). Jika visi, misi, serta tujuan organisasi sudah berubah atau mengalami perkembangan, maka sangat dimungkinkan terjadinya perubahan organisasi yang bukan hanya menjadi perubahan wadah organisasinya, melaikan sistem atau struktur organisasi yang melambangkan hubungan-hubungan kerja struktur organisasi yang melambangkan hubungan-hubungan kerja dan kepengawasan dalam organisasi. 
  12. Mempertahankan hubungan dengan pelanggan (keeping dose to the custumer). Karena organisasi pendidikan menghendaki kepuasan pelanggan, maka perlunya mempertahankan hubungan yang baik dengan pelanggan sangat penting.
Jika prinsip-prinsip dalam TQM tersebut dihubungkan antara satu dan lainnya, maka akan terlihat, bahwa di dalam TQM ini terkandung misi untuk memusatkan manajemen pada upaya menggerakkan para karyawan agar memberikan pelayanan yang memuaskan kepada para pelanggan. Yang susuai dengan Undang-Undang No. 20 tahun 2003 tentang sistem pendidikan Nasional pada bab IV pasal II ayat 2 menyatakan bahwa “pemerintah dan pemerintah daerah wajib memberikan layanan dan kemudahan, serta menjamin terselenggaranya pendidikan yang bermutu bagi setiap warga negara tanpa diskriminasi”.
Dalam prinsip-prinsip yang dipakai oleh P2M STAIN Pamekasan disini hampir semuanya sudah dipakai yang intinya adalah bagaimana untuk memuaskan pelanggan atau custumer.

Manajemen Mutu Terpadu Total Quality Management (TQM)

Manajemen mutu terpadu (Total Quality Management) merupakan suatu sistem nilai yang mendasar dan komperehensip dalam mengelola organisasi dengan tujuan meningkatkan kinerja secara berkelanjutan dalam jangka panjang dengan memberikan perhatian secara khusus pada tercapainya kepuasan pelanggan dengan tetap memperhatikan secara memadai terhadap terpenuhinya terhadap kebutuhan seluruh stakeholders organisasi yang bersangkutan. Masalah kualitas dalam Manejemen Mutu Terpadu (Total Quality Management) menuntut adanya keterlibatan dan tanggung jawab semua pihak dalam organisasi.
 


Abuddin Nata mengemukakan bahwa Total Quality Manajemen adalah suatu keinginan untuk selalu mencoba mengerjakan sesuatu dengan selalu baik sejak awal. Kata total (terpadu) dalam TQM menegaskan bahwa setiap orang yang berada dalam sebuah organisasi harus terlibat dalam upaya melakukan peningkatan secara terus menerus. Kata manajemen dalam TQM berlaku bagi setiap orang, sebab setiap orang dalam sebuah institusi, apa pun status, posisi atau peranannya adalah manajer bagi tanggung jawabnya masing-masing.
 
Total Quality Manajemen (TQM) pada mulanya adalah sebuah konsep menajemen yang digunakan dalam kegiatan corporate atau perusahaan business yang tunduk pada hukum transaksional. Yaitu bahwa setiap usaha harus terukur dan dapat memberikan kepuasan kepada pelanggan sesuai dengan nilai uang yang dibayarkan atau jasa yang diberikan. Dengan cara demikian, perusahaan tersebut akan dapat memuaskan pelanggan, memperbaiki citra positif, dan akhirnya dapat mempertahankan kelanjutan (sustainability) perusahaan tersebut, dan dapat berhasil dan sukses dalam menghadapi persaingan global yang ketat.
 
Selanjutnya TQM digunakan dalam kegiatan lainnya, terutama dalam kegiatan pendidikan. Hal ini dilakukan berdasarkan kesempatan umum bidang perdagangan (General Agreement for Trading Service) yang menegaskan, bahwa bidang pendidikan termasuk salah satu bidang usaha yang diperdagangkan. Dengan menggunakan TQM ini, maka manajemen pendidikan tidak lagi berbasis pada proses atau semata-mata motivasi spiritual yang berbasis nirlaba, melaikan menggunakan manajemen corporate, yaitu bahwa seluruh peserta didik, siswa atau mahasiswa ingin mendapatkan pelayanan yang memuaskan. Apalagi tuntutan kepuasan ini tidak dipenuhi maka, siswa atau mahasiswa akan meninggalkan lembaga pendidikan tersebut, sehingga lembaga pendidikan tersebut menjadi terancam kelanjutannya.
 
Selanjutnya dengan pelaksanaan TQM yang berbasis pada memuaskan pelanggan tersebut, maka berbagai komponen pendidikan: visi, misi, tujuan, kurikulum, proses belajar mengajar, sarana prasarana, pengelolaan, pembiyaan, dan lain sebagainya dikonstruksi sesuai dengan standar, indikator, dan norma tertentu yang diturunkan dari sesuatu yang ideal, atau diangkat dari masukan, saran dan harapan dari para peserta didik dan mahasiswa. Semua ini pada akhirnya ditunjukkan untuk mewujudkan mutu pendidikan yang unggul yang dapat memuaskan pelanggan.
Sugeng Pidarto berpandapat bahwa manajemen mutu terpadu merupakan aktivitas yang berusaha untuk mengoptimalkan daya saing organisasi melalui perbaikan yang terus menerus atau produk, jasa, manusia, proses, dan lingkungan.
 
Kerana itu, pendekatan menejemen mutu terpadu tidak hanya bersifat persial, tetapi komperehensip dengan melibatkan semua pihak yang berkepentingan denga produk yang dihasilkan. Masalah kualitas juga tidak lagi dinamai dan dipandang sebagai masalah teknis (Habermas memandangnya sebagai rasionalitas instrumental dan ekonomis), tetapi lebih berorientasi pada terwujudnya kepuasan konsumen atau pelanggan. Manajemen mutu terpadu juga melibatkan faktor fisik dan non fisik, semisal budaya organisasi, gaya kepemimpinan dan pengikut. Keterpaduan faktor-faktor ini akan melibatkan kualitas pelayanan menjadi lebih meningkat dan bermakna.
 
Manajemen mutu terpadu merupakan upaya untuk mengoptimalkan organisasi dalam rangka kepuasan pelanggan. Dengan demikian manajemen mutu terpadu berkaitan dengan:
  1. Pelanggan, baik internal organisasi maupun eksternal organisasi.
  2. Kualitas, yang dimaksud adalah kualitas pelayanan baik secara individual maupun kelembagaan terus menerus dilakukan oleh setiap individu dan kelembagaan.
  3. Pengambilan keputusan didasarkan atas keputusan yang bersifat ilmiah.
  4. Adanya komitmen semua komponen dalam organisasi.
  5. Adanya kerjasama tim.
  6. Perbaikan dilakukan secara terus menerus.
  7. Kebebasan dilakukan secara terkendali.
  8. Adanya kesatuan tim.
  9. Keterlibatan personal secara keseluruhan.
Tujuan utama TQM (Total Quality Management) dalam bidang pendidikan adalah meningkatkan mutu pendidikan secara berkelanjutan, terus menerus, dan terpadu. Serta mengorientasikan sistem manajemen, perilaku staf, fokus organisasi dan proses-proses pengadaan pelayanan sehingga lembaga penyedia pelayanan bisa berproduksi lebih baik, pelayanan yang lebih efektif yang bisa memenuhi kebutuhan, keinginan dan keperluan pelanggan.
 
TQM (Total Quality Management) juga merupakan suatu filosofi suatu peningkatan yang berkelanjutan, yang dapat dijadikan alat praktis oleh lembaga pendidikan dalam memenuhi kebutuhan, keinginan serta harapan pelanggan sekarang dan dimasa yang akan datang. Dalam kaitan ini, seluruh bagian dan sistem lembaga harus saling mendukung dan saling melengkapi. Keberhasilan unit-unit tersebut mempengaruhi keberhasilan organisasi secara menyeluruh.
 
Dari hasil wawancara saya dengan bapak Mohammad Toha selaku dosen STAIN Pamekasan bahwa pengertian manajemen mutu terpadu adalah sebuah perencanaan, pengorganisasian seluruh elemen, dan seluruh standart-standart dipebaharui. Untuk mencapai atau menciptakan lembaga pendidikan yang dapat dikatakan bermutu disini ada Tujuh standart perguruan tinggi yang semuanya mengacu kepada penjaminan mutu, yaitu: pertama standart visi, misi, tujuan yang harus diperbaiki untuk tercapai pencapaian mutu tersebut. Kedua Standart pengelolaan atau govermen yang dimulai dari tata pamong, misalnya hirarki dari ketua turun ke unit-unit jurusan untuk mengetahui bagaimana pendaftaran skripsi di unit jurusan, bagaimana pelayanan mahasiswa di unit akademik, dan bagaimana pengedaan barang di unit sarana dan prasarana dan itu yang dinamankan sebagai pengelolaan untuk mencapai suatu mutu. Ketiga standart kemahasiswaan, bagaimana input mahasiswa, bagaimana proses penerimaan, dan bagaimana proses pengelompokan dan itu semua dinamakan manajemen kemahasiswaan yang harus diperbaiki dari ektra kurikuler, layanan mutu kamahasiswaan sampai kepada mereka menjadi alumni, sampai mereka yudisium, wisuda dan sebagainya. Yang mana itu semua diupayakan dengan sistematis malalui pengelolaan manajemen agar mencapai suatu mutu tersebut. Keempat standart SDM, pendidik, dosen dan tenaga kependidikan mulai dari input, pengembangan, pembinaan karir, pembinaan kesejahteraan mereka sampai mereka bertugas yang mana itu semua dikelola sedemikian rupa untuk mencapai mutu. kelima standart isi atau kurikulum, standart kurikulum dikelola sedemikian rupa apa yang menjadi institusi kurikulum di STAIN Pamekasan untuk mengayomi dan dianalisa kurikulum pendukung ditingkat jurusan samapai kurikulum utama ditingkat prodi yang mana itu semua direncanakan dan diproses sedemikian rupa untuk mencapai mutu. Keenam standart pembiyayaan, bagaimana menetapkan UKT dengan mekanisme tersendiri agar mencapai mutu, dan dimana dalam menyesuaikan fasilitas disini melihat dari segi pendapatan, membarikan layanan kepada mahasiswa, memberikan gaji kepada dosen yang honorer harus dikaitkan dalam BNBP yang mana itu semua dikelola sedemikian rupa untuk mencapai mutu. Ketujuh standart penelitian dan pengadian kepada masyarakat, bagaimana penelitian itu membarikan kontribusi kepada khazanah keilmuan, seperti apa penelitian yang berhak dibiyayai oleh negara dan seperti apa penelitian yang ditolak, disini memberikan standart manajemen penelitian. Seperti apa standart pengabdian yang dibolehkan dan yang tidak diperbolehkan kepada masyarakat, jadi disini dikelola, direncanakan, diorganisasikan, dikerahkan, dikontrol agar mencapai mutu.
 
Mutu adalah ketersampaian atau ketercapaian pada target minimal BSNP (badan standar nasional pendidikan) atau SNPT (standart nasional pendidikan tinggi) yang mana sudah memberikan markin melalui PP49 tahun 2014 bagaimana upaya tersebut mencapai target minimal. Misalnya, pendidik minimal S2 bersertifikasi dan punya pengalaman. Siapapun dan apapun yang tidak mencapai ketujuh standart ini berarti tidak dapat dikatakan bermutu.
 
Lembaga pendidikan yang bermutu melalui TQM akan memiliki tiga ciri, yaitu: Fokus kepada kepuasan pelanggan dengan bagaimana pelanggan itu puas, pelanggan dalam suatu pendidikan merupakan mahasiswa, wali mahasiswa. Indikator pertama Dimana lembaga pendidikan itu dikatakan bermutu apabila output yang diperoleh dapat diterima oleh lembaga-lembaga lain dan dinyatakan berkualitas. Indikator kedua yaitu adanya perbaikan yang berkesinambungan artinya ketujuah standart itu tidak hanya ditujukan untuk akreditasi akan tetapi bagaimana suatu lembaga pendidiakan tetap selalu dipandang baik, tidak hanya kali ini saja. Indikator ketiga adanya kerja tim yang solid, artinya dikala pimpinan kompeten didalam bidangnya maka staf-staf yang lain juga dituntut untuk berkompeten dan dengan itu lembaga pendidikan dikatakan lembaga yang bermutu.
Manfaat dari TQM disini menurut hasil wawancara saya kepada Mohammad Toha selaku dosen STAIN Pamekasan yaitu: kita akan butul-betul mencapai visi dari empat visi utama dalam STAIN itu sendiri, dengan menghasilkan lulusan yang profesional dalam karya, unggul dalam ilmu. Dari itu maka kepuasan mahasiswa dan masyarakat akan tercapai. Dan pendidikan akan dipandang sebagai lembaga pendidikan yang bermutu.
 
Dan dari wawancara saya dengan Bapak qomar selaku P2M di STAIN pamekasan mengatakan bahwa pusat penjaminan mutu dipendidikan tinggi disini, mutu yang harus dijaminkan yaitu seluruh elemen yang ada didalam kampus diantaranya dosen, mahasiswa, karyawan dan staf-staf lain yang ada didalamnya. Mutu yang harus dijamin disini yaitu mengenai proses rekrutmen, proses pengajaran, input dan output-nya. Yang mana P2M disini harus bisa melakukan penjaminan mutu tersebut. Semisal untuk penjaminan mutu dosen seperti bagaimana pengabdiannya, bagaimana pengajarannya, dan bagaimana penelitiannya. Dari segi pengajarannya disisni mutu dosen akan dinilai dari bagaimana kualitas pengajarannya, bagaimana proses evaluasinya. Untuk itu bapak Qomar menyediakan angket kepada mahasiswa untuk mengukur dan menjamin mutu dosen. Dan segi penelitiaanya disini sudah ada P3M yang mana disini dilihat dari bagaimana proses penelitian itu bermutu dan dilakukan evaluasi untuk mencapai mutu tersebut, untuk mahasiswa yang melakukan penelitian diluar kampus dalam menjaminkan mutu tersebut P2M juga melakukan pemantauan bagaimana kualitas praktek penelitian mahasiswa tersebut dengan memberikan kesempatan kepada P2M sebagai supervisi dalam kegiatan peletian mahasiswa tersebut. Sama halnya dengan karyawan dalam melakukan penjaminan mutu tersebut P2M mengawasi bagaimana kerja karyawan dalam pendidikan tinggi yang ada didataran idealitas tentang seberapa kongkritnya. Mengenai cara P2M memantau dosen yang masuk dan yang tidak masuk disini P2M memberikan raport disetiap semester tentang keaktifan dan kreatifitas mengajarnya. Dan untuk mahasiswa, P2M bekerja sama dengan kode etik untuk bagaimana menghasilkan mahasiswa yang bermutu. Semua instrumen dalam penerapan penjaminan mutu disini sebenarnya yang melakukan adalah prodi-prodi atau jurusan, P2M hanya menjamin apakah penjaminan mutu tersebut sudah sesuai dengan standart atau ketentuan mutu yang disepakati oleh badan bagian P2M. jadi dapat dikatakan bahwa prodi dan jurusan-jusan itu merupakan mitra dari P2M dalam penjaminan mutu itu senidiri.

Manajemen Organisasi Sekolah/Madrasah

Istilah manajemen berasal dari bahasa latin, Prancis dan Italia yaitu; manus, mano, manage/menege, meneggio, meneggiare. Secara etimologi manajemen berasal dari kata management. Kata management berasal dari kata manage, yang berarti; melatih kuda dalam melangkahkan kakinya, bahwa dalam menajemen terkandung dua makna, yaitu; mind (berpikir) dan action (tindakan). Secara bahasa manajemen adalah proses penataan dengan melibatkan sumber-sumber potensial baik yang bersifat manusia maupun non-manusia guna mencapai tujuan secara efektif dan efisien.



Sedangkan organisasi berasal dari bahasa latin, organum, yang berarti alat, bagian, unsur, unit, anggota, atau badan. Secara definisi, organisasi adalah unit sosial yang sengaja dibangun atau distrukturkan untuk mencapai tujuan tertentu. Dalam konteks institusi persekolahan, organisasi dapat didefinisikan sebagai unit sosial yang berbasis pada ideologi akademik atau vokasional yang sengaja dibangun dan distrukturkan untuk mencapai tujuan tertentu secara efektif dan efisien.

Kini jelas bahwa pengertian Manajemen Organisasi Sekolah/Madrasah adalah proses penataan dengan melibatkan unit sosial yang terdiri atas kepala sekolah, guru, staf tata usaha, laboran, teknisi sumber belajar, pustakawan penjaga sekolah, siswa, dewan komite sekolah dan lainnya guna mencapai tujuan yang efektif dan efisien.

Dengan demikian, manajemen mencapai tujuan dari orang-orang lain yang diwadahi dalam organisasi. Oleh karena manajemen mencapai tujuan melalui organisasi. Artinya, tanpa organisasi berarti tidak ada kegiatan manajemen, dan juga sebaliknya tanpa manajemen maka tujuan organisasi juga tidak akan tercapai.

Sekolah sebagai tempat mendidik generasi penerus yang akan berperan dalam kehidupan yang akan terus berubah, sehingga bila sekolahnya itu sendiri sebagai organisasi tidak siap untuk menghadapi persaingan, maka sekolah itu tidak akan mungkin dapat membentuk peserta didik yang kompeten dan punya kapabilitas cukup dalam menghadapi perubahan. Oleh karena itu sikap organisasi sekolah terhadap perubahan akan menentukan keberhasilan sekolah tersebut dalam mengantisipasi kemungkian-kemungkinan yang akan terjadi, dan hal ini perlu sikap kreatif dan inovatif, dengan membangun organisasi sekolah pembelajar. Terwujudnya organisasi sekolah pembelajar akan dapat menciptakan dan mengembangkan kompetensi-kompetensi yang diperlukan dalam menghadapi perubahan yang sangat cepat.

Sebagai lembaga pendidikan penghasil lulusan yang akan berkiprah di masyarakat yang terus berubah, sekolah perlu melakukan dua hal dalam konteks membangun organisasi pembelajar, yaitu;
Menciptakan kondisi internal organisasi/iklim organisasi yang dapat mendorong seluruh anggota dari mulai staf administrasi, guru dan kepala sekolah untuk menjadi menusia pembelajar melalui kegiatan seperti;
  1. Menyediakan perpustakaan khusus guru dan staf sekolah untuk mendorong mereka membaca.
  2. Menyelenggarakan rapat sekolah yang di dalamnya tidak hanya berbicara urusan dinas, tapi membicarakan/mendiskusikan topik tertentu yang berkaitan dengan masalah pendidikan.
  3. Menyediakan waktu khusus untuk acara diskusi yang diselenggarakan sekolah/diskusi internal secara rutin dengan narasumber yang ahli dalam bidang pendidikan.
  4. Menyelenggarakan seminar dangan melibatkan guru-guru dan tenaga kependidikan lainnya secara berkala yang dapat menghadirkan pakar dalam bidang pendidikan yang dapat meberikan informasi penting bagi perbaikan proses pendidikan.
  5. Untuk tenaga admistrasi, didorong untuk lebih mendalami hal-hal teknis berkaitan dengan pengelolaan sistem informasi.
Menciptakan interaksi edukatif yang produktif antara kepala sekolah, guru, dan staf dengan seluruh stakeholder sekolah terutama dengan siswa melalui kegiatan berikut;
  1. Membangun situasi pembelajaran yang lebih mendorong siswa untuk belajar dengan menggunakan berbagai metode dan media pembelajaran yang memungkinkan siswa berpartisipasi aktif dalam kegiatan pembelajaran di kelas.
  2. Mendorong kegiatan siswa dalam bentuk diskusi di antara siswa sendiri berkaitan dengan masalah-maslah yang menjadi consern para remaja.
  3. Mendorong siswa membentuk kelompok belajar dengan penjadwalan dan pelaporan kegiatan yang diatur sekolah, dan dimonitoring dengan cermat oleh wali kelas atau guru bidang studinya sesuai dengan jadwal.
  4. Memberikan pemahaman tentang masalah-masalah pendidikan dan pembelajaran, serta masalah yang berkaitan dengan belajar siswa kapada para orang tua siswa, melalui ceramah-ceramah umum.
  5. Memberdayakan kapabilitas komite sekolah agar lebih consern pada proses pendidikan dan pembelajaran di sekolah, melalui diskusi-diskusi yang digagas oleh sekolah atau oleh komite sekolah, sehingga tumbuh kepedulian bersama.

Upaya membangun organisasi sekolah pembelajar memerlukan kerja keras, sekolah tidak hanya melakukan pembelajaran organisasi yang memampukan penyesuaian diri dengan perubahan lingkungan tetapi juga dituntut melakukan pembelajaran yang dapat mendorong kreativitas dan inovasi sehingga mampu mendahului perubahan-perubahan yang terjadi, menggunakan istilah sange sekolah perlu melakukan pembelajaran adaptif sekaligus pembelajaran generatif. Semua ini memerlukan pencermatan kondisi lingkungan eksternal untuk kemudian dikristalisasi menjadi visi dengan memerhatikan kemampuan yang ada pada kondisi internal. Visi tersebut kemudian dijabarkan mejadi misi, tujuan dan srtategi sekolah, untuk kemudian diimplementasikan oleh organisasi.

Untuk melakukan implementasi strategi untuk mencapai tujuan pendidikan, lingkungan organisasi sekolah harus menciptakan kondisi yang mendorong terlaksananya pembelajaran individu dan kelompok untuk tiap unsur organisasi yang dalam hal ini staf administrasi, guru dan kepala sekolah, kemudian pelaksanaan oleh unsur-unsur organisasi tersebut kemudian ditransformasikan menjadi pembelajaran organisasi yang dapat mendukung pencapaian tujuan yang lebih efektif dan efisien. Pembelajaran ini kemudian harus mampu mejadikan proses pembelajaran siswa menjadi lebih kondusif dengan partisipasi aktif siswa, dan untuk mendorong hal tersebut para siswa diharuskan pada tahap awal melaksanakan diskusi, baik di dalam kelas maupun dalam kegiatan ekstra kurikuler, disamping itu siswa didorong/diharuskan membuat kelompok belajar dengan pengawasan yang melibatkan orang tua sebagai stakeholder. Untuk supaya hal ini berjalan dengan baik komunikasi dan dukungan komite sekolah beserta stakeholder lainnya amat diperlukan, oleh karena itu sekolah perlu membangun jaringan kerja yang baik dengan seluruh stakeholder, agar pelaksanaannya dapat berjalan dengan baik.

Monday, October 22, 2018

Pengawasan Efektif

Untuk menjadi efektif, sistem pengawasan harus memenuhi kriteria tertentu. Kriteria-kriteria utama adalah bahwa sistem seharusnya 1) mengawasi kegiatan-kegiatan yang benar, 2) tepat waktu, 3) dengan biaya yang efektif, 4) tepat-akurat, dan 5) dapat diterima oleh yang bersangkutan. Semakin dipenuhinya kriteria-kriteria tersebut semakin efektif sistem pengawasan. Karakteristik-karakteristik pengawasan yang efektif dapat lebih diperinci sebagai berikut:



  1. Akurat. Informasi tentang pelaksanaan kegiatan harus akurat. Data yang tidak akurat dari sistem, pengawasan dapat menyebabkan organisasi mengambil tindakan koreksi yang keliru atau bahkan menciptakan masalah yang sebenarnya tidak ada. 
  2. Tepat-Waktu. Informasi harus dikumpulkan, disampaikan dan dievaluasi secepatnya bila kegiatan perbaikan harus dilakukan segera.
  3. Obyektif dan menyeluruh. Informasi harus mudah dipahami dan bersifat obyektif serta lengkap.
  4. Terpusat pada titik-titik pengawasan strategik. Sistem pengawas harus memusatkan perhatian pada bidang-bidang di mana penyimpangan-penyimpangan dari standar paling sering terjadi atau yang akan mengakibatkan kerusakan paling fatal.
  5. Realistik secara ekonomis. Biaya pelaksanaan sistem pengawasan harus lebih rendah, atau paling tidak sama, dengan kegunaan yang diperoleh dari sistem tersebut.
  6. Realistik secara organisasional. Sistem pengawasan harus cocok atau harmonis dengan kenyataan-kenyataan organisasi.
  7. Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi. Informasi pengawasan harus terorganisasi dengan aliran kerja organisasi, karena 1) setiap tahap dari proses pekerjaan dapat mempengaruhi sukses atau kegagalan keseluruhan operasi, dan 2) informasi pengawasan harus sampai pada seluruh personalia yang memerlukannya.
  8. Fleksibel. Pengawasan harus mempunyai fleksibelitas untuk memberikan tanggapan atau reaksi terhadap ancaman ataupun kesempatan dari lingkungan.
  9. Bersifat sebagai petunjuk dan operasional. Sistem pengawasan efektif harus menunjukkan, baik deteksi atau deviasi dari standar, tindakan koreksi apa yang seharusnya diambil.
  10. Diterima para anggota organisasi. Sistem pengawasan harus mampu mengarahkan pelaksanaan kerja para anggota organisasi dengan mendorong perasaan otonomi, tanggung jawab, dab berprestasi.

Perancangan Proses Pengawasan

William H. Newman telah mengemukakan prosedur untuk penetapan sistem pengawasan. Pendekatannya terdiri dari lima langkah dasar yang dapat diterapkan untuk semua tipe kegiatan pengawasan.

  1. Merumuskan hasil yang diinginkan. Manajer harus merumuskan hasil yang akan dicapai sejelas mungkin. Tujuan yang dinyatakan secara umum atau kurang jelas seperti "pengurangan biaya overhead" atau "meningkatkan pelayanan pelanggan", perlu dirumuskan lebih jelas seperti "pengurangan biaya overhead dengan 12%" atau "menyelesaikan setiap keluhan konsumen dalam waktu paling lama tiga hari". Di samping itu, hasil yang di inginkan harus dihubungkan dengan individu yang bertanggung jawab atas pencapaiannya.
  2. Menetapkan penunjuk hasil. Tujuan pengawasan sebelum dan selama kegiatan dilaksanakan adalah agar manajer dapat mengatasi dan memperbaiki adanya penyimpangan sebelum kegiatan diselesaikan. Tugas penting manajer adalah merancang program pengawasan untuk menemukan sejumlah indikator-indikator yang terpercaya sebagai penunjuk apabila tindakan koreksi perlu diambil atau tidak.
  3. Menetapkan standar penunjuk dan hasil. Penetapan standar untuk penunjuk dan hasil akhir adalah bagian penting perancangan proses pengawasan. Tanpa penetapan standar, manajer mungkin memberikan perhatian yang lebih terhadap penyimpangan kecil atau tidak bereaksi terhadap penyimpangan besar. Standar harus sesuai dengan keadaan tertentu. Sebagai contoh, 200 keluhan langganan sebulan pada saat terjadi proses re-organisasi tidak terlalu memprihatinkan dibandingkan 50 keluhan sebulan pada saat organisasi berfungsi normal. Standar juga harus fleksibel untuk menyesuaikan dengan perubahan kondisi.
  4. Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik. Langkah keempat dalam perancangan suatu siklus pengawasan adalah menetapkan sarana untuk pengumpulan informasi penunjuk dan pembandingan penunjuk terhadap standar. Jaringan kerja komunikasi dianggap baik bila aliran tidak hanya ke atas tetapi juga ke bawah kepada siapa yang harus mengambil tindakan koreksi. Di samping itu, jaringan ini harus cukup efisien untuk menyediakan informasi balik yang relevan kepada personalia kunci yang memerlukannya.
  5. Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi. Langkah terakhir adalah pembandingan penunjuk dengan standar, penentuan apakah tindakan koreksi perlu di ambil, dan kemudian pengambilan tindakan.

Sunday, October 21, 2018

Pentingnya Pengawasan

Ada berbagai faktor yang membuat pengawasan semakin diperlukan oleh setiap organisasi. Faktor-faktornya adalah:


  1. Perubahan lingkungan organisasi. Berbagai perubahan lingkungan organisasi terjadi terus menerus dan tak dapat dihindari, seperti munculnya inovasi produk dan pesaing baru, dikemukakannya bahan baku baru, adanya peraturan pemerintah baru, dan sebagainya. Melalui fungsi pengawasan manajer mendeteksi perubahan-perubahan yang berpengaruh pada barang dan jasa organisasi, sehingga mampu menghadapi tantangan atau memanfaatkan kesempatan yang diciptakan perubahan-perubahan yang terjadi.
  2. Peningkatan kompleksitas organisasi. Semakin besar organisasi semakin memerlukan pengawasan yang lebih formal dan hati-hati. Berbagai jenis produk harus diawasi untuk menjamin bahwa kualitas dan profitabilitas tetap terjaga, penjualan eceran pada para penyalur perlu di analisas dan dicatat secara tepat; bermacam-macam pasar organisasi, luar dan dalam negeri, perlu selalu dimonitor. Di samping itu organisasi sekarang lebih bercorak desentralisasi, dengan banyak agen-agen atau cabang-cabang penjualan dan kantor-kantor pemasaran, pabrik-pabrik yang terpisah secara geografis, atau fasilitas penelitian yang tersebar luas. Semuanya memerlukan pelaksanaan fungsi pengawasan dengan lebih efektif dan efisien.
  3. Kesalahan-kesalahan. Bila para bawahan tidak pernah membuat kesalahan, manajer dapat secara sederhana melakukan fungsi pengawasan. Tetapi kebanyakan anggota organisasi sering membuat kesalahan-kesalahan--- memesan barang atau komponen yang salah, membuat penentuan harga yang terlalu rendah, masalah-masalah didiagnosa secara tidak tepat. Sistem pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan-kesalahan tersebut sebelum menjadi kritis.
  4. Kebutuhan manajer untuk mendelegasikan wewenang. Bila manajer mendelegasikan wewenang kepada bawahannya, tanggung jawab atasannya itu sendiri tidak berkurang. Satu-satunya cara agar manajer dapat menentukan apakah bawahan telah melakukan tugas-tugas yang telah dilimpahkan kepadanya adalah dengan mengimplementasikan sistem pengawasan. Tanpa sistem tersebut, manajer tidak dapat memeriksa pelaksanaan tugas bawahan.

Tipe Pengawasan

Ada tiga tipe dasar pengawasan, yaitu 1) pengawasan pendahuluan, 2) pengawasan 'concurrent", dan 3) pengawasan umpan balik.


Pengawasan pendahuluan (feedforward control). Pengawasan pendahuluan atau sering disebut streering control, dirancang untuk mengantisipasi masalah-masalah atau penyimpangan-penyimpangan dari standar atau tujuan dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap kegiatan tertentu diselesaikan. Jadi, pendekatan pengawasan ini lebih aktif dan agresif, dengan mendeteksi masalah-masalah dan mengambil tindakan yang diperlukan sebelum suatu masalah terjadi. Pengawasan ini akan efektif hanya bila manajer mampu mendapatkan informasi akurat dan tepat pada waktunya tentang perubahan-perubahan dalam lingkungan atau tentang perkembangan terhadap tujuan yang diinginkan.

Pengawasan yang dilakukan bersamaan dengan pelaksanaan kegiatan (concureent control). Pengawasan ini sering disebut pengawasan "Ya-Tidak", screening control atau "berhenti-terus", dilakukan selama suatu kegiatan berlangsung. Tipe pengawasan ini merupakan proses di mana aspek tertentu dari suatu prosedur harus disetujui dulu, atau syarat aspek tertentu harus dipenuhi dahulu sebelum kegiatan-kegiatan bisa dilanjutkan, atau menjadi semacam peralatan "double-check" yang lebih menjamin ketepatan pelaksanaan suatu kegiatan.

Pengawasan umpan balik. Pengawasan umpan balik juga dikenal sebagai past-action control, mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan. Sebab-sebab penyimpangan dari rencana atau standar ditentukan, dan penemuan-penemuan diterapkan untuk kegiatan-kegiatan serupa di masa yang akan datang. Pengawasan ini bersifat historis, pengukuran dilakukan setelah kegiatan terjadi.

Pengawasan

Pengawasan dapat didefinisikan sebagai proses untuk menjamin bahwa tujuan-tujuan organisasi dan manajemen tercapai. Ini berkenaan dengan cara-cara membuat kegiatan-kegiatan sesuai yang direncanakan. Pengertian ini menunjukkan adanya hubungan yang sangat erat antara perencanaan dan pengawasan. Seperti terlihat dalam kenyataan, langkah awal proses pengawasan adalah sebenarnya langkah perencanaan, penetapan tujuan, standar atau sasaran pelaksanaan suatu kegiatan. Karena kadang-kadang sulit untuk membedakan antara rencana, standar atau apa itu pengawasan, maka perlu dipahami terlebih dahulu pengertian tujuan, sasaran, prosedur, dan sebagainya. Fungsi pengawasan manajemen juga berhubungan erat dengan fungsi-fungsi manajerial lainnya. Pengawasan membantu penilaian apakah perencanaan, pengorganisasian, penyusunan personalia, dan pengarahan telah dilaksanakan secara efektif. Dan fungsi pengawasan itu sendiri harus di awasi. Sebagai contoh, apakah laporan-laporan pengawasan akurat? apakah sistem pengawasan memberikan informasi tepat pada waktunya? apakah kegiatan di ukur dengan interval frekuensi waktu yang mencukupi? Semuanya ini merupakan aspek pengawasan pada fungsi pengawasan.


Definisi pengawasan yang dikemukakan oleh Robert J. Mockler berikut ini telah memperjelas unsur-unsur esensial proses pengawasan:
 
Pengawasan manajemen adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan ataupun organisasi.

Proses pembuatan Keputusan

Banyak manajer yang harus membuat suatu keputusan dengan metode-metode pembuatan keputusan informal untuk memberikan pedoman bagi mereka. Sebagai contoh, manajer dapat menggantungkan pada tradisi dan membuat keputusan sama seperti yang di buat untuk masalah atau kesempatan serupa di waktu yang lalu. Mereka juga dapat menarik wewenangnya dan membuat keputusan berdasarkan nasehat dari seorang ahli atau manajer atasannya. Akhirnya mereka dapat menggunakan pemikiran yang di sebut a priori, yaitu mereka membuat anggapan bahwa penyelesaian masalah yang paling logik dan jelas adalah yang paling benar.


Tahap 1: Pemahaman dan perumusan masalah. Para manajer sering menghadapi kenyataan bahwa masalah yang sebenarnya sulit dikemukakan, atau bahkan sering hanya mengidentifikasikan gejala masalah bukan penyebab yang mendasar. Bila manajer akan memperbaiki situasi, mereka harus pertama-tama menemukan apa masalah sebenarnya, dan kemudian menentukan bagian-bagian masalah yang mereka harus pecahkan serta bagian-bagian mana yang seharusnya dipecahkan.

Tahap 2: Pengumpulan dan analisis data yang relevan. Setelah manajer menentukan dan merumuskan masalah, mereka harus mulai memutuskan langkah-langkah selanjutnya. Manajer pertama kali harus menentukan data-data apa yang akan dibutuhkan untuk membuat keputusan yang tepat, dan kemudian mendapatkan informasi tersebut. Para manajer akan jarang memperoleh seluruh data yang dibutuhkan, padahal mereka harus mempunyai informasi cukup untuk dapat merumuskan berbagai penyelesaian.

Tahap 3: Pengembangan alternatif-alternatif. Kecenderungan untuk menerima alternatif keputusan pertama yang "feasibel" sering menghindarkan manajer dari pencapaian penyelesaian yang terbaik untuk masalah-masalah mereka. Pengembangan sejumlah alternatif memungkinkan manajer menolak kecenderungan untuk membuat keputusan terlalu cepat dan membuat lebih mungkin pencapaian keputusan yang efektif.

Tahap 4:Evaluasi alternatif-alternatif. Setelah manajer mengembangkan sekumpulan aternatif, mereka harus mengevaluasinya untuk menilai efektivitas setiap alternatif. Efektivitas dapat diukur dengan dua kriteria: apakah alternatif realistik bila dihubungkan dengan tujuan dan sumber daya organisasi, dan seberapa baik alternatif akan membantu pemecahan masalah.

Tahap 5: Pemilihan alternatif terbaik. Tahap kelima pembuatan keputusan merupakan hasil evaluasi berbagai alternatif. Alternatif terpilih akan didasarkan pada jumlah informasi yang tersedia bagi manajer dan ketidak sempurnaan kebijakan manajer. Pilihan alternatif terbaik juga sering merupakan suatu kompromi di antara berbagai faktor yang telah di pertimbangkan.

Tahap 6: Implementasi keputusan. Setelah alternatif terbaik dipilih, para manejer harus membuat rencana-rencana untuk mengatasi berbagai persyaratan dan masalah yang mungkin dijumpai dalam penerapan keputusan.

Keterbatasan Sistem Kantor

Seiring dengan berbagai kelebihan, sistem memiliki beberapa keterbatasan juga. Beberapa keterbatasan sistem dijelaskan berikut ini.

Kesulitan Membangun Sistem
Dalam praktek, sangat sulit untuk menetapkan sistem yang akan digunakan. Merancang  sistem yang cocok didasarkan pada banyak faktor yang mungkin tidak selalu menguntungkan bagi pembentukan sebuah sistem.


Kesulitan Mematuhi Sistem
Ketika sistem yang baku dipaksakan, mungkin  dalam waktu tertentu tidak mengakibatkan pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Pekerjaan tertentu selalu membutuhkan fleksibelitas dalam pelaksanaannya. Sistem yang kaku dapat menghambat pelaksanaan pekerjaan.

Sistem Tidak Dapat Berguna Sepanjang Waktu
Suatu sistem dapat bekerja dengan baik hanya dalam waktu tertentu. Keadaan yang dinamis menuntut sistem untuk menyesuaikan dengan perubahan organisasi.

Investasi Sistem
Penerapan sistem melibatkan timbulnya pengeluaran tambahan. Sebagai contoh, sistem mekanisme pekerjaan kantor, membutuhkan investasi pada komputer.

Karakteristik Manajemen Pendidikan Islam

Manajemen pendidikan Islam memiliki objek pembahasan yang cukup kompleks. Berbagai objek bahasan tersebut dijadikan bahan yang kemudian diintegraskan untuk mewujudkan manajemen pendidikan yang berciri khas Islam.

Istilah Islam dapat dimaknai sebagai Islam wahyu atau Islam budaya. Islam wahyu meliputi Al-Qur'an dan hadist-hadist Nabi, baik hadist Nabawi ataupun hadist Qudsi. Sementara itu Islam budaya meliputi ungkapan sahabat Nabi, pemahaman ulama, pemahaman cendikiawan Muslim dan budaya umat Islam. Kata Islam menjadi identitas manajemen pendidikan ini dimaksudkan dapat mencakup makna keduanya, yakni Islam wahyu dan Islam budaya.

Oleh karena itu, pembahasan manajemen pendidikan Islam senantiasa melibatkan wahyu dan budaya kaum muslimin, ditambah secara kaidah-kaidah manajemen pendidikan secara umum. Maka, pembahasan ini akan mempertimbangkan bahan-bahan sebagai berikut.
  1. Teks-teks wahyu baik Al-qur'an maupun hadist yang terkait dengan manajemen pendidikan.
  2. Perkataan-perkataan para sahabat Nabi maupun ulama dan cendikiawan Muslim yang terkait dengan manajemen pendidikan.
  3. Realitas perkembangan lembaga pendidikan Islam.
  4. Kultur komunitas (pimpinan dan pegawai) lembaga pendidikan Islam.
  5. Ketentuan kaidah-kaidah manajemen pendidikan.

Saturday, October 20, 2018

Kelebihan Sistem Kantor

Tujuan utama dari sistem kantor adalah untuk menjamin pekerjaan kantor dapat dilaksanakan dengan efektif dan efisien. Pekerjaan kantor melibatkan tiga faktor yang saling berkaitan yaitu: sumber daya manusia, formulir, dan peralatan. Tidak mungkin pekerjaan kantor dapat mencapai efisiensi maksimum, kecuali bila ketiga faktor tersebut digunakan secara sinergi dan terencana. Oleh karena itu, perlu di rancang sebuah sistem kantor. Sistem kantor yang dirancang dengan baik akan memberikan manfaat berikut ini.


Kelancaran Aliran Kerja
Sistem kantor membantu karyawan untuk mengetahui pekerjaan yang harus dilakukan, bagaimana, dan kapan. Karyawan mengikuti metode yang baku untuk membantu menghindari gerakan yang tidak perlu, keterlambatan, dan kesalahan dalam melaksanakan instruksi pekerjaan. Dengan demikian pekerjaan kantor dapat dilaksanakan dengan tertib tanpa gangguan apapun.

Keseragaman Tindakan
Sistem juga membantu karyawan untuk mengikuti prosedur yang sama untuk pekerjaan yang sama. Hal ini membuat keseragaman tindakan dalam prosedur kantor. Karyawan tidak perlu mencari solusi untuk memecahkan masalah berulang. Sebuah prosedur standar dapat segera dimanfaatkan untuk menghemat waktu dan energi.

Ekonomis
Sistem mengakibatkan kegiatan kantor menjadi ekonomis, karena sistem menghilangkan: gerakan yang tiak perlu, duplikasi kegiatan, keterlambatan, dan kesalahan.

Penetapan Tanggung Jawab
Sistem membagikan dan mendistribusikan pekerjaan kantor secara sistematis kepada karyawan. Karyawan diminta untuk menangani tugas yang pasti dengan hasil yang pasti pula. Dengan demikian sistem memberikan kemudahan untuk menetapkan tanggung jawab atas pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan.

Pelatihan Karyawan
Sistem memungkinkan karyawan untuk mempelajari seluk-beluk pekerjaan mereka dengan cepat. Sistem menunjukkan langkah-langkah yang harus diikuti serta waktu dan urutan kerja yang diperlukan. Karyawan hanya tinggal mengikuti prosedur dan beralih  dari satu operasi ke operasi berikutnya dengan cepat. Karyawan, dengan demikian diberikan pelatihan yang sederhana namun efektif untuk melakukan berbagai kegiatan kantor.

Koordinasi Kegiatan
Sistem membantu untuk memvisualisasikan keterkaitan dari kegiatan yang berbeda di departemen lain. Koordinasi diperlukan agar tidak mengganggu pekerjaan di departemen lain.

Mengurangi Beban Manajemen Puncak
Sistem memungkinkan manajemen untuk berkonsentrasi pada hal-hal yang luar biasa ketimbang bergulat dengan urusan rutin. Mereka tidak perlu mengawasi semua pekerjaan. Sistem membantu dalam memastikan tindakan yang konsisten untuk pekerjaan rutin.

Tujuan Sistem Kantor

Tujuan untuk mengembangkan dan memanfaatkan sistem berbeda pada setiap organisasi. Namun, beberapa tujuan utama dari sistem kantor adalah sebagai berikut ini:

Efisiensi dalam pemanfaatan sumber daya organisasi
Efisiensi mengandung makna efektivitas dan ekonomis. Efektivitas berarti layanan yang lebih cepat kepada pelanggan sesuai dengan kebutuhan pelanggan. Ekonomis berarti produktivitas yang lebih tinggi dengan biaya lebih rendah, pemanfaatan personil dan peralatan yang baik, dan ketersediaan disimpan pada tingkat yang optimal.

Mengendalikan biaya operasi
Sistem adalah dasar untuk mengendalikan biaya operasi. Hasil kerja saat ini dibandingkan dengan standar. Jika ketidaksesuaian ditemukan, langkah-langkah perbaikan untuk menyesuaikan atau memodifikasi metode penanganan dapat dilakukan.

Meningkatkan efisiensi operasional
Ini berarti bahwa gerakan yang tidak perlu, keterlambatan dan ketidakpastian diminimalkan. Pada saat yang sama tanggung jawab untuk tugas-tugas khusus didelegasikan, sehingga atasan dapat melaksanakan tugas sesuai dengan kewenangannya.

Membantu pencapaian tujuan organisasi
Jika sistem di rancang dengan baik dan digunakan secara efektif, maka sistem tersebut dapat membantu pencapaian tujuan organisasi, yaitu menjamin kepuasan pelanggan, pengurangan biaya dan keuntungan yang lebih tinggi.

Karakteristik Sistem Kantor

Littlefield, et al. mengajukan enam syarat penting dari sebuah sistem kantor yang baik.

  • Efektif. Sistem kantor dianggap efektif ketika dapat mencapai tujuan yang sudah ditetapkan.
  • Efisien. Sebuah sistem yang efisien harus dapat menurunkan biaya.
  • Handal. Sistem memiiki hasil yang konsisten.
  • Fleksibel. Sistem mampu menyesuaikan diri dengan perubahan kondisi lingkungan.
  • Sederhana. Desain sistem tidak rumit. Kesederhanaan sistem memfasilitasi pemahaman pada pengguna sistem.
  • Diterima. Sistem dapat diterima dan digunakan oleh pengguna sistem.

Sistem Kantor

Tugas manajemen adalah menetapkan tujuan organisasi dan berupaya untuk mencapainya. Tugas ini merupakan tuntutan yang berat bagi manajemen karena perusahaan menghadapi persaingan yang ketat, sehingga biaya setiap kesalahan menjadi sangat tinggi.

Kondisi ini mengharuskan perusahaan mencari hubungan dan pola yang logis. Dengan kata lain, perusahaan harus memahami tujuan yang jelas dan harus membuat penyederhanaan dan keteraturan melalui sistem.

Istilah "system" berasal dari konsep "systematic" yang mengacu pada pendekatan yang terorganisasi dan teratur untuk memecahkan masalah. Dalam kajian manajemen perkantoran, "system", dapat dianggap sebagai pendekatan yang direncanakan untuk suatu kegiatan dalam upaya mencapai tujuan. Perusahaan bisnis memiliki sejumlah aktivitas seperti penjualan, produksi, pembelian, dan distribusi. Agar semua aktivitas tersebut dapat dilaksanakan secara efisien, diperlukan pendekatan yang sistematis. Sistem kantor membantu menyederhanakan prosedur yang terlibat dalam melaksanakan aktivitas tersebut. Sebagai contoh, sistem perdagangan secara kredit melibatkan prosedur seperti memeriksa referensi, memastikan kelayakan kredit, wawancara pelanggan dan akhirnya memutuskan jumlah kredit yang disetujui.

Sistem mengacu pada rencana penggunaan tenaga, formulir, dokumen, mesin dan peralatan untuk melakukan tahapan tertentu dari aktivitas kantor. Sebagai contoh, sistem pembelian melibatkan penggunaan formulir, pembuatan catatan dan melibatkan personil yang diperlukan untuk menyelesaikan transaksi pembelian.

Berikut ini dikemukakan beberapa pengertian sistem kantor menurut para ahli:

Neuschel
Sebuah prosedur yang dikembangkan secara terintegrasi untuk melakukan kegiatan bisnis utama.

P. W. Betts
Sekelompok prosedur yang saling berhubungan satu sama lain, dan masing-masing terdiri atas sejumlah kegiatan yang secara kolektif memberikan informasi yang memadai dalam berbagai bentuk yang cocok kepada staff untuk bekerja secara efisien dan kepada manajer untuk mengendalikan dan mengarahkan secara efektif.

Littlefield, et al.
Secara khusus, sistem dapat didefinisikan sebagai sekelompok bagian yang paling berhubungan dan saling mempengaruhi yang beroperasi secara berurutan, sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan untuk mencapai tujuan.

Terry, G.R.
Sebuah jaringan prosedur yang terintegrasi dan dirancang untuk melaksanakan kegiatan utama.

Definisi di atas menunjukkan karakteristik perkantoran berikut ini.
  • Sistem perkantoran terdiri atas subbagian yang saling berkaitan, yang beroperasi secara berurutan, tetapi tidak terpisah.
  • Sistem perkantoran berkaitan dengan pencapaian tujuan organisasi.
  • Sistem perkantoran memiliki prosedur yang baku untuk melakukan kegiatan.

Friday, October 19, 2018

Manajemen Perkantoran

Pengertian manajemen kantor, dapat ditelusuri dari tiga pertanyaan utama. Pertama apa yang di-manage? Kedua, bagaimana me-manage? Ketiga, untuk tujuan apa manajemen kantor dilakukan?

Menjawab pertanyaan semua tersebut, manajemen kantor dapat didefinisikan sebagai proses merencanakan, melaksanakan, dan mengevaluasi aktivitas kantor dalam mewujudkan kantor sebagai penyedia layanan informasi dan komunikasi untuk membantu pencapaian tujuan organisasi secara efektif dan efisien. Apabila di identifikasi, "proses merencanakan, melaksanakan, dan mengevaluasi", merupakan jawaban dari pertanyaan kedua; "aktivitas kantor", merupakan jawaban dari pertanyaan pertama; sedangkan "mewujudkan kantor sebagai penyedia layanan informasi dan komunikasi untuk membantu pencapaian tujuan organisasi secara efektif dan efisien", merupakan jawaban dari pertanyaan ketiga.

Aktivitas kantor dalam definisi manajemen kantor sebagaimana disebutkan di atas merujuk pada fungsi kantor, yang terdiri dari fungsi utama dan fungsi pendukung. Aktivitas utama kantor adalah mengolah data dan informasi sedangkan aktivitas pendukung adalah kegiatan yang diarahkan untuk mendukung pengelolaan data dan informasi agar dapat dilakukan dengan efektif dan efisien. 

Karena tujuan utama manajemen kantor adalah untuk mewujudkan kantor sebagai penyedia layanan informasi dan komunikasi, secara tegas George R. Terry menyamakan manajemen kantor dengan manajemen informasi. George R. Terry menjelaskan manajemen informasi atau manajemen kantor adalah aktivitas merencanakan, mengoordinasikan, dan memotivasi usaha orang lain untuk mencapai tujuan khusus di kantor sesuai dengan tujuan organisasi

Berikut ini beberapa pendapat para ahli untuk memperkuat pemahaman kita mengenai manajemen perkantoran.
  1. Rao, M.E.T. Manajemen kantor adalah perencanaan, pengorganisasian, dan pengendalian dokumen oleh administrator dalam suatu organisasi.
  2. Wyle and Brecht. Manajemen kantor adalah pemanfaatan dan pengendalian manusia, metode, mesin, dan material untuk mencapai hasil terbaik, kualitas tertinggi, upaya terbaik, waktu tersingkat, cara yang paling praktis, dan dapat diterima oleh manajemen puncak.
  3. E.C. Eyre. Manajemen kantor berkaitan dengan penyediaan layanan komunikasi, informasi dan pengamanan aset.
  4. Denyer. Manajemen kantor adalah memimpin dan mengendalikan kantor untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan dengan cara paling ekonomis.
  5. P.W. Betts. Manajemen kantor adalah aplikasi paling efektif dari semua keterampilan manajerial untuk mencapai tujuan berhubungan dengan fungsi kantor dalam menyediakan informasi yang tepat dan jaringan komunikasi untuk semua bidang dalam organisasi.

Thursday, October 18, 2018

Metode Pengelolaan Konflik

Pada pembahasan kali ini akan di sampaikan beberapa metode pengelolaan konflik. 1) stimulasi konflik dalam satuan-satuan organisasi di mana pelaksanaan kegiatan lambat karena tingkat konflik terlalu rendah. 2) pengurangan atau penekanan konflik bila terlalu tinggi atau menurunkan produktifitas; dan 3) penyelesaian konflik.

Metode Stimulasi Konflik
Seperti telah di sebutkan di awal, konflik dapat menimbulkan dinamika dan pencapaian cara-cara yang lebih baik dalam pelaksanaan kegiatan kerja suatu kelompok. Situasi di mana konflik terlalu rendah akan menyebabkan para karyawan takut berinisiatif dan menjadi pasif. Kejadian-kejadian, perilaku dan informasi yang dapat mengarahkan orang-orang bekerja lebih baik diabaikan; para anggota kelompok saling bertoleransi terhadap kelemahan dan kejelekan pelaksanaan kerja. Manajer dari kelompok seperti ini perlu merangsang timbulnya persaingan dan konflik yang dapat mempunyai efek penggeblengan.
Metode stimulasi konflik meliputi: 1) pemasukan atau penempatan orang luar ke dalam kelompok, 2) penyusunan kembali organisasi, 3) penawaran bonus, 4) pemilihan manajer-manajer yang terdapat, dan 5) perlakuan yang berbeda dengan kebiasaan.

Metode Pengurangan Konflik
Manajer biasanya terlibat dengan pengurangan konflik daripada stimulasi konflik. Metode pengurangan konflik menekan terjadinya antogonisme yang di timbulkan oleh konflik. Jadi, metode ini mengelola tingkat konflik melalui "perbandingan suasana" tetapi tidak menangani masalah-masalah yang semula menimbulkan konflik.
Dua metode dapat digunakan untuk mengurangi konflik. Pendekatan efektif pertama adalah menggati tujuan yang menimbulkan persaingan dengan tujuan yang lebih bisa diterima kedua kelompok. Metode yang kedua adalah mempersatukan kedua kelompok yang bertentangan untuk menghadapi ancaman atau musuh yang sama.

Metode Penyelesaian Konflik
Metode penyelesaian konflik yang akan dibahas berikut berkenaan dengan kegiatan-kegiatan para manajer yang dapat secara langsung mempengaruhi pihak-pihak yang bertentangan. Metode-metode penyelesaian konflik lainnya yang dapat digunakan, mencakup perubahan dalam struktur organisasi, mekanisme koordinasi, dan sebagainya. Kemudian ada tiga cara atau metode penyelesaian konflik yang sering di gunakan.

  1. Dominasi dan penekanan. Dominasi dan penekanan dapat dilakukan dengan beberapa cara, yaitu 1) kekerasan, 2) penenangan, 3) penghindaran, 4) aturan mayoritas.
  2. Kompromi, melalui kompromi, manajer mencoba menyelesaikan konflik melalui pencarian jalan tengah yang dapat diterima oleh pihak-pihak yang bersangkutan. Bentuk-bentuk kompromi meliputi pemisahan, di  mana pihak-pihak yang sedang bertentangan dipisahkan sampai mereka mencapai persetujuan; arbitrasi, dimana pihak ketiga diminta memberi pendapat; kembali ke peraturan-peraturan yang berlaku; penyuapan, di mana salah satu pihak menerima kompensasi dalam pertukaran untuk tercapainya penyelesaian konflik.
  3. Pemecahan masalah integratif. Dengan metode ini, konflik antar kelompok di ubah menjadi situasi pemecahan masalah masalah bersama yang dapat diselesaikan melalui teknik-teknik pemecahan masalah. Secara bersama, pihak-pihak yang bertentangan mencoba untuk memecahkan masalah yang timbul di antara mereka. Di samping penekanan konflik atau pencarian kompromi, pihak-pihak secara terbuka mencoba menemukan penyelesaian yang dapat diterima semua pihak. Dalam hal ini, manajer perlu mendorong bawahannya bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama, melakukan pertukaran gagasan secara bebas, dan menekankan usaha-usaha pencarian penyelesaian penyelesaian yang optimum, agar tercapai penyelesaian integratif.

Wednesday, October 17, 2018

Jenis-Jenis Konflik

Dalam pembahasan kali ini, akan kami sampaikan beberapa jenis konflik dalam kehidupan organisasi :

  1. Konflik dalam diri individu, yang terjadi bila seorang individu menghadapi ketidak pastian tentang pekerjaan yang di harapkan untuk melaksanakannya, bila berbagai permintaan pekerjaan saling bertentangan, atau bila individu diharapkan untuk melakukan lebih dari kemampuannya.
  2. Konflik antar individu dalam organisasi yang sama, di mana hal ini sering diakibatkan oleh perbedaan-perbedaan kepribadian. Konflik ini juga berasal dari adanya konflik antar peranan (seperti antara manajer dan bawahan).
  3. Konflik antara individu dan kelompok, yang berhubungan dengan cara individu menanggapi tekanan untuk keseragaman yang dipaksakan oleh kelompok kerja mereka. Sebagai contoh, seorang individu mungkin dihukum atau di asingkan oleh kelompok kerjanya karena melanggar norma-norma kelompok.
  4. Konflik antar kelompok dalam organisasi yang sama, karena terjadi pertentangan kepentingan antar kelompok.
  5. Konflik antar organisasi, yang timbul sebagai akibat bentuk persaingan ekonomi dalam sistem perekonomian suatu negara. Konflik ini telah mengarahkan timbulnya pengembangan produk baru, teknologi, dan jasa, harga-harga lebih rendah, dan penggunaan sumber daya lebih efisien.

Konflik

Pada hakekatnya konflik dapat didefinisikan sebagai segala macam interaksi pertentangan atau antagonistik antara dua atau lebih pihak. Konflik organisasi adalah ketidak sesuaian antara dua atau lebih anggota-anggota atau kelompok-kelompok organisasi yang timbul karena adanya kenyataan bahwa mereka harus membagi sumber daya-sumber daya yang terbatas atau kegiatan-kegiatan kerja dan/atau karena kenyataan bahwa mereka mempunyai perbedaan status, tujuan, nilai, atau persepsi.

Perbedaan konflik dan persaingan terletak pada apakah salah satu pihak mampu untuk menjaga dirinya sendiri dari gangguan pihak lain dalam mencapai tujuannya. Persaingan ada bila tujuan-tujuan pihak-pihak yang terlibat adalah tidak sesuai tetapi pihak-pihak tersebut tidak dapat saling mengganggu. Sebagai contoh, dua kelompok produksi mungkin saling bersaing satu sama lain untuk memenuhi kuota. Jadi, bila tidak ada kesempatan untuk mengganggu pencapaian tujuan pihak lain, situasi persaingan terjadi; bagaimanapun juga, bila ada kesempatan untuk mengganggu, dan bila kesempatan untuk mengganggu, dan bila kesempatan tersebut digunakan, maka akan timbul konflik.

Disisi lain, kooperasi terjadi bila dua pihak atau lebih pihak bekerja untuk mencapai tujuan bersama. Konflik dan kooperasi dapat terjadi bersamaan. Lawan kata kooperasi adalah konflik, tetapi kurangnya kooperasi. Sebagai contoh, dua pihak setuju pada tujuan tetapi  tidak setuju dengan cara pencapaian tujuan tersebut. Manajemen berarti bahwa para manajer harus berusaha menemukan cara menyeimbangkan konflik dan kooperasi.

Manajemen Konflik

Bagian pengarahan dan pengembangan organisasi tidak lengkap tanpa pembahasan manajemen konflik. Konflik biasanya timbul dalam organisasi sebagai hasil adanya masalah-masalah komunikasi, hubungan pribadi, atau struktur organisasi dan juga karakteristik-karakteristik kepribadian tertentu, seperti otoritas atau dogmatis. Secara ringkas penyebab-penyebab tersebut adalah:
  1. Komunikasi. salah satu pengertian berkenaan dengan kalimat, bahasa yang sulit di mengerti, atau informasi yang mendua dan tidak lengkap, serta gaya individu manajer yang tidak konsisten.
  2. Struktur. Pertarungan kekuasaan antar departemen dengan kepentingan-kepentingan atau sistem penilaian yang bertentangan, persaingan untuk memperebutkan sumber daya-sumber daya yang terbatas, atau saling ketergantungan dua atau lebih kelompok-kelompok kegiatan kerja untuk mencapai tujuan mereka.
  3. Pribadi. Ketidak sesuaian tujuan atau nilai-nilai sosial pribadi karyawan dengan perilaku yang diperankan pada jabatan mereka, dan perbedaan dalam nilai-nilai atau persepsi.

Pembagian Kerja

Tujuan suatu organisasi adalah untuk mencapai tujuan di mana individu-individu tidak dapat mencapainya sendiri. Kelompok dua atau lebih orang yang bekerja bersama secara kooperatif dan di koordinasikan dapat mencapai hasil lebih daripada dilakukan perseorangan. Konsep ini disebut synergy. Tiang dasar pengorganisasian adalah prinsip pembagian kerja (division of labor) yang memungkinkan synergy terjadi.

Sebagai contoh, pembagian kerja dalam team sepak bola : di mana ada manajer tim, kepala pelatih, asisten pelatih, dokter tim, penjaga gawang, dan pemain lainnya. Pembagian kerja ini efektif karena bila hanya komponen kecil dari pekerjaan yang dilaksanakan, kualifikasi personalia yang rendah digunakan, dan latihan jabatan lebih mudah. Gerakan-gerakan dan perpindahan yang percuma dari komponen pekerjaan besar diminimumkan. Lebih dari itu, pembagian kerja mengarahkan penanaman pada peralatan dan mesin-mesin yang efisien untuk meningkatkan produktivitas.

Namun demikian, beberapa penulis telah menunjukkan adanya konsekuensi-konsekuensi pada perilaku karyawan sehubungan dengan pembagian kerja, bila hal itu dilaksanakan secara ekstrim. Ini dapat menimbulkan kebosanan, keletihan, monoton dan kehilangan motivasi yang dapat menghasilkan ketidak efisienan dan bukan efisiensi.

Proses Penyusunan Personalia

Proses penyusunan personalia dapat di pandang sebagai serangkaian kegiatan yang dilaksanakan terus menerus untuk menjaga pemenuhan kebutuhan personalia organisasi dengan orang-orang yang tepat. Fungsi ini dilaksanakan dalam dua tipe lingkungan yang berbeda. Pertama, lingkungan eksternal yang meliputi seluruh faktor di luar organisasi yang secara langsung atau tidak langsung mempengaruhi. Dan kedua, lingkungan internal, yang terdiri dari unsur-unsur di dalam organisasi. Langkah-langkah proses ini mencakup:

  1. Perencanaan sumber daya manusia, yang di rancang untuk menjamin keajegan dan pemenuhan kebutuhan personalia organisasi.
  2. Penarikan, yang berhubungan dengan pengadaan calon-calon personalia segaris dengan rencana sumber daya manusia.
  3. Seleksi, mencakup penilaian dan pemilihan di antara calon-calon personalia.
  4. Pengenalan dan orientasi, yang di rancang untuk membantu individu-individu yang terpilih menyesuaikan diri dengan lancar dalam organisasi.
  5. Latihan dan pengembangan, program ini bertujuan meningkatkan kemampuan perseorangan dan kelompok untuk mendorong efektivitas organisasi.
  6. Penilaian pelaksanaan kerja, dilakukan dengan membandingkan antara pelaksanaan kerja perseorangan dan standar-standar atau tujuan-tujuan yang di kembangkan bagi posisi tersebut.
  7. Pemberian balas jasa dan penghargaan, yang disediakan bagi karyawan sebagai kompensasi pelaksanaan kerja dan sebagai motivasi bagi pelaksanaan di waktu yang akan datang.
  8. Perencanaan dan pengembangan karier, yang mencakup transfer (promosi, demosi, atau lateral), penugasan kembali, pemecatan, pemberhentian atau pensiun.

Tuesday, October 16, 2018

Struktur Organisasi

Struktur organisasi (desain organisasi) dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi dikelola. Struktur organisasi menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan di antara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi, maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi. Struktur ini mengandung unsur-unsur spesialisasi kerja, standardisasi, koordinasi, sentralisasi, atau desentralisasi dalampembuatan keputusan dan besaran (ukuran) suatu kerja.

Adapun faktor-faktor utama yang menentukan perancangan struktur organisasi adalah sebagai berikut:
  1. Strategi organisasi untuk mencapai tujuan. Chandler telah menjelaskan hubungan strategi dan struktur organisasi dalam studinya pada perusahaan-perusahaan industri di Amerika. Dia pada dasarnya menyimpulkan bahwa "struktur organisasi mengikuti strategi". Strategi akan menjelaskan bagaimana aliran wewenang dang saluran komunikasi dapat disusun diantara para manajer dan bawahan. Aliran kerja sangat dipengaruhi strategi, sehingga bila strategi berubah maka struktur organisasi juga berubah.
  2. Teknologi yang digunakan. Perbedaan teknologi yang digunakan untuk memproduksi barang-barang atau jasa akan membedakan bentuk struktur organisasi. Sebagai contoh, perusahaan mobil yang mempergunakan teknologi industri masal akan memerlukan tingkat standardisasi dan spesialisasi yang lebih tinggi dibandingkan perusahaan industri pakaian jadi yang mengutamakan perubahan mode.
  3. Anggota (karyawan) dan orang-orang yang terlibat dalam organisasi. Kemampuan dan cara berfikir para anggota, serta kebutuhan mereka untuk bekerja sama harus diperhatikan dalam merancang struktur organisasi. Kebutuhan manajer dalam pembuatan keputusan juga akan mempengaruhi saluran komunikasi, wewenang dan hubungan di antara satuan-satuan kerja pada rancangan struktur organisasi. Di samping itu, orang-orang di luar organisasi, seperti pelanggan, supplier, dan sebagainya perlu di pertimbangkan dalam penyusunan struktur.
  4. Ukuran organisasi. Besarnya organisasi secara keseluruhan maupun satuan-satuan kerjanya akan sangat mempengaruhi struktur organisasi. Semakin besar ukuran organisasi, struktur organisasi akan semakin kompleks, dan harus dipilih bentuk struktur yang tepat.
Sedangkan unsur-unsur struktur organisasi terdiri dari:
  1. Spesialisasi kegiatan berkenaan dengan spesifikasi tugas-tugas individual dan kelompok kerja dalam organisasi ( pembagian kerja) dan penyatuan tugas-tugas tersebut menjadi satuan-satuan kerja (departementalisasi).
  2. Standardisasi kegiatan, merupakan prosedur-prosedur yang digunakan organisasi untuk menjamin terlaksananya kegiatan seperti yang direncanakan.
  3. Koordinasi kegiatan, menunjukkan prosedur-prosedur yang mengintegrasikan fungsi-fungsi satuan-satuan kerja dalam organisasi .
  4. Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan, yang menunjukkan lokasi (letak) kekuasaan pembuatan keputusan.
  5. Ukuran satuan kerja menujukkan jumlah karyawan dalam suatu kelompok kerja.

Pengorganisasian (Organizing)

Secara konsep, ada dua batasan yang perlu dikemukakan, yakni istilah "organizing" sebagai kata benda dan "organizing" sebagai kata kerja, menunjukkan pada rangkaian aktivitas yang harus dilakukan secara sistematis.

Menurut Drs. H. Melayu S.P Hasibuan. Pengorganisasian (organizing) adalah suatu proses penentuan, pengelompokan, dan pengaturan bermacam-macam aktivitas yang diperlukan untuk mencapai tujuan, menempatkan orang-orang pada setiap aktivitas ini, menyediakan alat-alat yang diperlukan, menetapkan wewenang yang secara relatif didelegasikan kepada setiap individu yang akan melakukan aktivitas-aktivitas.

Pengorganisasian (organizing) merupakan suatu cara pengaturan pekerjaan dan pengalokasian pekerjaan di antara para anggota organisasi. Sehingga tujuan organisasi dapat dicapai secara efektif dan efisien. Menurut Syani, secara metodologis pengorganisasian adalah suatu cara manajerial yang berhubungan dengan usaha-usaha kelompok untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya dengan pembagian kerja. Dalam usaha-usaha ini para anggota kelompok melaksanakan pekerjaannya disertai pengetahuan dan metode ilmiah berdasarkan perspektif umum yang perlu memelihara dan menjaga relevansi responsive dengan tujuan organisasi. Fungsi pengorganisasian adalah suatu kegiatan pengaturan pada sumber daya manusia dan sumber daya fisik lain yang dimiliki perusahaan atau organisasi untuk menjalankan rencana yang telah ditetapkan serta untuk menggapai tujuan bersama.

Sedangkan dalam arti umum pengorganisasian adalah langkah untuk merancang struktur formal, menetapkan, menggolongkan dan mengatur berbagai macam kegiatan, menetapkan tugas-tugas pokok, wewenang dan pendelegasian wewenang oleh pemimpin kepada staf dalam rangka mencapai tujuan organisasi dalam efisiensi.

Sehingga dapat saya simpulkan bahwasanya pengorganisasian (organizing) adalah proses bembagian tugas terhadap bawahan/karyawan dalam sebuah organisasi/perusahaan.

Hambatan Perencanaan Efektif

Ada dua jenis hambatan pengembangan rencana-rencana efektif. Pertama adalah penolakan internal para perencana terhadap penetapan tujuan dan pembuatan rencana untuk mencapainya. Dengan kata lain, hambatan ini bersumber pada ketiak sediaan dan ketidak mampuan individu-individu perencana untuk melakukan kegiatan-kegiatan perencanaan.

Kemudian hambatan yang Kedua, ada bukan di dalam tetapi di luar perencana yaitu keengganan umum para anggota organisasi untuk menerima perencanaan dan rencana-rencana karena perubahan-perubahan yang ditimbulkannya. Kedua hambatan perencanaan efektif ini akan di bahas berikut.

Hambatan pembuatan rencana efektif. Karena penetapan tujuan merupakan langkah esensi pertama dalam perencanaan, para manajer yang tidak dapat menetapkan tujuan yang cukup berarti akan tidak mampu membuat rencana-rencana efektif. Ada sejumlah alasan mengapa banyak manajer ragu-ragu atau gagal menetapkan tujuan dan membuat rencana bagi organisasi atau kelompok mereka. di antaranya.

  1. Kurang pengetahuan tentang organisasi. Para manajer tidak dapat menetapkan tujuan-tujuan yang berarti bagi satuan-satuan kerja mereka tanpa mempunyai pengetahuan tentang pekerjaan satuan kerja dan organisasi secara keseluruhan.
  2. Kurang pengetahuan tentang lingkungan. Para manajer yang sering kurang memahami lingkungan eksternal organisasi, seperti pesaing, penyedia, lembaga-lembaga pemerintah, langganan dan sebagainya, sehingga menjadi bingung tentang arah yang di ambil dan enggan menetapkan tujuan yang pasti.
  3. Ketidakmampuan melakukan peramalan secara efektif. Rencana-rencana di buat tidak hanya dibuat berdasarkan "pengalaman masa lalu" tetapi juga peramalan kondisi-kondisi di masa yang akan datang.
  4. Kesulitan perencanaan operasi-operasi yang tidak berulang.
  5. Biaya. Perencanaan memerlukan banyak biaya penggunaan sumber daya-sumber daya keuangan, phisik dan manusia.
  6. Takut gagal. Para manajer sering memandang kegagalan sebagai ancaman terhadap keamanan jabatannya, penghargaan dan respek orang lain terhadap dirinya. Hal ini membuat para manejer enggan mengambil risiko dan menetapkan tujuan tertentu.
  7. Kurang percaya diri. Bila para manajer kurang percaya diri mereka akan ragu-ragu menetapkan tujuan yang menantang. Manajer harus merasa bahwa mereka dan kelompok kerjanya atau organisasi mempunyai kemampuan untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut.
  8. Ketidaksediaan untuk menyingkirkan tujuan-tujuan alternatif. Para manajer sering sulit untuk menerima kenyataan bahwa mereka tidak dapat mencapai semua hal yang penting baginya. Sebagai hasilnya, mereka mungkin menjadi enggan untuk membuat perusahaan terikat pada satu tujuan karena terlalu "menyakitkan" untuk menyingkirkan berbagai alternatif lainnya.
Demikianlah pembahasan tentang perencanaaan. Selanjutnya akan di bahas tentang pengorganisasian. Ditunggu saja yang teman-teman. Untuk yang request materi, tenang pasti akan dibahas satu-persatu. Terima kasih

Monday, October 15, 2018

Hubungan Perencanaan Dengan Fungsi Manajemen

Dalam banyak hal, perencanaan adalah fungsi yang paling dasar dan meresap ke seluruh fungsi-fungsi manajemen lainnya.  Fungsi perencanaan dan fungsi-fungsi serta kegiatan-kegiatan manajerial lainnya adalah saling berhubungan, saling bergantung, dan berinteraksi.

Pengorganisasian dan Penyusunan Personalia
Pengorganisasian adalah proses pengaturan kerja bersama sumber daya-sumber daya keuangan, phisik dan manusia dalam organisasi. Perencanaan menunjukkan cara dan perkiraan bagaimana menggunakan sumber daya-sumber daya tersebut untuk mencapai efektifitas paling tinggi. Sebagai contoh, penyusunan personalia organisasi tidak akan dapat tersusun secara efektif tanpa perencanaan personalia.
Pengarahan
Fungsi pengarahan selalu berkaitan erat dengan perencanaan. Perencanaan menentukan kombinasi yang paling baik dari faktor-faktor, kekuatan-kekuatan, sumber daya-sumber daya dan hubungan-hubungan yang di perlukan untuk mengarahkan dan motivasi karyawan. Fungsi pengarahan meliputi penerapan unsur-unsur tersebut menjadi pengaruh.
Pengawasan
Perencanaan dan pengawasan saling berhubungan sangat erat, sehingga sering disebut  sebagai "kembar siam" dalam manajemen.  Pengawasan adalah penting sebagai produk perencanaan efektif. Bagi manajer hal ini menunjukkan apakah rencana yang telah di susun realistis atau tidak, bila rencana tidak realistis atau praktek manajemen buruk akan menyebabkan rencana tidak dikerjakan seperti yang di harapkan. Oleh karena itu, pengawasan bertindak sebagai kriteria penilaian pelaksanaan kerja terhadap rencana. Tujuan setiap rencana adalah untuk membantu sumber daya-sumber daya dalam kontribusinya secara positif terhadap pencapaian tujuan dan sasaran organisasi. Rencana-rencana harus dibuat untuk  mencapai tujuan-tujuan organisasi sebelum para manajer dapat menentukan hubungan-hubungan organisasi, kualifikasi personalia yang di butuhkan, bagaimana bawahan diarahkan, dan cara pengawasan yang diterapkan.

Sunday, October 14, 2018

Perlunya perencanaan

Para perencana tidak akan dapat mengendalikan waktu yang akan datang, tetapi mereka seharusnya berusaha untuk mengidentifikasikan dan menghindarkan kegiatan-kegiatan sekarang dan hasil-hasilnya yang dapat diperkirakan akan mempengaruhi waktu yang akan datang. Salah satu maksud utama perencanaan adalah melihat bahwa program-program dan penemuan-penemuan sekarang dapat digunakan untuk meningkatkan kemungkinan pencapaian tujuan-tujuan di waktu yang akan datang yaitu meningkatkan pembuatan keputusan yang lebih baik.



Perencanaan organisasi harus aktif, dinamis, berkesinambungan, dan kreatif, agar manajemen tidak hanya akan bereaksi terhadap lingkungannya, tetapi lebih menjadi peserta aktif dalam dunia usaha.

Ada dua alasan dasar perlunya perencanaan. Perencanaan dilakukan untuk mencapai 1) "protective benefit" yang dihasilkan dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan, dan 2) "positive benefit" dalam bentuk meningkatnya sukses pencapaian tujuan organisasi.

Manfaat perencanaan. Perencanaan mempunyai banyak manfaat. Sebagai contoh, perencanaan 1) membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan; 2) membantu dalam kristalisasi persesuaian dalam masalah-masalah utama; 3) memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas; 4) membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat; 5) memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi; 6) memudahkan dalam melakukan koordinasi di antara berbagai bagian organisasi; 7) membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami; 8) meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti; dan 9) menghemat waktu, usaha, dan dana.

Kelemahan perencanaan. Perencanaan juga mempunyai beberapa kelemahan. Beberapa di antaranya adalah bahwa 1) pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan mungkin berlebihan pada kontribusi nyata; 2) perencanaan cenderung menunda kegiatan; 3) perencanaan mungkin  terlalu membatasi manajemen untuk berinisiatif dan berinovasi; 4) kadang-kadang hasil yang paling baik di dapatkan oleh penyelesaian situasi individual dan penanganan setiap masalah pada saat masalah tersebut terjadi; dan 5) ada rencana-rencana yang diikuti cara-cara yang tidak konsisten.

Meskipun perencanaan mempunyai kelemahan-kelemahan tersebut, manfaat-manfaat yang di dapat dari perencanaan jauh lebih banyak. Oleh karena itu, perencanaan tidak hanya seharusnya dilakukan, tetapi harus dilakukan

Keuntungan Menerapkan TQM (Total Quality Management)

Pengendalian mutu terpadu (TQM) merupakan suatu sistem manajemen yang melibatkan semua unsur kepegawaian di lingkungan perusahaan, baik sek...

Dunia Manajemen